1 – Inleiding

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de werkwijze inzake de verwerking van persoonsgegevens en de naleving van de rechten van betrokkenen in het kader van het gebruik van de iPerfony-extranetten van het type [xxx].iperfony.com, evenals alle diensten, applicaties of platforms die door het bedrijf Perfony worden aangeboden.`

De bescherming van persoonsgegevens wordt gewaarborgd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de wet „Informatique et Libertés“. Wanneer functies van Perfony gebruikmaken van systemen voor kunstmatige intelligentie, houdt Perfony ook rekening met de toepasselijke vereisten van Verordening (EU) 2024/1689 inzake kunstmatige intelligentie („AI-wet“), met name op het gebied van transparantie en voorlichting aan gebruikers.

De Perfony-website kan links naar andere websites bevatten. Perfony is niet verantwoordelijk voor de informatiepraktijken of de inhoud van dergelijke andere websites. Perfony Company raadt u aan de privacyverklaringen van andere websites door te nemen om inzicht te krijgen in hun informatiepraktijken.

2 – Beveiliging, opslag en bewaring van persoonsgegevens

Persoons- en andere gegevens worden opgeslagen in onze databanken. Perfony maakt gebruik van enkele van de meest geavanceerde internetbeveiligingstechnologieën van dit moment. Wanneer u toegang krijgt tot uw iPerfony extranet, worden alle verbindingen gemaakt met behulp van Transport Layer Security (TLS) technologie, de meest veilige standaard van dit moment.

Uw informatie wordt beschermd door server authenticatie en data encryptie (2048 Bits sleutel). Alle gegevens worden gecodeerd tussen uw computer en onze server.

Uw gegevens zijn veilig en alleen beschikbaar voor geregistreerde gebruikers in uw bedrijf.

Om elk Perfony-klantenbedrijf te isoleren, is elk iPerfony extranet geïsoleerd en heeft het zijn eigen domeinnaam en database. Dit voorkomt gegevensuitwisseling tussen verschillende iPerfony extranetten en verhoogt het beveiligingsniveau.

Perfony wijst elke gebruiker binnen uw bedrijf een uniek wachtwoord en een unieke gebruikersnaam toe, die hij telkens moet invoeren wanneer hij inlogt.

Bovendien wordt Perfony gehost in een beveiligde serveromgeving die gebruikmaakt van een firewall en andere geavanceerde technologieën om storingen te voorkomen en onbevoegde toegang te verhinderen.

Perfony bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel van de verwerking te bereiken, met inachtneming van de wettelijke en reglementaire beperkingen.

Als u klant bent van Perfony, worden uw gegevens bewaard gedurende de looptijd van het contract en nog 3 jaar daarna, tenzij er specifieke wettelijke bepalingen van toepassing zijn.

3 – Verzamelde gegevens

Anderzijds kunnen wij in het kader van het gebruik van een aan de klant gewijd extranet, in geval van een verzoek om informatie of het aanmaken van een account, alle of een deel van de volgende gegevens verzamelen:

• Voornaam en achternaam
• E-mail adres
• Telefoon
• Bedrijfsnaam
• Postadres
• Professionele informatie: (positie, functie, activiteitensector)
• Foto’s die aan avatars zijn gekoppeld
• Verbindingsgegevens: ID, IP-adres

In het kader van ons voortdurende streven naar verbetering en onze positionering als waarnemingspost voor de kwaliteit van vergaderingen en actieplannen, vragen wij onze gebruikers en contactpersonen bovendien regelmatig via enquêtes om informatie.

4 – Kunstmatige intelligentie en gegevensverwerking

Sommige functies van Perfony kunnen gebruikmaken van kunstmatige intelligentie of het mogelijk maken om Perfony te koppelen aan AI-assistenten van derden.

Afhankelijk van de gebruikte functie kunnen bepaalde gegevens door Perfony worden verwerkt of worden doorgegeven aan de betreffende technologische dienstverleners, met inachtneming van de toegangsrechten, de beveiligingsmaatregelen en de toepasselijke regels inzake gegevensbescherming.

Perfony past bij deze toepassingen de beginselen van transparantie, controle, gegevensminimalisatie en informatiebeveiliging toe.

Raadpleeg onze pagina „Kunstmatige intelligentie in Perfony: transparantie, gegevens en controle” voor meer informatie over de betreffende functies, de gegevens die mogelijk worden verwerkt, de betrokken dienstverleners en de controlemogelijkheden die ter beschikking staan van klanten en gebruikers.

5 – Gebruik van de verzamelde gegevens

De Perfony-account wordt u ter beschikking gesteld door een organisatie waaraan u verbonden bent. Deze organisatie kan :

• Controle en beheer van uw account.
• Toegang tot en verwerking van uw gegevens, met inbegrip van de inhoud van uw gegevens, communicatie en bestanden in verband met uw account.

Als u de toegang tot uw account verliest (bijvoorbeeld bij een verandering van functie), hebt u geen toegang meer tot de gegevens die in Perfony zijn opgeslagen.

Aangezien de toegang tot Perfony wordt verleend door uw organisatie, is uw gebruik van Perfony onderworpen aan het beleid van uw organisatie. Privacygerelateerde verzoeken, met inbegrip van verzoeken om uw gegevensbeschermingsrechten uit te oefenen, dient u te richten aan de beheerder van uw organisatie. Perfony is niet verantwoordelijk voor het privacy- of beveiligingsbeleid of de praktijken van haar klanten, die kunnen afwijken van die welke in deze privacyverklaring worden vermeld.

Perfony verwerkt uw persoonsgegevens om het product aan u en uw organisatie ter beschikking te stellen en, in bepaalde gevallen, voor de legitieme zakelijke activiteiten van Perfony die verband houden met het ter beschikking stellen van het product.

Perfony zal de gegevens over uw surfgedrag gebruiken om de app te laten functioneren en te verbeteren.

6 – Cookies en IP-adressen

Perfony gebruikt cookies om uw interacties met de toepassing te vergemakkelijken en deze relevant te maken. Wanneer u de webtoepassing gebruikt, sturen de servers van Perfony een cookie naar uw computer. Perfony gebruikt twee cookies op zijn webapplicatie:

• Een sessiecookie om uw sessie actief te houden terwijl u de toepassing gebruikt.
• Een analytische cookie (naar de server analytics.perfony.com) die wordt gebruikt voor analyse en verbetering van de toepassing.

Wanneer u uw Perfony-extranet bezoekt, verzamelen wij uw IP-adres om niet-persoonlijke informatie bij te houden en samen te vatten. Perfony maakt bijvoorbeeld gebruik van IP-adressen om na te gaan vanuit welke regio’s gebruikers door de toepassing browsen.

7 – Delen van persoonsgegevens

Met strikte inachtneming van de grondbeginselen van artikel 2 van deze verklaring (Veiligheid), en tenzij uitdrukkelijk vermeld in deze privacyverklaring, zal Perfony in geen geval informatie die door derde partijen is verstrekt, delen, verkopen, verhuren of verhandelen voor hun promotionele doeleinden.

Bovendien kunt u altijd uw toestemming intrekken om uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden te gebruiken en openbaar te maken. U kunt ook te allen tijde bezwaar maken tegen dit gebruik van informatie over u door te schrijven naar het volgende adres: 91 rue du Faubourg Saint Honoré 75008 Parijs (of door ons een e-mail te sturen: rgpd@perfony.com).

Perfony behoudt zich het recht voor om de verstrekte informatie te gebruiken of openbaar te maken indien dit wettelijk vereist is of indien het bedrijf redelijkerwijs van mening is dat het gebruik of de openbaarmaking noodzakelijk is om zijn rechten te beschermen en/of om te voldoen aan een gerechtelijke procedure of een gerechtelijk bevel.

8 – Toegang tot persoonsgegevens

Onze Klanten kunnen hun abonnementsinformatie bijwerken of wijzigen door hun gebruikers- of bedrijfsregistratie te bewerken. Om een gebruikersprofiel of uw bedrijfsinformatie bij te werken, logt u in op uw extranet met uw Perfony wachtwoord en gebruikersnaam en klikt u op “Voorkeuren”. Om de persoonsgegevens te raadplegen die wij van u in ons bezit hebben, kunt u contact met ons opnemen:

Postadres: Perfony SAS – 91 rue du Faubourg Saint Honoré – 75008 Parijs – Frankrijk.

E-mail: rgpd@perfony.com

Per telefoon: +33 1 55 43 76 95

U kunt ons vragen alle persoonsgegevens die wij over u hebben, te wissen. Wij kunnen uw gegevens echter wel bewaren voor archiveringsdoeleinden (met name wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn).

9 – Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) en wijziging van de privacyverklaring

Perfony behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Perfony zal u via de websites van het bedrijf op de hoogte brengen van wezenlijke wijzigingen in deze privacyverklaring, en dit ten minste dertig (30) werkdagen voordat dergelijke wijzigingen van kracht worden.

Perfony heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld, wiens taak het is om ervoor te zorgen dat Perfony voldoet aan de AVG

Zij heeft baat bij organisatorische maatregelen en middelen die haar in staat stellen haar opdracht te vervullen.

De DPO kan worden bereikt voor vragen over deze Privacyverklaring of de informatiepraktijken van de websites van het bedrijf door te klikken op rgpd@perfony.com of door een brief te sturen naar

Perfony SAS – 91 rue du Faubourg Saint Honoré – 75008 Parijs – Frankrijk

Per telefoon: +33 1 55 43 76 95.