• Paramétrer l’audit sur les actions

Dans une logique d’amélioration continue et d’excellence opérationnelle, il est possible de paramétrer une notion d’audit des actions.

Cette fonctionnalité permet de mettre en place un flux d’audit entre des auditeurs et des audités.

• Il faut disposer d’une licence Executive pour pouvoir ajouter/supprimer le rôle d’auditeur à un utilisateur,
• Il faut à minima disposer d’une licence pilote et être pilote ou pilote suppléant d’un dossier pour pouvoir être auditeur,
• Une licence Executive permettra d’être participant d’un dossier et auditeur.

A l’activation de cette fonctionnalité, vous avez la possibilité d’activer un ou plusieurs pictogrammes selon la forme d’audit qui vous intéresse. Par défaut, 3 pictogrammes sont intégrés :

: ce pictogramme signifie un point de vigilance sur l’action. Un risque/défaut a été signalé/observé.

: ce pictogramme signifie que la correction demandée a été réalisée par l’audité et est en attente de validation par l’auditeur.

:  ce pictogramme signifie que la correction est validée, l’audit est réalisé avec succès.

PS : le jeu d’icône est personnalisable sur demande : support@perfony.com

• Paramétrer l’auditeur dans les dossiers

Dans le menu « Mes dossiers », un bouton « auditeur » apparait pour chaque utilisateur présent dans le dossier dans l’onglet « Participants » :

• Peut être auditeur tous pilotes et pilotes suppléants du dossier ainsi qu’un participant avec une licence executive.
• Peut être audité, toutes les personnes dans le dossier et responsable d’une action.

• Paramétrer l’export des actions auditées via une API

Une possibilité d’export des actions auditées est disponible. Pour plus de renseignements et d’aide à la mise en place contactez : support@perfony.com

Ajouter un auditeur à plusieurs dossiers en une seule fois

Pour désigner un auditeur sur plusieurs dossiers, il n’est pas nécessaire d’ouvrir chaque dossier un par un et d’y ajouter la personne depuis son onglet participants. Depuis la fiche d’un utilisateur, vous pouvez cocher le rôle Auditeur dossier par dossier sans quitter l’écran — utile dès que l’auditeur doit couvrir un grand nombre de dossiers (ex : un audit interne QHSE sur tout un site).

Comment faire

1. Rendez-vous dans le menu Utilisateurs, puis sélectionnez la personne que vous souhaitez désigner comme auditrice/auditeur.
2. Ouvrez son onglet Dossiers : vous obtenez la liste complète des dossiers de votre compte, avec pour chacun une case à cocher par rôle (Pilote, Pilote suppléant, Participant, Pour information, Auditeur).

① La colonne « Auditeur », disponible pour chaque dossier de la liste. ② La case cochée pour le dossier « 158. Site Lyon ».

3. Cochez la case Auditeur sur tous les dossiers concernés (vous pouvez dérouler l’arborescence pour atteindre des sous-dossiers, comme « 155. Actions Tranverses », « 160. Site Lille », etc.).
4. Chaque case cochée est enregistrée immédiatement : vous n’avez pas besoin de rouvrir chaque dossier séparément.

💡 Astuce : cette vue centralisée est aussi le moyen le plus rapide de vérifier en un coup d’œil sur quels dossiers une personne est déjà auditrice, sans avoir à parcourir tous les dossiers un par un.

Voir aussi

• Prise en main de la fonctionnalité audit
• Les différents rôles dans un dossier