Installer le complément “Perfony pour Outlook” pour synchroniser vos réunions et transformer vos emails en actions

Objet et public

L’add-in Outlook Perfony doit être déployé de façon centralisée par l’administrateur Microsoft 365 du client (centre d’administration, Applications intégrées). L’add-in est publié sur le Marketplace Microsoft (fiche « Perfony for Outlook », référence WA104380841) : l’administrateur le déploie depuis cette fiche, sans fichier à manipuler. Une installation individuelle par chaque utilisateur (« Obtenir des compléments ») fait apparaître le bouton Perfony mais ne crée jamais la réunion Perfony à l’envoi de l’invitation : l’activation automatique à l’envoi est réservée par Microsoft aux add-ins déployés par l’administrateur (ou certifiés Microsoft 365, ce qui n’est pas le cas de Perfony). Cette procédure s’adresse à l’administrateur Microsoft 365 du client, accompagné par le chef de projet Perfony.

Ce que l’add-in apporte dans Outlook :

• Volet Perfony sur un mail reçu : consulter ses plans d’action, créer une action ou un commentaire à partir du mail.
• Volet Perfony sur une réunion en cours de création : armer la synchronisation de la réunion Outlook avec Perfony (interrupteur activé par défaut à l’ouverture du volet).
• Création automatique de la réunion Perfony à l’envoi de l’invitation : c’est la partie qui exige le déploiement centralisé.

Prérequis côté client

Le client doit être sur Exchange Online (Microsoft 365) : le déploiement centralisé n’existe pas pour une boîte Exchange sur site, et la création de réunion à l’envoi n’est pas disponible avec un Exchange 2016/2019 sur site.

Prérequis	Détail
Abonnement	Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium), Office 365 E1/E3/E5/F3 ou Microsoft 365 E3/E5/F3, avec boîtes Exchange Online actives
Rôle de l’administrateur	Administrateur Exchange ou Administrateur général. L’add-in Perfony ne demande aucune permission Microsoft Graph : aucun consentement d’administrateur général n’est requis
Utilisateurs ciblés	Comptes ou groupes de premier niveau (groupe Microsoft 365, groupe de sécurité à extension messagerie ou liste de distribution). Les groupes imbriqués ne sont pas pris en compte
Outlook sur le web	Interface moderne, aucun prérequis de version
Nouveau Outlook pour Windows	Pris en charge, aucun prérequis de version
Outlook classique pour Windows	Microsoft 365 Apps version 2206 (build 15330.20196) ou ultérieure, Windows 10 1903 minimum. Outlook 2021 LTSC (licence en volume) ne prend pas en charge la création à l’envoi ; Outlook 2024 LTSC la prend en charge
Outlook pour Mac	Nouvelle interface Mac (version 16.38 ou ultérieure)
Outlook mobile (iOS, Android)	Le volet Perfony sur un mail est disponible ; la création de réunion à l’envoi n’y fonctionne pas (limite Microsoft)
Réseau	Accès HTTPS sortant vers les adresses listées dans la section suivante

Si des utilisateurs avaient installé l’add-in eux-mêmes (« Obtenir des compléments » ou chargement d’un fichier), il faut qu’ils le désinstallent avant ou juste après le déploiement centralisé, sinon deux boutons Perfony cohabitent et c’est l’ancien, sans création à l’envoi, qui peut être utilisé.

Sources Microsoft : Deploy and manage Office Add-ins, Outlook API requirement sets, Event-based activation.

Prérequis côté Perfony

Aucun paramétrage spécifique n’est nécessaire sur l’instance du client. Avant de lancer le déploiement, le chef de projet Perfony vérifie les points suivants.

Point à vérifier	Valeur attendue	Pourquoi
Instance du client	En production, accessible en https://<instance>.<domaine>.com	L’utilisateur saisit ou retrouve ce nom d’instance à la première connexion
Comptes utilisateurs	Un compte Perfony par utilisateur, avec la même adresse e-mail que la boîte Outlook	L’add-in lit l’adresse de la boîte Outlook et s’en sert pour la connexion ; les participants de la réunion sont rattachés par e-mail
Profil des utilisateurs	Profil pilote pour ceux qui doivent créer des réunions depuis Outlook	La création de réunion à l’envoi est ignorée pour un utilisateur sans profil pilote
Connexion Microsoft (SSO)	Optionnelle. Fonctionne pour tout tenant Microsoft 365, sans paramétrage par instance ; un consentement Entra par tenant est recommandé (voir la section suivante)	L’add-in tente d’abord une connexion silencieuse avec le compte Microsoft de l’utilisateur, puis affiche le formulaire e-mail + mot de passe Perfony

Fiche à indiquer à l’administrateur Microsoft 365 du client : Perfony for Outlook, éditeur Perfony, référence Marketplace WA104380841.

Perfony for Outlook sur le Marketplace Microsoft

Les postes doivent pouvoir joindre les services Perfony et Microsoft en HTTPS ; si un proxy ou un filtrage web est en place, Perfony fournit la liste des adresses à autoriser.

Consentement Entra pour la connexion Microsoft (SSO)

Pour que la connexion Microsoft soit silencieuse pour tous les utilisateurs, un administrateur du tenant accorde une fois le consentement à l’application Entra « Perfony for Outlook ». L’application est multi-tenant et ne demande qu’une seule autorisation déléguée Microsoft Graph, User.Read (lecture du profil de l’utilisateur connecté : nom et adresse e-mail). Aucune autre donnée n’est lue.

Sans ce consentement, l’add-in fonctionne quand même : chaque utilisateur accepte lui-même l’autorisation dans la fenêtre Microsoft à sa première connexion, si le tenant autorise le consentement utilisateur pour les permissions à faible risque (réglage par défaut). Si le tenant l’interdit, l’utilisateur voit « Approbation de l’administrateur requise » et l’add-in affiche le formulaire e-mail + mot de passe Perfony.

Trois façons d’accorder le consentement pour toute l’organisation :

1. Lien de consentement administrateur (le plus simple) : un administrateur général ou administrateur de rôle privilégié ouvre ce lien, se connecte et accepte.

Lien de consentement administrateur

1. Depuis le centre d’administration Microsoft Entra : Applications d’entreprise > Perfony for Outlook (présente dès qu’un premier utilisateur a tenté de se connecter) > Autorisations > Accorder le consentement administrateur pour <tenant>.
2. Sur demande d’un utilisateur : si le tenant exige l’approbation administrateur, l’utilisateur envoie une demande depuis la fenêtre Microsoft ; l’administrateur la valide dans Applications d’entreprise > Demandes de consentement administrateur.

Ce consentement est indépendant du déploiement centralisé de l’add-in décrit ci-dessous : le premier conditionne la connexion silencieuse, le second la création de réunion à l’envoi. Les deux sont nécessaires pour une expérience complète.

Source Microsoft : Grant tenant-wide admin consent to an application.

Déploiement centralisé dans le centre d’administration Microsoft 365

Le déploiement prend une dizaine de minutes ; l’add-in apparaît ensuite chez les utilisateurs sous 24 h au plus tard (jusqu’à 72 h constatés pour la création à l’envoi). Nous recommandons un déploiement en deux temps : un groupe pilote, puis l’ensemble des utilisateurs Perfony.

1. Se connecter à https://admin.microsoft.com avec un compte Administrateur Exchange ou Administrateur général.
2. Dans le menu de gauche, ouvrir Paramètres puis Applications intégrées (Settings > Integrated apps). Si l’entrée n’apparaît pas, le compte n’a pas le rôle requis.
3. Cliquer sur Obtenir des applications (Get apps) : le Marketplace Microsoft s’ouvre dans le centre d’administration.
4. Rechercher Perfony et ouvrir la fiche Perfony for Outlook (éditeur Perfony, référence WA104380841). Autre accès : ouvrir directement le lien de la fiche donné dans la section précédente, puis Obtenir maintenant (Get it now) ; le centre d’administration prend le relais.
5. Cliquer sur Obtenir maintenant, accepter les conditions puis Continuer.
6. Dans la fenêtre de déploiement, cliquer sur Déployer à côté du message indiquant que l’application attend d’être déployée, puis Suivant.
7. Dans Ajouter des utilisateurs, choisir :
   • Moi uniquement pour un premier test par l’administrateur,
   • Utilisateurs/groupes spécifiques pour le groupe pilote puis le groupe des utilisateurs Perfony (groupe de premier niveau, voir prérequis),
   • Toute l’organisation seulement si tous les collaborateurs utilisent Perfony.

   Nous recommandons un groupe dédié (par exemple « Perfony – utilisateurs ») : l’ajout ou le retrait d’un membre suffit ensuite à donner ou retirer l’add-in.

8. Cliquer sur Suivant. La page Accepter les demandes d’autorisation liste la permission demandée par l’add-in, lecture et écriture de l’élément en cours (le mail ouvert ou la réunion en cours de rédaction), et l’événement sur lequel il s’active automatiquement (envoi d’une réunion). Aucune permission Microsoft Graph n’est demandée.
9. Cliquer sur Suivant, vérifier le récapitulatif puis sur Terminer le déploiement.
10. L’add-in « Perfony » apparaît dans la liste Applications déployées avec son statut et sa date de déploiement. Les utilisateurs ciblés le reçoivent au prochain démarrage d’Outlook, dans la limite du délai de propagation.

Une fois le groupe pilote validé (section suivante), revenir sur la ligne Perfony de Applications intégrées, onglet Utilisateurs, puis Modifier les utilisateurs pour élargir au groupe complet et cliquer sur Mettre à jour.

L’add-in est installé d’office pour les utilisateurs ciblés (ils ne peuvent pas le retirer eux-mêmes) ; c’est le comportement standard des compléments déployés par l’administrateur, qui garantit que la création de réunion à l’envoi reste active.

Première connexion et vérification

Le test de référence est la création d’une réunion Perfony depuis une invitation Outlook : s’il passe, tout le reste fonctionne. À faire par un utilisateur du groupe pilote ayant le profil pilote dans Perfony, après le délai de propagation.

Première connexion (une seule fois par poste)

1. Redémarrer Outlook (ou recharger Outlook sur le web). Ouvrir un mail reçu : le bouton Perfony est présent dans le ruban ou dans le menu « Applications » du message.
2. Cliquer sur Perfony : le volet s’ouvre à droite. L’add-in lit l’adresse de la boîte Outlook et retrouve l’instance Perfony correspondante.
3. Selon le cas :
   • connexion silencieuse avec le compte Microsoft (SSO) : l’utilisateur est connecté sans rien saisir ;
   • sinon, formulaire e-mail + mot de passe Perfony ; si l’adresse correspond à plusieurs instances, l’utilisateur choisit la sienne dans la liste ;
   • si l’adresse n’est connue d’aucune instance : « adresse introuvable », vérifier le compte Perfony de l’utilisateur.
4. Le volet affiche les plans d’action de l’utilisateur : la connexion est mémorisée pour les prochaines ouvertures.

Vérification de la création de réunion à l’envoi

1. Dans le calendrier, créer une nouvelle réunion : objet, date, lieu, au moins un participant qui a aussi un compte Perfony.
2. Ouvrir le volet Perfony depuis la fenêtre de la réunion : c’est cette ouverture qui arme la création ; le volet indique que la réunion sera synchronisée avec Perfony (interrupteur activé par défaut). Un utilisateur sans profil pilote voit ici un message l’en informant.
3. Cliquer sur Envoyer. Outlook marque une courte pause (quelques secondes) : c’est l’add-in qui crée la réunion dans Perfony. L’invitation part ensuite normalement.
4. Dans Perfony (application web), ouvrir le dossier : la réunion apparaît avec la date, l’heure, le lieu et les participants reconnus par leur e-mail. L’utilisateur Outlook en est le pilote.
5. Contre-épreuve : modifier l’horaire de la réunion dans Outlook et renvoyer la mise à jour ; la réunion Perfony est mise à jour. Annuler la réunion dans Outlook ; elle est supprimée dans Perfony.

Si l’utilisateur n’est pas connecté à Perfony au moment de l’envoi, Outlook affiche le message « Connectez-vous à Perfony en utilisant le panneau avant d’envoyer » avec un bouton Ouvrir Perfony ; l’utilisateur peut aussi choisir d’envoyer quand même, la réunion n’est alors pas créée dans Perfony.

Résultat attendu pour valider le déploiement :

• Bouton Perfony visible sur un mail et sur une réunion
• Connexion au volet réussie (SSO ou mot de passe)
• Réunion créée dans Perfony à l’envoi de l’invitation
• Mise à jour et annulation répercutées dans Perfony

Où trouver le bouton Perfony dans Outlook

Le bouton apparaît de lui-même après le déploiement, mais son emplacement change selon la version d’Outlook. Il n’est visible qu’une fois un mail ouvert ou une réunion en cours de création : il n’y a pas de bouton Perfony sur la liste des messages ni sur le calendrier.

Version d’Outlook	Sur un mail ouvert	Sur une réunion en cours de création
Outlook sur le web	Barre d’outils au-dessus du message : bouton Perfony, ou menu Applications (icône en grille) puis Perfony	Barre d’outils de la fenêtre de réunion : Applications puis Perfony
Nouveau Outlook pour Windows	Idem Outlook sur le web : ruban du message ou menu Applications	Ruban de la réunion : Applications puis Perfony
Outlook classique pour Windows	Ruban Accueil, groupe Perfony à droite du ruban (le message étant sélectionné ou ouvert)	Ruban Réunion, groupe Perfony
Outlook pour Mac, nouvelle interface	Ruban du message : bouton Perfony, ou menu … si la fenêtre est étroite	Ruban de la réunion : Perfony, ou menu …
Outlook pour Mac, ancienne interface	Barre d’outils du message, menu … puis Perfony	Non disponible : activer le Nouveau Outlook (interrupteur en haut à droite)
Outlook mobile (iOS, Android)	Menu … du message, section des compléments, puis Perfony	Non disponible

Conseils à transmettre aux utilisateurs :

• Sur un mail, l’icône épingle en haut du volet Perfony le garde ouvert quand on passe d’un message à l’autre.
• Si le bouton n’apparaît pas le jour du déploiement, fermer complètement Outlook et le relancer le lendemain : la propagation peut prendre jusqu’à 72 h.
• Dans le menu Applications ou …, le bouton Obtenir des compléments ne sert à rien ici : l’add-in est déjà installé par l’administrateur et ne peut pas être retiré par l’utilisateur.
• Inclure au moins un utilisateur Mac dans le groupe pilote : la création de réunion à l’envoi y est annoncée par Microsoft mais n’a pas encore été vérifiée chez un client.

Dépannage

Première question à poser dans tous les cas : comment l’add-in a-t-il été installé ? Une installation individuelle explique à elle seule l’absence de création de réunion à l’envoi. Deuxième question : le volet Perfony a-t-il été ouvert dans la fenêtre de la réunion avant l’envoi ? Sans cette ouverture, l’invitation part sans créer de réunion Perfony, et c’est normal.

Symptôme	Cause probable	Action
L’invitation part mais aucune réunion n’est créée dans Perfony, pas de message d’erreur	Add-in installé par l’utilisateur (sideload ou « Obtenir des compléments ») et non déployé par l’administrateur	Désinstaller l’add-in individuel, vérifier le déploiement centralisé, attendre la propagation (jusqu’à 72 h)
Idem, add-in bien déployé	Utilisateur sans profil pilote dans Perfony	Donner le profil pilote dans l’administration de l’instance
Idem, Outlook classique Windows	Version antérieure à 2206, ou Outlook 2021 LTSC	Mettre Outlook à jour ou utiliser le nouveau Outlook / Outlook sur le web
Idem, Outlook mobile	Non pris en charge sur mobile	Créer la réunion depuis un poste ou depuis Perfony
Message « Connectez-vous à Perfony en utilisant le panneau avant d’envoyer »	Session Perfony absente ou expirée sur ce poste	Cliquer sur Ouvrir Perfony, se connecter, renvoyer
Message « Vous n’êtes pas autorisé à modifier cette réunion »	L’utilisateur n’est ni pilote ni copilote de la réunion Perfony liée	Modifier la réunion depuis Perfony ou faire changer le pilote
Le bouton Perfony n’apparaît pas	Propagation en cours ; utilisateur hors du groupe ciblé ; groupe imbriqué ; Outlook pas redémarré	Attendre 24 h, vérifier l’appartenance directe au groupe dans Applications intégrées > Utilisateurs, redémarrer Outlook
Le bouton apparaît mais le volet reste blanc ou en erreur	Services Perfony bloqués par le proxy ou le filtrage web	Demander à Perfony la liste des adresses à autoriser
La connexion Microsoft n’est pas silencieuse : fenêtre « Approbation de l’administrateur requise », ou formulaire e-mail + mot de passe affiché d’emblée	Consentement Entra non accordé pour l’application « Perfony for Outlook » et consentement utilisateur interdit par le tenant	Accorder le consentement administrateur (section « Consentement Entra pour la connexion Microsoft »), puis fermer et rouvrir le volet
« Adresse introuvable » à la connexion	Adresse Outlook différente de celle du compte Perfony (alias, ancien domaine)	Aligner l’adresse du compte Perfony sur l’adresse principale de la boîte
Participants absents de la réunion Perfony	Participants sans compte Perfony ou avec une autre adresse	Les ajouter dans Perfony avec leur adresse Outlook
Deux boutons Perfony dans le ruban	Ancienne installation individuelle toujours présente	L’utilisateur la retire via Obtenir des compléments > Mes compléments

Pour un diagnostic approfondi, l’équipe Perfony pourra demander les traces de la console du navigateur sur Outlook sur le web. Sur Outlook classique Windows, l’Observateur d’événements (journal Application, événement 63) consigne les erreurs d’add-in événementiel.

Source Microsoft : Troubleshoot event-based add-ins.

Mise à jour et désinstallation

Mises à jour courantes : rien à faire chez le client. L’add-in est hébergé par Perfony ; chaque livraison Perfony est prise en compte au prochain démarrage d’Outlook, la fiche du store déployée ne change pas.

Mise à jour de la fiche du store (nouvelle version de la fiche publiée par Perfony) : la mise à jour est automatique au prochain démarrage d’Outlook, sans action de l’administrateur. Exception : si la nouvelle version ajoute une permission ou un nouvel événement d’activation automatique, la ligne Perfony de Applications intégrées passe au statut Mise à jour en attente et l’administrateur doit accepter les changements depuis le volet de gestion.

Ajouter ou retirer des utilisateurs : Applications intégrées > Perfony > onglet Utilisateurs > Modifier les utilisateurs, ou simplement modifier les membres du groupe utilisé au déploiement. Un utilisateur retiré perd l’add-in au prochain démarrage d’Outlook.

Désinstallation complète : Applications intégrées, sélectionner la ligne Perfony, onglet Configuration, cocher l’add-in et cliquer sur Supprimer. Seul l’administrateur qui a déployé l’add-in ou un Administrateur général peut le supprimer. Les réunions et actions déjà créées dans Perfony sont conservées.

Source Microsoft : Deploy and manage Office Add-ins.

Pour découvrir les possibilités du complément « Perfony pour Outlook », nous vous invitons à consulter la rubrique de présentation des fonctionnalités.