Verwerk mijn acties als een groep (meervoudige selectie, meervoudige actie)
Ga naar uw acties in het linkermenu en klik op het tweede tabblad “Mijn acties”.
U hebt de mogelijkheid om acties in batch te verwerken, d.w.z. om meerdere acties te selecteren en ze identiek te behandelen: de deadline bijwerken, het bijlagebestand wijzigen, de prioriteit wijzigen, de acties beëindigen…).
Om dit te doen, vinkt u het vakje aan zoals hieronder getoond.
Selecteer de wijziging die u in uw acties wilt aanbrengen en vink vervolgens de niet-beïnvloedbare acties uit.
Deze functie bespaart u tijd wanneer u Perfony gebruikt, dus aarzel niet om hem te gebruiken.
Deze functie is ook beschikbaar via Mijn mappen en Mijn vergaderingen.
Acties per e-mail versturen
Vanuit een lijst met acties kunt u meerdere acties selecteren en per e-mail naar wie u maar wilt versturen, met hun verantwoordelijke, vervaldatum, voortgang en prioriteit. Elke subactie volgt haar bovenliggende actie en springt naar rechts in: de ontvanger ziet in één oogopslag wat waarvan afhangt.
Voordat u begint
- U moet de te versturen acties zien: het actieplan van een map, uw eigen acties, een zoekresultaat of het tabblad Subacties van een actie.
- De ontvangers krijgen de e-mail op hun adres; ze hebben geen Perfony-account nodig om hem te lezen.
Acties versturen
- Vink de te versturen acties aan. Het selectievakje bovenaan de lijst vinkt alle weergegeven acties aan.
- Open het menu van de selectie (knop De vervaldatum bijwerken, bovenaan de lijst).
- Kies Per e-mail versturen.
- Voer in het venster de adressen van de ontvangers in (gescheiden door „;” of „,”), pas zo nodig het onderwerp en het bericht aan en klik op Verzenden. Elke subactie staat ingesprongen onder haar bovenliggende actie.
Subacties zonder hun bovenliggende actie versturen
Vanuit het tabblad Subacties van een actie, of wanneer uw selectie een subactie zonder haar bovenliggende actie bevat, vermeldt de e-mail van welke actie ze afhangt: de grijze regel Subactie van: gevolgd door de naam van de bovenliggende actie.
Goed om te weten
- De inspringing en de vermelding „Subactie van” verschijnen zowel in het voorbeeld als in de ontvangen e-mail, ongeacht het e-mailprogramma.
- Een selectie zonder subactie geeft een e-mail zonder inspringing.
- Adressen met een koppelteken, een underscore of een „+” (bijvoorbeeld jean-pierre.dupont@…) worden gebruikt zoals ze zijn ingevoerd. Een ongeldig adres wordt niet gebruikt en de verzending wordt als mislukt gemeld.