Tableau de bord analytique
Le tableau de bord analytique va vous permettre de faire et de partager un tableau en répartissant les actions de vos dossiers par valeur de champs personnalisé et par statut.
Droits et accès
Il faut au moins les droits « Pilote » pour pouvoir créer et éditer un tableau de bord analytique. Mais tous les autres utilisateurs pourront le voir dans leur menue « rapport » à partir du moment où le tableau de bord est partagé avec eux.
Création
Cliquer sur « nouveau tableau de bord »
Sélectionner le type « analytical dashboard »
Saisissez un nom pour votre tableau de bord
Vous pouvez aussi indiquer ceux avec qui vous souhaitez partager ce tableau de bord
Valider la création
Astuces : vous pourrez toujours à tout moment modifier le nom et ceux avec qui vous partagez le tableau de bord en cliquant sur l’icône de partage
Sauvegarde
Vous retrouverez dorénavant votre tableau de bord dans le menu déroulant du menu « rapports »
Dès que vous effectuerez une modification sur votre tableau de bord, pensez à sauvegarder vos changements pour que vous puissiez les retrouver à votre prochaine connexion
Configuration
Vous pouvez maintenant choisir les données que vous souhaitez analyser. Le principe de ce tableau de bord est d’afficher une cascade d’information en partant du dossier et en affichant successivement la répartition des actions selon le statut d’avancement et des valeurs de champs personnalisés.
Choisissez les données à analyser :
- Vous pouvez sélectionner la profondeur d’affichage, les thèmes de dossier et activer la sommation des sous-dossiers.
- Les champs personnalisés des actions de vos dossiers sont affichés dans les volets suivants.
- Vous pouvez ajouter des volets pour affiner votre recherche.
- Vous pouvez afficher une colonne « Dossiers » pour voir la répartition des actions.
- Utilisez la zone de filtre pour choisir les valeurs à afficher.
Le volet de gauche prime toujours sur le volet de droite.
Vous pouvez affiner votre recherche en ajoutant autant de volets que vous le souhaitez via le bouton « Ajouter un volet » (ce bouton est visible lorsque vous repliez la légende via la flèche centrale en bas du tableau de bord).
Flèche centrale en bas du tableau de bord
La flèche en bas de l’écran affiche ou masque une zone de filtre où vous pourrez choisir les valeurs que vous souhaitez afficher.
Exemple
Dans cet exemple ci-dessous, on a sélectionné le dossier « Quality » qui nous indique qu’il contient 19 actions. Le premier volet nous donne la répartition de ces 19 actions selon les valeurs du champs personnalisé « Process » et on rajoute un deuxième volet qui nous donne la répartition des actions du volet précédent selon les valeurs du champ personnalisé « Type » :
Ouvrir les actions d’une barre
Le tableau de bord analytique (menu Rapports) montre, pour chaque dossier, une barre découpée par statut : créées, en cours, terminées, clôturées. Vous pouvez cliquer sur un segment de la barre pour ouvrir la liste des actions qu’il compte : les cinq actions en cours du projet Atlas, par exemple, y compris celles dont d’autres personnes sont responsables.
Avant de commencer
- Il faut avoir accès au tableau de bord analytique (menu Rapports), donc une licence Pilote au minimum.
- Les segments vides (0) ne sont pas cliquables.
Ouvrir la liste des actions d’un segment
- Dans le tableau de bord, passez la souris sur un segment non vide d’une barre : le curseur devient une main et l’infobulle indique le statut, le nombre d’actions et Voir les actions.
- Cliquez sur le segment. La recherche d’actions s’ouvre, filtrée sur ce dossier et ce statut, avec exactement le nombre d’actions indiqué par la barre.
Bon à savoir
- Si le dossier a des sous-dossiers et que l’option Sommations des sous-dossiers est active, la barre les additionne : la liste contient alors les actions du dossier et de ses sous-dossiers, et le nombre est le même.
- Le clic fonctionne aussi sur la barre Total : il ouvre les actions de ce statut pour tous les dossiers cochés. Un dossier décoché n’en fait pas partie.
- Les colonnes par champ personnalisé et par thème fonctionnent de la même façon : le clic ouvre les actions de la valeur de la ligne, ou des valeurs cochées pour le total.
- La liste obtenue est une recherche d’actions ordinaire : vous pouvez l’actualiser (F5), la trier, l’exporter ou sélectionner des actions pour une mise à jour en masse.
- Cliquer sur le nom du dossier ouvre toujours toutes ses actions, comme avant.