Exemple de plan d'action pour faire suivre vos réunions de CODIR
Le plan d'action d'un CODIR est un tableau unique qui recense toutes les actions décidées en comité de direction, avec un intitulé clair, un responsable, une échéance, un état d'avancement et la décision dont chaque action est issue. Il est mis à jour entre deux réunions et passé en revue au début de chaque CODIR, pour que le comité consacre son temps aux actions en retard ou bloquées au lieu de redécouvrir ce qui avait été décidé. Vous trouverez ci-dessous un exemple complet à adapter, puis la méthode pour le faire vivre.
Le plan d'action au cœur du comité de direction
Dans une entreprise ou une administration, le comité de direction (CODIR) réunit à intervalles réguliers les personnes qui dirigent l'organisation : dirigeants, directeurs de services et chefs de pôle, souvent accompagnés du DRH ou d'un secrétaire général. Son rôle est de fixer les priorités, d'arbitrer et de prendre les décisions qui engagent la suite : objectifs à atteindre, chiffres à réaliser, projets à concrétiser.
Un CODIR produit donc des décisions. Et une décision ne vaut que si elle est exécutée. Entre deux réunions, chaque directeur retourne dans son service, organise son équipe et lance le travail. Sans document partagé qui dit ce qui a été décidé, par qui et pour quand, trois choses arrivent vite :
- les mêmes sujets reviennent d'une réunion à l'autre, parce que personne ne se souvient exactement de ce qui avait été tranché ;
- les retards se découvrent le jour de l'échéance, quand il est trop tard pour réagir ;
- la direction n'a pas de vue d'ensemble de l'avancement entre les services.
Le plan d'action règle ces trois problèmes. C'est le fil qui relie les réunions : le CODIR produit des décisions, les décisions alimentent le plan d'action, et le plan d'action structure le CODIR suivant. Pour revoir les bases, consultez notre article plan d'action : définition et utilité.
Les colonnes d'un plan d'action de CODIR
Un bon plan d'action de CODIR est assez simple pour se lire d'un coup d'œil et assez complet pour être suivi sans explication. Les colonnes indispensables sont les suivantes :
| Colonne | Ce qu'on y écrit |
|---|---|
| N° | Un numéro unique, pour désigner l'action en réunion et dans les échanges. |
| Action | Un verbe d'action et un livrable mesurable. « Envoyer le budget révisé au conseil », pas « Budget ». |
| Origine | La date du CODIR et le point de l'ordre du jour qui a produit la décision. |
| Responsable | Une seule personne nommée, garante du résultat, même si plusieurs contribuent. |
| Contributeurs | Les services ou personnes impliqués, internes ou externes (sous-traitants, prestataires). |
| Échéance | Une date précise, convenue avec le responsable. Des jalons intermédiaires pour les actions longues. |
| Priorité | Haute, moyenne ou basse, pour que tout ne soit pas marqué urgent. |
| État | Non commencée, en cours, terminée, en retard, bloquée. |
| Commentaire | Le dernier avancement, la difficulté rencontrée, la décision attendue du CODIR. |
Vous pouvez ajouter des colonnes pour les moyens (budget, personnes, ressources externes) ou pour l'objectif stratégique que sert chaque action. Gardez la liste courte : chaque colonne de plus est un champ de plus à mettre à jour, et un plan difficile à tenir à jour finit périmé. Pour vérifier qu'une action est complètement définie, la méthode QQOQCP (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi) est une bonne liste de contrôle.
Exemple de plan d'action de CODIR
L'exemple ci-dessous est fictif. Il montre le plan d'action d'un CODIR mensuel après sa réunion d'octobre, dans une entreprise qui renouvelle son outil commercial et cherche à réduire ses coûts logistiques. Adaptez les actions et les colonnes à votre contexte.
| N° | Action | Origine | Responsable | Échéance | Priorité | État | Commentaire |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 14 | Mettre à jour la grille tarifaire avec les nouveaux coûts fournisseurs | CODIR sept., point 2 | Directeur commercial | 20 oct. | Haute | En retard | En attente de deux devis fournisseurs. Nouvelle échéance validée en octobre. |
| 15 | Renégocier les trois principaux contrats de transport | CODIR oct., point 2 | Directrice des opérations | 31 oct. | Haute | En cours | Premier rendez-vous tenu avec le transporteur principal. |
| 16 | Présenter le coût complet des deux options d'outil commercial, formation et reprise des données comprises | CODIR oct., point 3 | DSI | CODIR nov. | Moyenne | En cours | Décision attendue au CODIR de novembre. |
| 17 | Présenter les résultats du trimestre à l'ensemble des managers | CODIR oct., point 2 | Directeur général | 13 oct. | Moyenne | Terminée | Présentés en réunion des managers. |
| 18 | Définir le parcours d'intégration des deux nouveaux chefs d'équipe | CODIR oct., point 4 | DRH | 15 nov. | Basse | Non commencée |
En tête du document, indiquez la date du dernier CODIR, la liste des participants, des excusés et des absents, l'ordre du jour et la date de la prochaine réunion. Un lecteur doit comprendre la situation en moins d'une minute : ce qui est fait, ce qui est en retard et ce qui attend une décision.
Faire vivre le plan d'action d'un CODIR à l'autre
Le tableau n'est que la moitié de la méthode. Ce qui le rend efficace, c'est la routine qui l'entoure.
- Avant la réunion. Chaque responsable met à jour l'état et le commentaire de ses actions. Le secrétaire de séance envoie le plan à jour avec l'ordre du jour, pour que les participants anticipent les questions et préparent leurs dossiers.
- En début de CODIR. Passez d'abord le plan d'action en revue, rapidement : actions closes depuis la dernière réunion, actions en retard ou bloquées, décisions à prendre. Dix minutes suffisent en général quand le plan a été mis à jour en amont.
- Pendant la réunion. Chaque décision devient tout de suite une action, avec son responsable et son échéance convenus en séance. Reformulez l'action à voix haute avant de passer au point suivant : cela évite les interprétations divergentes.
- Dans les 24 heures. Envoyez le compte rendu et le plan d'action à jour. Plus ils arrivent tard, plus les actions démarrent tard.
- Entre deux réunions. Les responsables signalent l'avancement ou les difficultés au fil de l'eau, sans attendre le prochain CODIR. Une difficulté signalée tôt peut être levée avant de devenir un retard.
Cette routine repose sur les mêmes principes que tout plan d'action. Notre article réussir son plan d'action : 7 bonnes pratiques les détaille.
Les erreurs fréquentes
- Des actions floues. « Améliorer la communication » ne se suit pas. Écrivez un verbe et un livrable.
- Une responsabilité partagée. « Commerce et opérations » n'est pas un responsable. Quand plusieurs personnes contribuent, nommez celle qui rend compte de l'avancement. Une matrice RACI aide à clarifier les rôles sur les actions complexes.
- Des échéances imposées sans discussion. Une date qui ne tient pas compte de la charge réelle du responsable ne sera pas tenue.
- Un plan mis à jour seulement en réunion. Le CODIR passe alors son temps à recueillir des points d'avancement au lieu de décider.
- Un plan qui ne fait que grossir. Archivez régulièrement les actions terminées et annulez celles qui n'ont plus de sens, en notant la décision. Une liste de 80 lignes ouvertes n'est plus lue.
- Trop de participants. Limitez le CODIR aux personnes concernées par les décisions. Un CODIR thématique peut inviter des experts internes ou extérieurs sur un point précis, annoncé dans l'ordre du jour.
Plan d'action et compte rendu : deux documents, une boucle
Après chaque CODIR, le secrétaire de séance rédige un relevé de conclusions : la trace des échanges utiles, des décisions prises et des questions soulevées. Le plan d'action ne remplace pas le compte rendu, il le prolonge. Le compte rendu explique pourquoi une décision a été prise ; le plan d'action suit la façon dont elle est exécutée.
Les deux documents sont validés par la direction et diffusés selon leur niveau de confidentialité. Certains sujets (une fusion, un achat important, une réorganisation) ne doivent pas être envoyés par mail à tous les salariés : gardez-les dans une annexe réservée aux membres du CODIR. Pour un exemple complet, consultez comment faire un compte rendu de réunion : l'exemple d'un CODIR.
Tableur ou outil dédié ?
Un tableau dans un traitement de texte ou un tableur suffit pour commencer. C'est simple, tout le monde sait s'en servir, et on peut le projeter en réunion. Ses limites apparaissent vite : le fichier est périmé dès qu'il part par mail, plusieurs versions circulent, les relances sont manuelles, et consolider les plans de plusieurs comités ou de plusieurs sites prend des heures.
Un outil de pilotage des actions garde une seule version du plan, partagée en temps réel. Les décisions prises en CODIR deviennent directement des actions, les responsables reçoivent des relances automatiques, et l'avancement se voit d'un coup d'œil avant chaque réunion.
En pratiqueLogiciel de plan d'actionChaque décision du CODIR devient une action avec un responsable, une échéance et un état d'avancement. Les relances partent automatiquement. RACI natif, consolidation multi-entités, hébergé en France. Essai gratuit de 15 jours.Découvrir le logicielQuestions fréquentes
Qui met à jour le plan d'action du CODIR ?
Chaque responsable met à jour l'état de ses propres actions, idéalement dès qu'il change. Le secrétaire de séance ou le bureau des projets vérifie que le plan est à jour avant chaque CODIR et l'envoie avec l'ordre du jour.
À quelle fréquence un comité de direction doit-il revoir son plan d'action ?
À chaque réunion, en premier point de l'ordre du jour. Entre deux réunions, les responsables signalent les difficultés au fil de l'eau pour qu'elles soient traitées avant l'échéance.
Quelle différence entre le compte rendu du CODIR et le plan d'action ?
Le compte rendu garde la trace des échanges et des décisions d'une réunion. Le plan d'action recense toutes les actions issues de ces décisions, d'une réunion à l'autre, et suit leur avancement jusqu'à leur clôture.
Que faire d'une action sans cesse reportée ?
En parler en CODIR : comprendre ce qui bloque, puis décider de moyens supplémentaires, d'un découpage en actions plus petites, d'un nouveau responsable ou d'une annulation. La décision est notée dans le plan.