Fonctionnalités et usage du complément “Perfony pour Outlook”
Une fois connecté cf. « Installer le complément Perfony pour Outlook », vous pouvez à tout moment ouvrir le panneau Perfony en cliquant sur l’icône dans le ruban de votre Outlook.
Le complément Perfony pour Outlook va permettre de créer et d’afficher des liens entre votre compte Perfony et :
- Vos e-mails outlook : transformer un email outlook en action dans Perfony et gérer vos actions Perfony depuis un volet latéral dans Outlook
- Vos réunions outlook : synchroniser vos réunions Outlook avec votre compte Perfony
1. Transformer un email Outlook en action Perfony
Il y a 3 sous-fonctionnalités principales qui sont présentées sous forme d’onglets en haut du panneau Perfony de votre Outlook :
- Gérer votre plan d’action
- Transformer un email en action Perfony
- Visualiser et répondre aux commentaires de vos actions Perfony.
Gérer votre plan d’action Perfony depuis Outlook
Premier des 3 onglets, il permet de gérer votre plan d’action, c’est à dire la liste des actions que vous avez à réaliser ou supperviser avec les retards éventuels, les priorités, l’avancement et le rattachement des actions.
En haut, un sélecteur vous permet de modifier le tri de vos actions suivant les paramètres suivants :
- Nom de l’action
- État d’avancement
- Priorité
- Date d’échéance
- Nom du dossier de rattachement.
Transformez un email en action dans votre Perfony
Deuxième onglet du panneau Perfony pour Outlook, il permet en un seul « clic », d’ajouter une nouvelle action Perfony depuis votre Outlook.
C’est une fonctionnalité très pratique lorsque vous recevez un message vous demandant de réaliser ou de faire réaliser telle ou telle action.
En cliquant sur l’onglet, un formulaire de création d’action pré-rempli apparaît. L’objet de mail est proposé comme libellé de l’action et le contenu du mail est ajouté aux informations complémentaires de l’action.
Vous avez la possibilité de modifier ces propositions d’une part, et d’ajouter d’autres informations d’autre part :
- Une priorité
- Une échéance
- Un responsable
- Un dossier de rattachement (par défaut, l’action sera ajoutée à votre Todo)
Cliquez sur « Créer » et c’est fait. Pour en être certain, revenez sur l’onglet « Mes actions » du panneau « Perfony pour Outlook », votre action y apparaît déjà (si vous en êtes bien le responsable).
Visualiser et répondre aux commentaires de vos actions Perfony
Il est nécessaire de s’assurer d’un petit réglage pour pouvoir faire fonctionner cet onglet.
Rendez-vous sur votre espace Perfony (vous pouvez pour cela utiliser le lien en bas à droite du panneau « Perfony pour Outlook »), puis accédez au menu de vos préférences en cliquant sur votre avatar et choisissez « Alertes mails ».
Assurez-vous que les notifications emails à l’ajout de commentaires soient bien activées.
Maintenant que c’est vérifié, revenons au Panneau « Perfony » dans votre Outlook.
Le troisième onglet « Commentaires » est actif uniquement dans les emails vous alertant d’un nouveau commentaire vous concernant dans Perfony.
Cet onglet vous permettra de retrouver tout l’historique des échanges de commentaires concernant vos actions, et vous permettra d’y répondre sans avoir à quitter votre messagerie.
Créer vos réunions Perfony depuis Outlook
Avec le complément Perfony pour Outlook, une réunion que vous organisez dans Outlook devient aussi une réunion Perfony, sans ressaisie : l’objet, la date et l’heure, le lieu ou le lien Teams, la périodicité et les participants sont repris à l’envoi de l’invitation. Vous retrouvez ensuite la réunion dans Perfony pour préparer l’ordre du jour, tenir le compte rendu et suivre le plan d’actions. Une modification de l’invitation dans Outlook se répercute dans Perfony.
Avant de commencer
- Le complément Perfony doit avoir été déployé par l’administrateur Microsoft 365 de votre organisation (voir Installer le complément Perfony pour Outlook) : le bouton Perfony apparaît alors dans le ruban d’Outlook. Installé par vous-même depuis la boutique de compléments, il affiche le volet mais ne crée pas la réunion à l’envoi.
- Il faut un profil pilote dans Perfony, et la même adresse e-mail dans Outlook et dans Perfony. Les participants sont reconnus par leur e-mail : ceux qui n’ont pas de compte Perfony n’apparaissent pas dans la réunion Perfony.
- Outlook sur le web, nouveau Outlook pour Windows, Outlook classique pour Windows (version 2206 ou plus récente) et Outlook pour Mac. Sur Outlook mobile, le volet existe, mais pas la création à l’envoi.
Créer une réunion synchronisée
- Dans le calendrier Outlook, créez un nouvel événement : objet, participants, date, lieu ou réunion Teams.
- Avant d’envoyer, cliquez sur Perfony dans le ruban. Le volet Perfony s’ouvre à droite.
- À la première utilisation, le volet propose vos comptes Perfony : choisissez celui de votre organisation (ou Se connecter avec un autre compte). Le choix est mémorisé.
- Le volet reprend l’objet, les dates, le pilote (vous) et les participants. L’interrupteur Réunion synchronisée dans Perfony est activé : laissez-le ainsi. Pour envoyer une invitation sans réunion Perfony, désactivez-le.
- Cliquez sur Envoyer. La réunion Perfony est créée au moment de l’envoi, dans votre instance, et vous en êtes le pilote.
Modifier ou détacher une réunion
- Ouvrez la réunion dans votre calendrier Outlook, puis cliquez sur Perfony : le volet indique qu’elle est synchronisée.
- Après avoir changé l’invitation (date, participants, objet), cliquez sur Synchroniser avec Perfony pour reporter les changements, ou envoyez simplement la mise à jour aux participants : la synchronisation se fait à l’envoi.
- Ouvrir dans Perfony affiche la réunion Perfony dans un nouvel onglet.
- Pour détacher la réunion, désactivez l’interrupteur puis envoyez la mise à jour : la réunion Perfony est supprimée, l’événement Outlook reste.
Bon à savoir
- Si vous n’êtes pas connecté à Perfony au moment de l’envoi, Outlook bloque l’envoi avec le message « Connectez-vous à Perfony en utilisant le panneau avant d’envoyer » et un bouton Ouvrir Perfony : connectez-vous dans le volet, puis envoyez de nouveau.
- Le volet s’ouvre sur l’invitation avant l’envoi : c’est lui qui arme la création. Une invitation envoyée sans avoir ouvert le volet ne crée pas de réunion Perfony.
- Un utilisateur sans profil pilote voit le message « Vous devez avoir une licence pilote pour la gestion des réunions » : il peut utiliser le volet sur les mails (actions, commentaires), pas la synchronisation des réunions.
- Une réunion périodique dans Outlook devient une réunion périodique dans Perfony, avec la même règle de répétition.
- Sur un mail reçu, le même bouton Perfony ouvre vos plans d’actions pour créer une action ou un commentaire à partir du message.