Bienvenue sur Perfony
Votre guide complet pour maîtriser la gestion collaborative de vos réunions, actions et projets — du premier pas à l'usage expert.
Chapitre 1 — Vue d'ensemble Facile
Perfony est une plateforme de gestion collaborative conçue pour structurer, suivre et réussir vos actions. Que ce soit pour vos réunions récurrentes, vos projets stratégiques ou vos plans d'amélioration continue, Perfony vous accompagne au quotidien pour gagner en efficacité et en sérénité.
Cas d'usages typiques
- Rédaction et formalisation des comptes rendus de réunions (CODIR, comités de pilotage…)
- Amélioration du reporting sur les plans d'action
- Déploiement d'un plan d'action dans un réseau étendu
- Gestion de projet et suivi des plans d'action transverses
- Traitement des non-conformités et actions correctives (qualité, audit)
- Suivi des plans marketing ou campagnes commerciales
- Préparation à une certification ou à un audit
- Pilotage d'un système de management intégré
Bénéfices à l'usage
Principaux éléments de l'interface
L'interface est conçue pour une navigation intuitive, du plus général vers le plus détaillé, de la gauche vers la droite.
| Zone | Rôle |
|---|---|
| ① Barre supérieure | Paramètres personnels, langue, aide, notifications, recherche globale |
| ② Menu latéral gauche | Accès aux fonctionnalités : Accueil, Actions, Dossiers, Réunions, Rapports… |
| ③ Zone centrale (volets) | Affiche le contenu selon l'option sélectionnée — en volets successifs |
Logique de navigation en volets
Perfony fonctionne avec un système de volets successifs qui s'ouvrent de gauche à droite :
Fonctionnalités du menu latéral
| Menu | Description |
|---|---|
| Accueil | Tableau de bord personnalisable sous forme de widgets |
| Actions | Consulter, filtrer, mettre à jour et organiser toutes vos actions |
| Dossiers | Projets, plans d'action ou thématiques regroupés |
| Réunions | Préparation, animation et compte-rendu des réunions |
| Utilisateurs | Gestion des comptes et des accès (admins) |
| Groupes | Paramétrage avancé des dossiers (admins) |
| Rapports | Création de tableaux de bord et suivi de performance |
Licences et rôles
Chaque utilisateur dispose d'une licence qui définit ses droits :
| Licence | Gestion utilisateurs & réglages | Création dossiers & réunions | Suivi des actions |
|---|---|---|---|
| Executive | ✓ | ✓ | ✓ |
| Pilote | — | ✓ | ✓ |
| Collaborateur | — | — | ✓ |
Chapitre 2 — Se connecter Facile
Accéder à Perfony
Utilisez un navigateur Chrome, Firefox ou Edge (recommandé). Rendez-vous à l'adresse personnalisée de votre organisation : https://nomdedomaine.iperfony.com puis saisissez votre identifiant et mot de passe.
Mot de passe oublié ?
Sur l'écran de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublié ?" et entrez votre adresse email pour recevoir un lien de réinitialisation.
Besoin d'aide ?
- Académie Perfony : Guides et tutoriels
- Support technique : support@perfony.com
- Auto-formation : Perfony Training (connexion automatique avec vos identifiants Perfony)
Bandeau supérieur — fonctions clés
| Fonction | Description |
|---|---|
| 👤 Profil / avatar | Modifier son avatar, mot de passe, préférences et alertes email |
| 🔔 Notifications | Voir les dernières activités sur vos actions et dossiers |
| 🔍 Recherche globale | Retrouver tout élément par mot-clé, avec filtre par type de contenu |
| ❓ Aide | Accès direct aux services support |
| 🌐 Langue | Changer la langue de l'interface (FR, EN, DE, ES, IT, NL, PT) |
Chapitre 3 — Menu Accueil Facile
Le menu Accueil affiche un tableau de bord personnalisable sous forme de widgets. Ces widgets attirent votre attention sur les éléments importants de votre activité.
En savoir plus sur les widgets
Types de widgets
Gérer l'affichage des widgets
Chapitre 4 — Menu Dossiers Facile
Un dossier est l'unité organisationnelle centrale de Perfony. Il représente un projet, un plan d'action ou une thématique, et peut contenir des actions, des réunions et des documents.
Indicateurs d'un dossier (1er volet)
Chaque dossier est représenté avec :
- L'avatar du pilote principal
- Le nom du dossier (cliquable pour renommer — pilote et co-pilotes uniquement)
- Des indicateurs de suivi : actions en cours, en retard, réalisées
- Une barre de progression globale (% de réalisation)
- Un espace de commentaires collaboratifs
- Un accès au sous-menu de paramétrage (duplication, archivage, etc.)
Créer un nouveau dossier
9 onglets du 2e volet (contenu d'un dossier)
| Onglet | Description |
|---|---|
| Informations | Nom, position dans l'arborescence, description |
| Participants | Gestion des accès et des rôles |
| Documents | Partage de fichiers (SharePoint, OneDrive, Google Drive) |
| Plan d'action | Liste complète des actions du dossier |
| Vue Gantt | Affichage chronologique des actions et dépendances |
| Vue Kanban | Actions classées par statut, glisser-déposer possible |
| Burn-Up | Suivi visuel de l'avancement cumulé dans le temps |
| Tableau de bord | Création de graphiques personnalisés pour ce dossier |
| Réunions | Toutes les réunions liées à ce dossier |
Gérer les participants
- Ajouter : tapez les premières lettres du nom, sélectionnez la personne, définissez son rôle et validez. Si la personne n'existe pas encore, utilisez le bouton "Créer un nouvel utilisateur".
- Modifier le rôle : cliquez sur le crayon en regard du participant.
- Retirer un accès : cliquez sur la croix en regard du participant.
Fonctionnalités avancées des dossiers
- Dossiers favoris : épinglez vos dossiers les plus utilisés pour y accéder en 1 clic.
- Duplication : dupliquez un dossier entier pour déployer un même processus sur plusieurs entités ou périodes.
- Sous-dossiers : organisez les projets complexes en niveaux hiérarchiques.
- Alerte de retard : Perfony notifie automatiquement le pilote si le dossier accumule du retard.
- Lien Teams : synchronisez un dossier Perfony avec un canal Microsoft Teams.
Chapitre 5 — Les Actions Facile
Les actions sont les éléments clés du pilotage opérationnel dans Perfony. Elles correspondent à des tâches à réaliser, regroupées dans un plan d'action au sein d'un dossier.
Composantes d'une action
| # | Champ | Description |
|---|---|---|
| 1 | Responsable | La personne qui doit réaliser l'action (doit être participant du dossier) |
| 2 | Libellé | Description claire et actionnable de la tâche |
| 3 | Date de réalisation | Échéance. Option "Pour mémoire" si la date n'est pas encore connue |
| 4 | Barre de progression | 0 % (Créée) → 100 % (Terminée) |
| 5 | Mots-clés / Tags | Pour filtrer et organiser |
| 6 | Drapeau de suivi | Indicateur visuel de priorité ou d'alerte |
| 7 | Priorité | Normale, Haute ou Critique |
| 8 | Pièces jointes | Fichiers liés (SharePoint, OneDrive, Google Drive) |
| 9 | Commentaires | Échanges collaboratifs sur l'action |
Statuts d'une action
Rôles RACI sur les actions
| Rôle | Droits |
|---|---|
| Pilote du dossier | Supervise le plan d'action, peut clôturer les actions et modifier tous les champs |
| Responsable de l'action | Réalise l'action. Doit être participant du dossier. |
| Contributeur | Apporte son aide. Doit avoir un compte Perfony, mais pas forcément participant du dossier. |
Modifier une action (2e volet)
Depuis la vue dossier, cliquez sur une action pour :
- Modifier la date de réalisation (option "Pour mémoire" disponible)
- Changer le statut et la progression
- Ajouter des pièces jointes ou commentaires
- Ajouter des contributeurs
- Filtrer, trier, sélectionner en masse
Détail d'une action (3e volet)
Cliquez sur le nom d'une action pour ouvrir le volet de détail :
- Onglet Information : tous les champs modifiables, dont le libellé
- Onglet Commentaires : fil des échanges entre participants
- Onglet Documents : fichiers attachés à cette action
- Onglet Historique : traçabilité complète de toutes les modifications
Créer une action
Dans l'onglet Plan d'action d'un dossier, cliquez en bas de la liste et commencez à taper le libellé. Les autres champs apparaissent automatiquement.
Gérer les sous-actions
Chaque action peut contenir des sous-actions, créées depuis le 3e volet (même processus que les actions principales). Idéal pour décomposer des tâches complexes.
Le menu Actions (vue globale)
Le menu Actions dans la barre latérale affiche toutes vos actions toutes sources confondues (issues de différents dossiers) :
- Vues : tableau, liste ou Kanban
- Filtres : date, priorité, statut, responsable, tags…
- Sélection multiple pour actions groupées
- Enregistrement de vues personnalisées avec alertes email
- Export Excel des actions filtrées
Affichages disponibles
Chapitre 6 — Les Réunions Intermédiaire
La fonctionnalité Réunions permet de structurer et suivre vos échanges en appliquant la méthode RIDA (Relevé des Informations, Décisions et Actions) et en produisant automatiquement un compte-rendu PDF.
Accéder aux réunions
Cliquez sur le menu Réunions pour accéder à toutes les réunions où vous êtes participant. Par défaut, s'affichent les réunions auxquelles vous participez, en vue liste ou calendrier.
Statuts d'une réunion
Composants d'une réunion (onglets)
| Onglet | Utilité |
|---|---|
| Description | Objectifs et termes de référence de la réunion |
| Participants | Gestion des intervenants (présents, absents, excusés) |
| Ordre du jour | Préparation et partage en amont des sujets |
| Plan d'action | Association d'actions existantes du dossier à la réunion |
| Compte rendu | Prise de notes collaborative pendant la réunion |
| Vue Gantt | Affichage Gantt des actions du plan d'action lié |
| Documents | Partage de fichiers liés à la réunion |
| Commentaires | Échanges internes entre participants |
| Occurrences | Suivi de toutes les récurrences de cette réunion |
| Décisions | Liste consolidée de toutes les décisions prises |
Créer et préparer une réunion
Pendant la réunion — prise de décisions et création d'actions
Depuis l'onglet Compte rendu, vous pouvez :
- Saisir les notes de façon collaborative
- Sélectionner un texte et cliquer sur l'icône IA pour identifier automatiquement une action ou une décision
- Créer une action pré-remplie en un clic depuis le compte-rendu
- Utiliser la dictée vocale (Azure AI Speech) pour saisir à la voix
Améliorer le compte-rendu avec l'IA
Une fois vos notes inscrites dans le compte-rendu, le bouton IA vous proposera une amélioration automatique : résumé structuré, liste des décisions, liste des actions — générés en quelques secondes par GPT.
Vue étendue
Activez la vue étendue pour juxtaposer plusieurs onglets sur un même écran (ex. : Plan d'action + Compte rendu côte à côte). Utile pour les animateurs de réunion.
En savoir plus sur la vue étendue
Générer le compte-rendu PDF
Évaluer une réunion
Si le pilote le souhaite, les participants peuvent évaluer la réunion via un formulaire rapide. Les résultats anonymes sont disponibles une fois la période d'évaluation terminée.
Chapitre 7 — Les Rapports Intermédiaire
Le menu Rapports permet de créer des tableaux de bord dynamiques à partir des données issues des actions.
Fonctionnalités principales
- Création de graphiques à partir des critères d'actions (statut, responsable, date…)
- Visualisation des données en temps réel
- Ajout de widgets personnalisés au tableau de bord d'accueil
- Possibilité de filtrer et sauvegarder les vues
Indicateurs disponibles
Chapitre 8 — Les Utilisateurs Intermédiaire
Le menu Utilisateurs permet de gérer les comptes, les niveaux d'accès et le suivi d'activité. Réservé aux utilisateurs avec licence Executive et droits d'administration.
Fonctions disponibles
- Créer un nouvel utilisateur manuellement ou par import Excel
- Modifier les droits, rôles et informations d'un utilisateur
- Désactiver ou supprimer un compte
- Suivre les dernières connexions
- Filtrer les utilisateurs par groupe ou statut
Chapitre 9 — Les Groupes Avancé
Le menu Groupes permet de définir des paramètres globaux pour un ensemble de dossiers. C'est l'outil de standardisation des pratiques entre équipes.
Fonctionnalités
- Créer des champs personnalisés pour les dossiers et les actions
- Personnaliser le format des sous-actions
- Activer la fonction Audit ou Analyse de cause (voir Chapitre 13)
- Définir les droits des participants sur les actions des dossiers du groupe
Chapitre 10 — Paramètres Entreprise Avancé
Ce menu est réservé aux administrateurs disposant d'une licence Executive.
Objectifs et options
- Personnaliser les paramètres de connexion (SSO, 2FA, politique de mots de passe)
- Connecter des services tiers (Microsoft 365, Google Workspace, API REST)
- Définir les niveaux de confidentialité des dossiers et données
Chapitre 11 — Imports Excel (.xls) Intermédiaire
Les imports Excel permettent de créer rapidement des éléments en masse dans Perfony.
Ce que vous pouvez importer
- Utilisateurs — créez plusieurs comptes en une seule opération
- Dossiers — importez une arborescence de projets existante
- Réunions — créez des réunions planifiées en masse
Chapitre 12 — Connecteurs & Intégrations Intermédiaire
Perfony s'intègre dans votre environnement numérique habituel. Ces connecteurs facilitent le travail collaboratif sans multiplier les outils.
Microsoft 365
| Connecteur | Ce que ça apporte |
|---|---|
| Complément Outlook | Transformer un e-mail en action Perfony sans quitter Outlook |
| Plugin Teams | Consulter et gérer réunions, dossiers et actions directement dans Teams |
| Synchronisation Outlook | Vos réunions Perfony apparaissent dans votre calendrier Outlook |
| SharePoint / OneDrive | Attachez des documents hébergés sur votre SharePoint aux actions |
| SSO Azure AD | Connexion simplifiée avec votre compte Microsoft — pas de mot de passe supplémentaire |
Google Workspace
| Connecteur | Ce que ça apporte |
|---|---|
| Google Agenda | Synchronisation automatique des réunions Perfony dans Google Calendar |
| Google Drive | Attachez des fichiers Google Drive à vos actions depuis Perfony |
| SSO Google | Connexion avec votre compte Google — pas de mot de passe supplémentaire |
API REST
Extraction automatique des données vers vos outils d'analyse BI (Power BI, Tableau…). Activable sur demande : support@perfony.com
Chapitre 13 — Fonctionnalités Avancées Avancé
Audit des actions
La fonction Audit permet de suivre la conformité des actions avec un rôle distinct :
- Auditeur (pilote) : vérifie et valide la conformité des actions
- Audité (responsable) : réalise l'action et soumet à validation
Activez cette option dans le menu Groupes.
Analyse de cause (5 Pourquoi / 5M)
Cette fonction applique les méthodes des "5 Pourquoi" et des "5M (Ishikawa)" pour analyser les causes racines des problèmes directement dans Perfony.
Chapitre 14 — Application Mobile Facile
L'application mobile Perfony vous permet de suivre et mettre à jour vos actions en toute simplicité, où que vous soyez. Disponible gratuitement sur iOS et Android.
Fonctions principales
- Visualiser la liste de vos actions et leur statut
- Modifier l'avancement et le statut d'une action
- Ajouter des commentaires ou des photos en pièces jointes
- Recevoir les notifications de nouvelles actions et relances
- Consulter vos tableaux de bord
- Dicter des actions ou des notes à la voix
Télécharger l'application
- iOS : App Store
- Android : Google Play
- Microsoft Teams Mobile : votre plan d'action Perfony est également accessible depuis l'app Teams sur mobile
Checklist de démarrage — Semaine 1
Suivez ces étapes pour être opérationnel(le) en 7 jours :
🗓️ Jour 1 — Les bases
- Créer mon compte sur su.perfony.com (ou accéder à l'URL de mon organisation)
- Me connecter via SSO Microsoft 365 ou Google
- Personnaliser ma page d'accueil avec mes premiers widgets
- Créer mon premier dossier associé à un projet réel
🗓️ Jours 2–3 — Mon premier plan d'action
- Ajouter 5 à 10 actions dans mon dossier (libellé + responsable + échéance)
- Inviter mes collègues dans le dossier et définir leurs rôles
- Explorer les vues Liste, Kanban et Gantt
- Créer et enregistrer une vue filtrée personnalisée
🗓️ Jours 4–5 — Ma première réunion Perfony
- Créer une réunion dans mon dossier et y inviter des participants
- Synchroniser avec Outlook ou Google Calendar (lien ICS)
- Animer la réunion : saisir des notes, créer des actions en direct
- Générer le compte-rendu automatique avec l'IA
- Clôturer la réunion et envoyer le PDF aux participants
🗓️ Jours 6–7 — Aller plus loin
- Installer l'application mobile (iOS ou Android)
- Configurer les intégrations Teams ou Google selon mon environnement
- Créer un premier tableau de bord personnalisé (Rapports)
- Explorer la plateforme de formation en ligne sur perfony-training.com
- S'inscrire à un webinaire Perfony
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Des questions ? L'équipe Perfony est disponible pour vous accompagner à chaque étape.
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