Meine Aktionen als Gruppe verarbeiten (Mehrfachauswahl, Mehrfachaktion)
Rufen Sie Ihre Aktionen im linken Menü auf und klicken Sie auf den zweiten Reiter „Meine Aktionen“.
Sie haben die Möglichkeit, Freigaben im Batch zu bearbeiten, d.h. mehrere davon auszuwählen und ihnen die gleiche Behandlung zukommen zu lassen: das Fälligkeitsdatum aktualisieren, die Anhangsdatei ändern, die Priorität ändern, die Freigaben kündigen…).
Aktivieren Sie dazu das Kästchen wie unten gezeigt.
Wählen Sie die Änderung, die Sie an Ihren Aktionen vornehmen möchten, und deaktivieren Sie die Aktionen, die nicht betroffen sind.
Mit dieser Funktion können Sie bei der Verwendung von Perfony Zeit sparen, zögern Sie also nicht, sie zu nutzen.
Diese Funktion ist auch über Meine Ordner und Meine Besprechungen verfügbar.
Aktionen per E-Mail senden
Aus einer Aktionsliste können Sie mehrere Aktionen auswählen und an beliebige Empfänger per E-Mail senden, mit Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum, Fortschritt und Priorität. Jede Unteraktion folgt ihrer übergeordneten Aktion und ist nach rechts eingerückt: Der Empfänger sieht auf einen Blick, was wovon abhängt.
Bevor Sie beginnen
- Sie müssen die zu sendenden Aktionen sehen: den Aktionsplan eines Ordners, Ihre eigenen Aktionen, ein Suchergebnis oder die Registerkarte Unteraktionen einer Aktion.
- Die Empfänger erhalten die E-Mail an ihre Adresse; sie benötigen kein Perfony-Konto, um sie zu lesen.
Aktionen senden
- Kreuzen Sie die zu sendenden Aktionen an. Das Kontrollkästchen oben in der Liste kreuzt alle angezeigten Aktionen an.
- Öffnen Sie das Menü der Auswahl (Schaltfläche Fälligkeitsdatum aktualisieren oben in der Liste).
- Wählen Sie Per E-Mail senden.
- Geben Sie im Fenster die Adressen der Empfänger ein (getrennt durch „;“ oder „,“), ändern Sie bei Bedarf Betreff und Nachricht und klicken Sie auf Senden. Jede Unteraktion steht eingerückt unter ihrer übergeordneten Aktion.
Unteraktionen ohne ihre übergeordnete Aktion senden
Aus der Registerkarte Unteraktionen einer Aktion, oder wenn Ihre Auswahl eine Unteraktion ohne ihre übergeordnete Aktion enthält, gibt die E-Mail an, von welcher Aktion sie abhängt: die graue Zeile Unteraktion von:, gefolgt vom Namen der übergeordneten Aktion.
Gut zu wissen
- Die Einrückung und die Zeile „Unteraktion von“ erscheinen sowohl in der Vorschau als auch in der empfangenen E-Mail, unabhängig vom E-Mail-Programm.
- Eine Auswahl ohne Unteraktion ergibt eine E-Mail ohne Einrückung.
- Adressen mit Bindestrich, Unterstrich oder „+“ (zum Beispiel jean-pierre.dupont@…) werden so verwendet, wie sie eingegeben wurden. Eine ungültige Adresse wird nicht verwendet, und der Versand wird als fehlgeschlagen gemeldet.