Les guides de l’utilisateur

Le guide complet sur l’utilisation de votre outil iPerfony.
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FAQ

Toutes les réponses aux questions que vous vous posez concernant les premiers pas dans votre espace iPerfony.

Fiches d’aide

Les synchronisations.

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Guide de l’utilisateur Perfony

I. PERSONNALISATION

L’accès se fait par votre espace iPerfony :
http://masociete.iperfony.com
image1 Attention à ne pas écrire www. (enregistrez-la dans vos favoris)
Navigateurs compatibles:

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Internet Explorer 11 seulement

La barre du menu principal est composées de 9 points clés :

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Personnalisez vos informations personnelles dans cette page : identifiant, email, coordonnées…

Vous pouvez également modifier facilement votre avatar pour charger une image qui vous représente.

C’est aussi sur cette page que vous pourrez personnaliser votre mot de passe.

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Dans la deuxième entrée du menu« Préférences », vous pourrez choisir à quel moment iPerfony doit vous envoyer des « Notifications » par email.

Dans un premier temps, nous vous recommandons de tous les activer afin de pouvoir déterminer ceux qui vous semblent pertinent pour vous et ceux qui le sont moins, en fonction de votre propre sensibilité.

Ces informations sont modifiables aussi souvent que vous le souhaitez.

image7Sur cette page vous pourrez renseigner toutes les informations spécifiques à vos réseaux sociaux et à la prise de contact.

Renseignez vos informations et cliquez sur modifier pour sauvegarder.

Par le menu « accueil », en cliquant sur « tableau de bord » vous obtenez cet affichage qui permet, en un coup d’œil, d’avoir la vue sur vos réunions, vos dossiers et les actions qui appellent votre attention, ainsi que les derniers commentaires.

Les réunions en bleu foncé sont celles dont vous êtes les pilotes. Les autres sont en bleu plus clair.

Un icône d’alerte apparaît à coté du nom de la réunion si une action est attendu de votre part.

Les réunions annulées apparaissent barrées.

Un clic sur le nom du dossier, de l’action ou de la réunion vous amènera directement à la fiche concernée.

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II. PREMIERS PAS

Par le menu « Dossiers » puis « Nouveau dossier », vous accéderez à cette page.

Donnez un nom à votre dossier, ajouter des participants pour qu’ils aient accès aux informations et au plan d’actions du dossier.

D’autres zones de saisie vous permette de personnaliser au mieux votre dossier. Elles sont facultatives.

Une fois les données saisies, pensez à bien valider en cliquant sur « enregistrer ».

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Définir un thème peut s’avérer utile. Vous pouvez définir une liste de thème au sein de votre organisation afin de pouvoir faire des analyses et des tris a posteriori. Par exemple : qualité, maintenance, clients …

En cas d’absence, si vous nommez un pilote suppléant, il aura automatiquement les mêmes droits que vous et pourra mettre à jour et gérer le dossier.

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Dans chaque dossier, vous pouvez accéder au détail de son contenu.

A tout moment on peut le clôturer, y rajouter des participants, gérer les actions du dossier, ou prendre des notre dans la zone de « Mémo ».

Si une réunion à lieu avec les participants du dossier, on peut créer une réunion qui sera automatiquement rattachée au dossier.

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En un clin d’œil, vous pouvez accéder à la liste de vos dossiers, que vous en soyez le pilote ou un participant.

La zone de filtre permet de faire de nombreux tris si besoin.

Un clic sur le dossier ouvrira son contenu, mais vous pouvez gérer l’essentiel avec les pictogrammes.

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Par le menu « réunions », vous pouvez créer une nouvelle réunion.
Vous pouvez l’ajouter à une série de réunions déjà existante… ou pas.
Pour l’ajouter à une série déjà existante, sélectionnez la dans le menu déroulant et planifiez une date
Pensez à bien valider en cliquant sur « Enregistrer ».

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S’il s’agit d’une toute nouvelle réunion, il faut renseigner les champs ci-contre ; les participants, l’ordre du jour…
Vous pouvez aussi créer un modèle de relevé de décisions que vous pourrez conserver pour les réunions futures.
Comme pour un dossier, définir un pilote suppléant permet d’avoir un remplaçant en cas d’absence.
Vous avez désormais le choix pour ce qui est des plans d’action :

– Actions du dossier éponyme crée en même temps que votre réunion.
– Importer les actions d’un dossier (ou plusieurs)
– Par champ de mots.

Cliquez sur « Enregistrer » pour valider votre saisie.

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  • Actions d’un dossier éponyme.

Un dossier sera créé au nom de votre réunion et vous pourrez y ajouter vos actions relatives à la réunion ou au dossier.

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  • Actions d’un ou des dossiers.

Vous pourrez importer les actions de vos dossiers afin de les ajouter à une réunion.

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  • Actions sélectionnées suivant des critères avancés.

Vous pouvez choisir vos actions à importer à votre réunion ou dossier selon le thème (Gestion par exemple).

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Activer la vue « Scrum Like ».

Procédez de la même manière que pour vos dossiers.

Allez dans une réunion, section « Plan d’action », puis « Liste » et enfin « Scrum Like » et vous pourrez profiter de cette vue.

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Dans le menu « réunions », en cliquant sur « mes réunions », vous trouvez la liste des prochaines réunions auxquelles vous participez.

Une série de filtres vous permet de retrouver facilement les événements passés ou une réunion en particulier.

En cliquant sur la réunion souhaitée, on accède directement à la fiche de la réunion, permettant ainsi de valider les participants et l’ordre du jour (cf. page suivante).

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Les icônes vous permettent d’agir sur une réunion sans avoir à ouvrir la page de détails.

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Toute la zone grise, regroupe les pictogrammes clés (cf. chap. 2 « icones et menu »)

Avant la réunion, il y donc la possibilité de :

  • Modifier la date
  • Changer les participants
  • Préparer un ordre du jour
  • Mettre à jour le plan d’actions
  • Saisir en avance des prises de décisions

Une fois l’ordre du jour saisi (en s’aidant pour chaque ligne du symbole crayon), il est envoyé en un clic à l’ensemble des participants.

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Une fois cliqué sur le bouton vert « démarrer », celui-ci passe en jaune « réunion en cours » et met en route le Timer.

Pendant la réunion, on peut :

  • Créer et mettre à jour des actions
  • Saisir des notes dans la zone « relevé de décisions »
  • Y ajouter des pièces jointes

Une bonne réunion aura permis de couvrir les points de l’ordre du jour, en laissant la parole à tous les participants et en balayant la prise de note et le plan d’actions pour que tout le monde ait bien compris ce qu’il est décidé de faire.

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Une fois la réunion terminée, je peux la passer soit en clôturé, soit en « à évaluer » dans le sélecteur d’état.

Les deux options figent le timer.

Indépendamment de cela, à tout moment, on peut exporter le compte rendu de la réunion sous format pdf et l’envoyer aux participants et/ou d’autres destinataires par email.

Le fichier PDF est accessible par un lien dans l’email, afin de ne pas engorger vos boites mail.

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Vous pouvez ajouter des actions directement dans les plans d’actions des réunions ou des dossiers, mais vous pouvez également la créer en passant par le menu « Actions », puis « Ajouter une action ».

Il vous sera alors demandé dans quel plan d’actions vous souhaitez l’ajouter, grâce à un simple menu déroulant.

L’écran ci-contre s’affichera pour vous permettre de renseigner les informations clés de cette action : échéance, responsable etc…

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Comme pour les dossiers et les réunions, vous disposez d’un accès rapide à la liste des actions par le menu « actions ».

Le filtre permet de retrouver les listes d’actions souhaitées.

Vous pouvez enregistrer ces filtres en « favoris »

Les pictogrammes permettent de gérer l’essentiel d’une action depuis la liste.

En cliquant sur l’action on rentre dans la fiche détaillée.

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La fiche détaillée d’une action permet de tout modifier et de rajouter des pièces jointes.

Le flux de commentaires et le fil de la vie de l’action apparaissent en bas de cette page.

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II. PREMIERS PAS

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Une des particularités d’iPerfony est de proposer un système d’évaluation des réunions unique en son genre : après chaque réunion on peut demander aux participants d’évaluer la réunion en sélectionnant « à évaluer » dans la liste d’état.

L’évaluation est facultative et anonyme. Pendant 30 minutes, chacun est invité à répondre soit à un questionnaire (cf page suivante), soit à évaluer la réunion de façon synthétique (cf ci-contre).

Une réunion « à évaluer » est identifiable dans une liste grâce à l’icône suivante3-1-1_2

A l’issue du laps de temps, l’évaluation de la réunion sera alors disponible pour tous ses participants.

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Parmi les informations à saisir, vous pouvez définir la périodicité de la réunion s’il s’agit d’une réunion récurrente et que vous en connaissez la fréquence.
Cela permet de gagner du temps et de faire apparaître l’événement dans les agendas de tous les participants pour réserver le créneau horaire.

Perfony vous permet de découper une action en « sous-actions », et vous propose pour cela deux manières de faire :  créer directement des sous-actions ou passer par un dossier, appelé « Sous-dossier ».

Sous-actions: le système de sous-actions vous permet de découper une action en plusieurs actions. L’avancement de l’action principale est alors verrouillé et dépend de la progression de ses sous-actions.

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Délégation d’action : iPerfony vous permet de créer un dossier rattaché à une action, on l’appelle « Sous dossier ».  Lorsque l’on découpe une action en plusieurs actions, on peut avoir besoin d’ajouter des intervenants sur cette action, sans pour autant les ajouter aux dossiers ou aux réunions.

Lorsque vous déléguez une action en sous dossier, vous ne pouvez pas modifier le nom du sous-dossier; il a le même nom que l’action parente.
Dans l’exemple ci-dessous, le sous-dossier s’intitule « Action 2 ».

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Pour déléguer une action cliquez sur l’icône de délégation d’action (Cf icônes et pictogrammes), la fenêtre de création s’ouvre alors :3-3-2_3

Le responsable sera désigné pilote du sous-dossier, il aura la charge du suivi de l’avancement des actions qui y seront créées.

Par défaut, iPerfony ajoute l’ensemble des participants du niveau supérieur en tant que participants du sous-dossier.

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Rendez-vous dans une réunion ou un dossier et dans la partie plan d’action vous pourrez via le créateur rapide, créer une action dupliquée. Pour cela cochez la case « Découper l’action en sous actions identiques pour différentes personnes » et listez les participants qui auront cette délégation d’action. Cliquez sur « Ajouter » et votre action dupliquée apparaîtra dans votre plan d’action.

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L’onglet « Rapports » est cliquable via votre tableau de bord, il vous permet d’accéder aux statistiques de votre espace.

Avec des données sur le temps passés en réunion et le suivi des actions, vous allez pouvoir prendre des arbitrages en connaissance de cause.

Un pilote peut avoir accès à ses statistiques personnelles mais aussi celles des réunions et dossiers de son périmètre en modifiant le sélecteur en haut à droite.

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En cliquant sur l’engrenage en haut à gauche de l’agenda, vous allez pouvoir personnaliser celui-ci.

Vous pouvez choisir d’afficher les week-end ou uniquement les jours de semaines.

Vous pouvez également paramétrer les horaires de début et fin de journée pour un affichage plus pertinent de votre agenda.

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En cliquant sur l’engrenage en haut à gauche de l’agenda, vous allez pouvoir personnaliser celui-ci.

Vous pouvez choisir d’afficher les week-end ou uniquement les jours de semaines.

Vous pouvez également paramétrer les horaires de début et fin de journée pour un affichage plus pertinent de votre agenda.

Il n’est pas toujours évident de classer ses tâches ou ses actions pour les prioriser : laquelle doit passer avant l’autre ?

Un homme s’est penché sur la question : Dwight David Eisenhower, Général en chef des forces armées alliées en Europe, qui dirigea notamment le débarquement du D-Day.

Pour Eisenhower, la priorité d’une action était liée au cumul de deux facteurs : l’urgence et l’importance.

Ainsi, on peut représenter son système par une matrice simple qui a la forme d’un tableau à double entrée, avec sur un axe le degré d’urgence et sur un autre, le degré d’importance.

  • (+) importante et (+) urgente : actions à faire immédiatement
  • (+) importante et (–) urgente : actions à planifier dans votre agenda
  • (–) importante et (+) urgente : actions à déléguer si possible
  • (–) importante et (–) urgente : actions à supprimer ou à garder pour un moment de libre

Déterminez la priorité de chaque action selon cette logique :

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Cliquez sur l’engrenage puis sur « Paramètres entreprise » afin d’accéder aux informations de votre entreprise et les modifier.

Si vous avez la moindre question concernant les paramètres entreprise contactez-nous.

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Les commentaires permettent d’échanger de manière ciblée sur un dossier, une réunion ou une action.

Les messages apparaissent alors dans la Zone d’Alertes et directement dans la fiche du dossier, de l’action ou de la réunion concernée, (et par email suivant la préférences des utilisateurs).

Pour envoyer un nouveau commentaire cliquez sur l’icône des commentaires et saisissez votre commentaire sans oublier de le poster.

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Pour ajouter des pièces jointes à vos réunions ou dossiers, rendez-vous en bas de page dans la partie « Documents » et cliquez sur la flèche déroulante pour choisir l’endroit où se situe la pièce à aller chercher (Votre Ordinateur, OneDrive ou Sharepoint)

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