Gérer plusieurs dossiers en une fois

À quoi ça sert

Réorganiser un portefeuille de projets ne demande plus d’ouvrir les dossiers un par un. Vous cochez plusieurs dossiers et leur appliquez la même opération :

• changer de dossier parent ;
• changer de pilote ;
• ajouter un participant ;
• archiver ;
• supprimer (les dossiers vont dans la corbeille) ;
• rouvrir, depuis les Dossiers archivés ou la Corbeille des dossiers.

Avant de commencer

• La gestion en masse est réservée aux utilisateurs executive.
• Les droits sont vérifiés dossier par dossier : un dossier sur lequel vous n’avez pas le droit d’agir n’est pas modifié, et le résultat le signale.
• Une opération porte sur 200 dossiers au plus.

Sélectionner des dossiers

1. Ouvrez Mes dossiers.
2. Passez la souris sur l’avatar d’un dossier : une case apparaît à sa place. Cochez-la. La liste passe en mode sélection et une case apparaît devant chaque dossier.
3. Cochez les autres dossiers. La barre bleue indique le nombre de dossiers sélectionnés ; la case Tout sélectionner coche tous les dossiers affichés.

Le bouton à gauche de la barre bleue fait aussi entrer dans le mode sélection, ou en sortir. La touche Échap vide la sélection.

Appliquer une opération

• Cliquez sur le bouton Mettre à jour (crayon), en haut de la liste, et choisissez l’opération.

• Complétez la fenêtre : par exemple, pour Changer de pilote, saisissez le nom du nouveau pilote. Le résumé en bas de la fenêtre rappelle ce qui va être fait.

• Validez. Le résultat indique le nombre de dossiers mis à jour et nomme ceux qui n’ont pas pu l’être, avec la raison.

Bon à savoir

• Changer de pilote : l’ancien pilote de chaque dossier devient copilote. Le nouveau pilote doit avoir une licence Pilote.
• Ajouter un participant : un utilisateur déjà présent dans un dossier est ignoré pour ce dossier.
• Changer de dossier parent : les dossiers sélectionnés et leurs sous-dossiers ne sont pas proposés comme destination. Un sous-dossier sélectionné avec son parent suit son parent.
• Archiver : les actions en cours sont clôturées. Si un dossier a des sous-dossiers que vous n’avez pas cochés, l’archivage est refusé : cochez-les aussi, ou déplacez-les d’abord.
• Supprimer : les dossiers vont dans la corbeille ; voir l’article « Retrouver un dossier supprimé : la corbeille ».