Créer une nouvelle réunion

Si l’on prend en compte la distinction entre “instances” et “événements“, il faut se demander que voulez-vous vraiment faire ?

Créer une nouvelle « instance de décision » ? ou bien rajouter une date de réunion à une instance déjà existante ?

Dans les 2 cas, ouvrez le menu « Réunion » dans le menu de gauche, puis « Nouvelle réunion » avec le bouton à droite.

Dans la page qui s’affiche, vous aurez la possibilité de choisir entre ces deux options.

Créer une nouvelle « réunion-instance de décision »

En choisissant « nouvelle réunion », vous allez maintenant pouvoir ajouter une nouvelle instance de décision dans votre iPerfony.

Il y 4 blocs d’informations qui peuvent être complétés.

Le nom

Dans un premier temps, vous devez nommer votre réunion : COMEX, COPIL, COMOP, Réunion du Projet XYZ… C’est la seule information indispensable pour créer l’instance. Toutes les autres informations pourront être traitées à posteriori.

En plus du nom, vous pourrez ajouter une description de la réunion qui permettra à chacun de se rappeler pourquoi la réunion est organisée.

Les participants et leurs rôles

Vous pourrez également ajouter les personnes qui seront invitées à se réunir.

Ouvrez le menu déroulant ou saisissez le début d’un nom et choisissez la personne concernée. Si votre invité n’est pas dans déjà enregistré dans votre iPerfony, vous pourrez le créer automatiquement en validant après avoir saisi son nom. Rappelez-vous que l’ajout de participants est totalement gratuit !

Grâce aux 2 menus déroulants, vous pourrez déterminer qui est le manager et qui pilotent la réunion avec vous.

Date, heure, fréquence et lieu

Vous pouvez dès maintenant fixer la date et l’heure de la première « réunion-événement » en utilisant les menus déroulants.

Si vous connaissez déjà la fréquence de vos événements futurs, cliquer sur le bouton « roue crantée » pour planifier une périodicité.

Lier aux plans d’action.

L’objectif de cette rubrique, c’est de vous permettre de lier votre réunion et les actions que vous souhaitez faire suivre par l’instance de décision qui sera réunie.

Il existe plusieurs possibilités

1. Créer automatiquement un dossier qui portera le même nom que votre instance de décision : par exemple, vous aurez une réunion « COMEX » et un dossier « COMEX ».
   Les actions décidées viendront s’ajouter au plan d’action de ce nouveau dossier.
2. Lier la réunion avec un ou plusieurs dossiers existants. Un clic dans la zone de saisie permet de choisir le ou les dossiers que vous piloterez durant cette réunion.
3. Utiliser des critères multiples pour afficher un plan d’action sur mesure. Choisissez parmi les dossiers et les thèmes pour n’afficher que les actions que vous souhaitez.
4. Ne pas lier de plan d’actions. Vous aurez la possibilité de le faire ultérieurement.

Un plan d’actions toujours à jour

Le plan d’actions d’une réunion peut n’afficher que les actions d’un dossier qui répondent à une règle, par exemple celles dont le champ « Escalade » vaut « Oui ». Cette liste se tient à jour toute seule : une action qui ne répond plus à la règle en sort aussitôt, et les modifications faites par les autres participants apparaissent sans recharger la page.

Avant de commencer

• Une réunion dont le plan d’actions est filtré par une valeur de champ personnalisé (configuration du plan d’actions de la réunion).
• Un dossier dont le modèle comporte ce champ.

Une action qui sort du plan d’actions

Dans la ligne d’une action affichée, changez la valeur du champ qui sert de règle : ici « Escalade », sous le libellé de l’action, de « Oui » à « Non ».

La ligne est signalée par le message « Cette action ne fait plus partie du plan d’action de la réunion. », se replie, puis disparaît. Le reste de la liste ne bouge pas.

Il en va de même si vous déplacez l’action dans un autre dossier. Si l’action était ouverte dans le volet de droite, le volet passe à l’action suivante.

Les modifications des autres participants

Pendant la réunion, chaque participant qui a le plan d’actions ouvert voit les changements des autres dans les 30 secondes, sans recharger :

• une action qui sort du plan est signalée puis se replie ;
• une action modifiée (nom, responsable, échéance, champ) est mise à jour sur place, sans changer de position ;
• une action qui entre dans le plan apparaît en tête de liste.

Bon à savoir

• L’actualisation s’arrête quand l’onglet du navigateur est en arrière-plan et reprend dès votre retour.
• Elle cesse à la clôture de la réunion.
• Changer une valeur sans incidence sur la règle laisse la ligne en place.