Importer un plan d’actions .xls

L’objectif de cette fonctionnalité est de vous faire gagner du temps en important massivement des actions dans dossier Perfony depuis un fichier .xls. Pour cela il suffit de cliquer sur les « … » au bout de la ligne d’un dossier et de choisir le menu « mettre à jour les actions ».

Importer des actions depuis un fichier Excel

Les deux premiers sous-menus « télécharger le modèle d’import » et « importer les actions depuis le modèle .xls » vont vous permettre d’importer dans votre dossier les actions depuis un fichier .xls. Pour cela il faut d’abord que vos actions soient dans un fichier .xls modèle. C’est ce modèle que vous allez pouvoir télécharger en cliquant sur « télécharger le modèle XLSX d’import d’actions ». Une fois téléchargé, ouvrez le fichier et copiez/collez vos actions depuis votre fichier .xls dans ce modèle.

• Les 3 premières colonnes (en rouge) du modèle .xls sont obligatoires.
• Les colonnes A (nom du dossier), B (statut), D (responsable) et H (priorité) ne sont pas en saisie libre mais via un menu déroulant depuis la cellule.
• Une fois vos actions dans ce fichier, enregistrez et fermez le.

Ensuite, depuis le menu de votre dossier dans Perfony, cliquez sur « importez les actions depuis le modèle XLSX ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur « importer le modèle ». Cela ouvrira votre gestionnaire de fichiers, sélectionnez le fichier correspondant et cliquez sur « importer ».

Une barre de progression de l’import des actions et un message de succès à la fin vous indiqueront que l’opération s’est bien déroulée. Vous pouvez maintenant fermer cette fenêtre et retrouver toutes vos actions dans votre dossier Perfony.

Si un message d’erreur apparait, les principales causes viennent d’erreurs qui se glissent dans le fichier .xls. Vérifiez bien qu’il ne manque pas d’information obligatoire et que la saisie des informations est correcte. Par exemple pour le statut, il faut bien respecter le sigle % ou la mention complète « 100% (completed) » telle qu’indiqué dans le menu déroulant. Si vous avez voulu saisir à la main le nom d’un responsable pour une action mais que ce responsable n’est pas participant du dossier, l’import de l’action ne pourra pas se faire.

Mettre à jour un plan d’action Perfony avec Excel.

Vous pouvez aussi utiliser une feuille excel pour mettre à jour les actions de votre dossier Perfony. Pour cela on utilisera les deux autres sous-menus de mise à jour des actions : « Télécharger le modèle XLSX de mise à jour des actions » et « Mettre à jour les actions avec le modèle XLSX ».

En cliquant sur « Télécharger le modèle XLSX de mise à jour des actions », vous allez pouvoir télécharger les actions de votre dossier perfony dans un fichier .xls, les mettre à jour depuis ce fichier et réimporter ce fichier en cliquant sur « Mettre à jour les actions avec le modèle XLSX ».

Cette fonction peut-être utile pour demander à des personnes qui ne sont pas participants du dossier de mettre à jour les actions. Parce que sinon, c’est en fait plus rapide de mettre à jour les actions dans Perfony.