Retour d'expérience · Énergie · Achats

Une demande d'achat, plusieurs délégations, un fournisseur à payer à temps. Et des e-mails qui se perdent.

Retour d'expérience GRDF : tracer un processus d'achat entre délégations

À la Direction Client Île-de-France de GRDF, la Délégation Gestion Pilotage traite les achats tertiaires demandés par les autres délégations. Depuis début 2016, chaque demande d'achat y est une action Perfony, avec un numéro unique, des étapes codifiées et des échanges en commentaires. Marc Bourion, qui pilote ce service, raconte comment l'outil est devenu la référence commune.

D'après le témoignage de Marc Bourion, assistant de gestion, Délégation Gestion Pilotage, GRDF, publié en 2020

Voir Perfony en démonstration

Le parcours d'une demande d'achat. Le numéro créé par Perfony suit l'achat de la fiche d'expression de besoin jusqu'au bon de commande. Les échanges restent attachés à l'action.

Le problème

GRDF est le principal gestionnaire du réseau de distribution de gaz naturel en France. Au sein de sa Direction Client Île-de-France, la Délégation Gestion Pilotage gère les achats tertiaires des autres délégations : commandes de séminaires, adhésions à des organisations ou associations, partenariats. Marc Bourion pilote ce service, qui représentait en 2020 près de 4 millions d'euros de commandes.

Le témoignage décrit trois exigences :

• réaliser les commandes en temps et en heure ;
• respecter les délais de règlement des fournisseurs, fixés par les contrats ;
• simplifier les échanges avec les délégations qui passent les demandes.

Dans un processus où une demande passe par plusieurs mains, la difficulté est connue : savoir où en est chaque achat. Quand l'information circule par e-mail, un message qui se perd ou qui n'est pas parti suffit à créer un retard, puis une tension entre la délégation qui attend et le service qui traite.

Le choix

Perfony a été mis en place début 2016. Le service cherchait un outil fiable, capable de tracer l'avancement des processus d'achat et d'éviter ainsi les tensions avec les délégations donneuses d'ordres.

La solution

Le service a intégré Perfony au processus lui-même, au lieu de l'ajouter à côté. Quatre règles, décrites par Marc Bourion :

1. Une demande d'achat, une actionChaque demande est créée dans Perfony, dans le dossier de la délégation qui la passe. Le numéro unique généré par Perfony doit figurer sur la fiche d'expression de besoin, puis sur le bon de commande. En cas de difficulté, même le fournisseur peut le communiquer, et l'achat est retrouvé immédiatement.
2. Des taux d'avancement qui ont un sensLes règles de gestion sont partagées : 20 %, la demande a été vue mais pas encore traitée ; au-delà de 50 %, le traitement est en cours ; 80 %, la demande est traitée et attend la validation du contrôleur dans le système de gestion.
3. Une nomenclature communeChaque action est nommée « nom du fournisseur / nom de l'événement / montant ». On sait où en est un achat, parfois sans même ouvrir l'action.
4. Les échanges en commentairesL'état des commandes se discute dans les commentaires de l'action, et les pièces jointes y rassemblent tous les documents de l'achat. Une demande de paiement n'est prise en compte que lorsque la délégation l'a formulée en commentaire.

C'est le principe des plans d'action partagés, appliqué à un processus administratif : chaque étape a un responsable, un état visible de tous, et un historique.

Comment GRDF pilote son processus achat avec Perfony : la vidéo, hébergée sur YouTube et affichée après votre accord sur les cookies. Vous pouvez aussi la regarder sur YouTube.

L'effet

Ce que Marc Bourion retient de Perfony pour piloter les achats, dans ses propres mots :

• « Perfony est un outil de communication. On a diminué le nombre de mails par 100. »
• « C'est un outil très simple qui permet d'assurer un même niveau d'information à tout le monde et permet à chacun de réagir. »
• « Le peu de temps que ça prend, c'est beaucoup de temps de gagné. »
• « Sur les indicateurs de règlement, on sait maintenant pourquoi les choses avancent ou pas. »

Le premier point est la formule de Marc Bourion, pas une mesure publiée par GRDF. Ce qui ressort de l'ensemble est surtout un changement de climat : quand l'état de chaque achat est visible et daté, il n'y a plus à prouver qui a envoyé quoi. Marc Bourion parle d'« apaisement social ».

La preuve

La preuve tient dans l'usage lui-même : le numéro Perfony est exigé sur les documents officiels du processus, de la fiche d'expression de besoin au bon de commande, et une demande de paiement n'existe que si elle est formulée dans l'outil. Perfony n'est pas un outil de plus à côté du processus, c'est le processus.

Cette manière de faire vaut au-delà des achats : tout processus qui passe d'une équipe à l'autre (validation, traitement, contrôle) gagne à avoir une seule trace partagée. C'est l'une des briques de l'excellence opérationnelle.

Le conseil

Le témoignage ne cache pas que la mise en place demande un effort : il faut définir les règles communes (taux d'avancement, nomenclature, demande de paiement en commentaire) et les faire respecter par tous. Une fois ces règles en place, leur intérêt est reconnu.