Creazione di riunioni

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Se si tiene conto della distinzione tra “istanze” e “eventi”, ci si deve chiedere che cosa si vuole veramente fare ?

Creare une nuova “istanza di decisione”? Oppure aggiungere una data di riunione a un’istanza già esistente?

In ogni caso, apri il menu “Riunione” nel menu a sinistra, poi “Nuova riunione” con il pulsante a destra.

Nella pagina visualizzata, si avrà la possibilità di scegliere tra queste due opzioni.

Creare una nuova «riunione-istanza di decisione”

Scegliendo «nuova riunione», ora potrà aggiungere una nuova istanza decisionale nel suo iPerfony.

Ci sono 4 blocchi di informazioni che possono essere completati.

Il nome

In un primo momento è necessario nominare la sua riunione: COMEX, COPIL, COMOP, Riunione del Progetto XYZ… È l’unica informazione indispensabile per creare l’istanza. Tutte le altre informazioni potranno essere trattate a posteriori.

Oltre al nome, è possibile aggiungere una descrizione della riunione che permetterà a tutti di ricordare perché la riunione è organizzata.

I partecipanti e i loro ruoli

Inoltre, è possibile aggiungere le persone che saranno invitati a riunirsi.

Aprire il menu a discesa o inserire l’inizio di un nome e scegliere la persona interessata. Se il suo ospite non è già registrato nel suo iPerfony, può crearlo automaticamente convalidandolo dopo avere inserito il suo nome. Ricorda che l’aggiunta di partecipanti è totalmente gratuito!

Grazie ai 2 menu a discesa, potrà determinare chi è il manager e chi gestisce la riunione con Lei.

Data, ora, frequenza e luogo

Si può ora fissare la data e l’ora della prima “riunione-evento” utilizzando i menu a discesa.

Si Lei conosce già la frequenza dei suoi eventi futuri, clicca sul pulsante “ruota dentata” per pianificare una periodicità.

Collegare i piani d’azione

L’obiettivo di questa rubrica è di permetterle di collegare la sua riunione con le azioni che si desidera fare seguire dall’organo decisionale che sarà riunito.

Ci sono diverse possibilità

Creare automaticamente un fascicolo che porterà lo stesso nome dell’istanza decisionale: ad esempio, si avrà una riunione “COMEX” e un fascicolo “COMEX”.

Le azioni decise si aggiungeranno al piano d’azione di questo nuovo fascicolo.
Collega la riunione con uno o più fascicoli esistenti. Un clic nell’area di immissione permette di scegliere il o i fascicoli che piloterà durante questa riunione.

Utilizzare criteri multipli per visualizzare un piano d’azione su misura. Scegli tra i fascicoli e i temi per visualizzare solo le azioni che si desidera.

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