Criar uma nova reunião

Se levarmos em conta a distinção entre“instâncias”e“eventos“, temos que nos perguntar o que você realmente quer fazer?

Criar um novo “corpo de decisão”? ou acrescentar uma data de reunião a um fórum já existente?

Em ambos os casos, abra o menu “Reunião” à esquerda, depois “Nova reunião” com o botão à direita.

Na página que aparece, você poderá escolher entre estas duas opções.

Criar uma nova “reunião do órgão de decisão

Ao escolher “nova reunião”, você pode agora acrescentar uma nova instância de decisão em seu iPerfony.

Há 4 blocos de informações que podem ser completados.

O nome

Primeiro, você deve nomear sua reunião: COMEX, COPIL, COMOP, XYZ Project Meeting… Esta é a única informação necessária para criar o corpo. Todas as outras informações podem ser processadas posteriormente.

Além do nome, você pode acrescentar uma descrição da reunião que ajudará todos a se lembrarem por que a reunião está sendo realizada.

Os participantes e seus papéis

Você também pode acrescentar as pessoas que serão convidadas a se encontrar.

Abra o menu suspenso ou digite o início de um nome e escolha a pessoa em questão. Se seu convidado ainda não estiver registrado em seu iPerfony, você poderá criá-lo automaticamente através da validação após digitar seu nome. Lembre-se de que adicionar participantes é totalmente gratuito!

Graças aos 2 menus suspensos, você poderá determinar quem é o gerente e quem está liderando a reunião com você.

Data, hora, freqüência e local

Agora você pode definir a data e a hora do primeiro “evento” usando os menus drop-down.

Se você já sabe a freqüência de seus eventos futuros, clique no botão “cogwheel” para planejar uma periodicidade.

Link para planos de ação.

O objetivo desta seção é permitir que você ligue sua reunião e as ações que deseja que sejam seguidas pelo órgão decisório que será convocado.

Há várias possibilidades

1. Crie automaticamente uma pasta com o mesmo nome de seu órgão decisório: por exemplo, você terá uma reunião “COMEX” e uma pasta “COMEX”.
   As ações decididas serão acrescentadas ao plano de ação deste novo dossiê.
2. Vincular a reunião com uma ou mais pastas existentes. Um clique no campo de entrada permite que você escolha a(s) pasta(s) que você irá pilotar durante esta reunião.
3. Use múltiplos critérios para exibir um plano de ação personalizado. Escolha entre pastas e temas para exibir apenas as ações que você deseja.
4. Não se vincule a um plano de ação. Terá a oportunidade de o fazer mais tarde.

Um plano de ação sempre atualizado

O plano de ação de uma reunião pode mostrar só as ações de uma pasta que seguem uma regra, por exemplo aquelas cujo campo “Escalonamento” vale “Sim”. Essa lista se mantém atualizada sozinha: uma ação que deixa de seguir a regra sai dela na hora, e as alterações feitas pelos outros participantes aparecem sem recarregar a página.

Antes de começar

• Uma reunião cujo plano de ação é filtrado pelo valor de um campo personalizado (configuração do plano de ação da reunião).
• Uma pasta cujo modelo inclui esse campo.

Uma ação que sai do plano de ação

Na linha de uma ação exibida, mude o valor do campo usado como regra: aqui “Escalonamento”, abaixo do nome da ação, de “Sim” para “Não”.

A linha é sinalizada com a mensagem “Esta ação não faz mais parte do plano de ação da reunião.”, se recolhe e depois desaparece. O restante da lista não se move.

O mesmo acontece se você mover a ação para outra pasta. Se a ação estava aberta no painel da direita, o painel passa para a ação seguinte.

As alterações dos outros participantes

Durante a reunião, cada participante que está com o plano de ação aberto vê as alterações dos outros em até 30 segundos, sem recarregar:

• uma ação que sai do plano é sinalizada e depois se recolhe;
• uma ação alterada (nome, responsável, prazo, campo) é atualizada no lugar, sem mudar de posição;
• uma ação que entra no plano aparece no topo da lista.

Bom saber

• A atualização para enquanto a aba do navegador está em segundo plano e recomeça assim que você volta.
• Ela termina quando a reunião é encerrada.
• Mudar um valor que não afeta a regra deixa a linha no lugar.