Meerdere mappen tegelijk beheren

Waar dient het voor?

Om een projectportfolio te herschikken, hoeft u de dossiers niet meer één voor één te openen. U selecteert meerdere dossiers en past op al deze dossiers dezelfde bewerking toe:

• van bovenliggende map wisselen;
• van piloot wisselen;
• een deelnemer toevoegen;
• archiveren;
• verwijderen (de mappen gaan naar de prullenbak);
• opnieuw openen vanuit de Gearchiveerde mappen of de Prullenbak voor mappen.

Voordat je begint

• Het beheer van grote hoeveelheden is voorbehouden aan gebruikers met executive-rechten.
• De rechten worden per dossier gecontroleerd: een dossier waarvoor u geen bewerkingsrechten hebt, wordt niet gewijzigd en dit wordt in het resultaat aangegeven.
• Een bewerking heeft betrekking op maximaal 200 dossiers.

Mappen selecteren

1. Open Mijn mappen.
2. Beweeg de muis over de avatar van een map: er verschijnt een selectievakje op die plek. Vink dit aan. De lijst schakelt over naar de selectiemodus en er verschijnt een selectievakje voor elke map.
3. Vink de andere mappen aan. De blauwe balk geeft het aantal geselecteerde mappen aan; met het vakje ‘Alles selecteren’ worden alle weergegeven mappen aangevinkt.

Met de knop links van de blauwe balk kun je ook de selectiemodus openen of verlaten. Met de Esc- toets wis je de selectie.

Een bewerking toepassen

• Klik op de knop Bijwerken (potlood) bovenaan de lijst en kies de bewerking.

• Vul het venster in: als u bijvoorbeeld een stuurprogramma wilt wijzigen, voert u de naam van het nieuwe stuurprogramma in. In het overzicht onderaan het venster wordt weergegeven wat er gaat gebeuren.

• Bevestig. Het resultaat geeft het aantal bijgewerkte mappen weer en vermeldt welke mappen niet konden worden bijgewerkt, met opgave van de reden.

Goed om te weten

• Van piloot wisselen: de voormalige piloot van elke groep wordt copiloot. De nieuwe piloot moet in het bezit zijn van een pilotenvergunning.
• Een deelnemer toevoegen: een gebruiker die al in een map staat, wordt voor die map genegeerd.
• De bovenliggende map wijzigen: de geselecteerde mappen en hun submappen worden niet als bestemming voorgesteld. Een submap die samen met de bovenliggende map is geselecteerd, volgt de bovenliggende map.
• Archiveren: lopende acties worden afgesloten. Als een map submappen bevat die u niet hebt aangevinkt, wordt het archiveren geweigerd: vink deze ook aan, of verplaats ze eerst.
• Verwijderen: mappen worden naar de prullenbak verplaatst; zie het artikel „Een verwijderde map terugvinden: de prullenbak”.