Retour d'expérience · Construction

Des réunions de chantier tous les jours. Des actions partout. Et trop peu de suites.

Retour d'expérience Bouygues Construction : piloter les réunions et les actions d'un chantier

Sur un chantier, chaque réunion avec les architectes, les sous-traitants ou le client produit des actions. Chez Bouygues Construction, elles étaient gérées par chacun à sa façon, et trop souvent sans suite. Aurélien Mokrycki, chef de service travaux, raconte comment Perfony a remis ces plans d'action au même endroit. Depuis, l'outil a été utilisé sur une vingtaine de projets du groupe.

D'après le témoignage d'Aurélien Mokrycki, chef de service travaux, Bouygues Construction, publié en 2020

Voir Perfony en démonstration

Avant, et avec Perfony. Des réunions gérées chacune de son côté, face à un plan d'action unique par chantier, trié par thèmes. Illustration fondée sur le témoignage.

Le problème

Bouygues Construction Privé est une entreprise générale de construction qui intervient notamment sur de grands projets de bureaux. Son métier : livrer des ouvrages de haute qualité, en assurant la satisfaction du client, une bonne qualité de vie au travail pour ses équipes, et en restant attractif pour les clients comme pour les talents.

Au quotidien, cela se traduit par de nombreuses réunions : avec les architectes, les sous-traitants, les équipes, mais aussi avec les clients. C'est là que s'organisent les actions et que le travail de chacun prend son sens. C'est aussi là que les choses se perdaient. Le témoignage d'Aurélien Mokrycki décrit quatre difficultés :

• des réunions et des actions gérées de manière individuelle, avec des comptes rendus dans des formats différents ;
• des plans d'action incomplets, difficiles à retrouver et trop souvent non suivis d'effet ;
• beaucoup de temps perdu, par tout le monde ;
• au bout du compte, une démobilisation des équipes.

Sur un chantier, une action oubliée n'est pas une simple ligne en retard : elle peut retarder un lot ou tout un enchaînement de sous-traitants.

Le choix

Convaincue de la nécessité d'un outil dédié, l'équipe a d'abord déployé une première solution. Elle s'est vite montrée insuffisante face au nombre d'intervenants, d'actions et de thèmes à suivre. Il fallait une solution plus robuste.

Le cahier des charges tenait en deux exigences : un outil collaboratif qui fasse vraiment gagner du temps aux collaborateurs, et assez simple pour être adopté tout de suite.

La solution

Perfony est devenu le lieu unique des plans d'action du chantier. Le fonctionnement décrit dans le témoignage :

1. Les actions saisies en réunionLes actions sont créées directement pendant la réunion, et le compte rendu est produit automatiquement. La préparation de la réunion suivante en devient très rapide.
2. Des thèmes pour trierChaque action est classée par thème : par sous-traitant, par lot, par responsable. Chacun retrouve ce qui le concerne, et tout est partagé.
3. Des priorités qui obligent à réfléchirLe système de gestion des priorités force à prendre du recul et à se poser les bonnes questions sur ce qui doit passer en premier.
4. Une vue managerLe responsable voit l'avancement des actions, la charge de ses collaborateurs et les actions en retard, sans avoir à les demander.

Le témoignage en vidéo (2020), hébergé sur YouTube et affiché après votre accord sur les cookies. Vous pouvez aussi le regarder sur YouTube.

L'effet

Ce qu'Aurélien Mokrycki retient de Perfony pour piloter un chantier :

• « Les actions sont saisies directement, les comptes rendus sont automatiques et la préparation des réunions est super rapide. On gagne un temps fou ! »
• « On gagne en pertinence et en temps sur les réunions. »
• « Les e-mails entre nous ont enfin diminué. »
• « On gagne en fluidité : avec les thèmes, on peut trier par sous-traitants, par lot, par responsable… Tout est partagé. »
• « En tant que manager, ça me donne enfin une vraie visibilité sur les actions et leur avancement, ainsi que sur la charge des collaborateurs et les actions en retard. »
• « Les plans d'action sont sécurisés et au même endroit : plus aucune action perdue dans une boîte mail ou sur un post-it. »

La preuve

Depuis, Perfony a été utilisé sur une vingtaine de projets chez Bouygues Construction. Pas seulement des chantiers : de grands projets, mais aussi des processus transverses, à l'échelle d'une business unit ou d'une filiale internationale dans un pays.

Ce passage du chantier au transverse montre que le besoin n'est pas propre au BTP. Dès qu'un projet réunit beaucoup d'intervenants autour de nombreuses réunions, la question est la même : où vivent les actions, et qui vérifie qu'elles avancent ? C'est l'objet des plans d'action partagés, et ce qui permet de sécuriser le pilotage d'un projet.

Le conseil

Pour Aurélien Mokrycki, l'erreur à éviter est de vouloir retrouver dans le nouvel outil exactement ce que l'on faisait avant.

Autrement dit : l'outil est une occasion de revoir la façon de tenir les réunions et de suivre les actions, pas seulement de numériser les anciens tableaux.