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Utiliser le complément “Perfony pour Outlook”
Une fois connecté comme nous l’avons vu dans la partie « Installer le complément Perfony pour Outlook », vous pouvez à tout moment ouvrir le panneau Perfony en cliquant sur l’icône dans le ruban de votre Outlook.
Ce complément vous propose 3 fonctionnalités principales qui sont présentées sous forme d’onglets en haut du panneau Perfony de votre Outlook :
- Gérer votre plan d’action
- Transformer un email en action Perfony
- Visualiser et répondre aux commentaires de vos actions Perfony.
1/ Gérer votre plan d’action Perfony depuis Outlook
Premier des 3 onglets, il permet de gérer votre plan d’action, c’est à dire la liste des actions que vous avez à réaliser ou supperviser avec les retards éventuels, les priorités, l’avancement et le rattachement des actions.
En haut, un sélecteur vous permet de modifier le tri de vos actions suivant les paramètres suivants :
- Nom de l’action
- État d’avancement
- Priorité
- Date d’échéance
- Nom du dossier de rattachement.
2/ Transformez un email en action dans votre Perfony
Deuxième onglet du panneau Perfony pour Outlook, il permet en un seul « clic », d’ajouter une nouvelle action Perfony depuis votre Outlook.
C’est une fonctionnalité très pratique lorsque vous recevez un message vous demandant de réaliser ou de faire réaliser telle ou telle action.
En cliquant sur l’onglet, un formulaire de création d’action pré-rempli apparaît. L’objet de mail est proposé comme libellé de l’action et le contenu du mail est ajouté aux informations complémentaires de l’action.
Vous avez la possibilité de modifier ces propositions d’une part, et d’ajouter d’autres informations d’autre part :
- Une priorité
- Une échéance
- Un responsable
- Un dossier de rattachement (par défaut, l’action sera ajoutée à votre Todo)
Cliquez sur « Créer » et c’est fait. Pour en être certain, revenez sur l’onglet « Mes actions » du panneau « Perfony pour Outlook », votre action y apparaît déjà (si vous en êtes bien le responsable).
3/Visualiser et répondre aux commentaires de vos actions Perfony
Il est nécessaire de s’assurer d’un petit réglage pour pouvoir faire fonctionner cet onglet.
Rendez-vous sur votre espace Perfony (vous pouvez pour cela utiliser le lien en bas à droite du panneau « Perfony pour Outlook »), puis accédez au menu de vos préférences en cliquant sur votre avatar et choisissez « Alertes mails ».
Assurez-vous que les notifications emails à l’ajout de commentaires soient bien activées.
Maintenant que c’est vérifié, revenons au Panneau « Perfony » dans votre Outlook.
Le troisième onglet « Commentaires » est actif uniquement dans les emails vous alertant d’un nouveau commentaire vous concernant dans Perfony.
Cet onglet vous permettra de retrouver tout l’historique des échanges de commentaires concernant vos actions, et vous permettra d’y répondre sans avoir à quitter votre messagerie.