Maak een nieuwe vergadering

Als wij rekening houden met het onderscheid tussen“instanties” en“gebeurtenissen“, moeten wij ons afvragen wat u werkelijk wilt doen.

Een nieuw “besluitvormend orgaan” oprichten? of een vergaderdatum toevoegen aan een bestaand forum?

In beide gevallen opent u het menu “Vergadering” aan de linkerkant en vervolgens “Nieuwe vergadering” met de knop aan de rechterkant.

Op de pagina die verschijnt, kunt u kiezen tussen deze twee opties.

Maak een nieuwe “besluitvormingsvergadering

Door “nieuwe vergadering” te kiezen, kunt u nu een nieuwe beslissingsinstantie in uw iPerfony toevoegen.

Er zijn 4 blokken met informatie die kunnen worden ingevuld.

De naam

Ten eerste moet u uw vergadering een naam geven: COMEX, COPIL, COMOP, XYZ Project Meeting… Dit is de enige informatie die nodig is om het lichaam te creëren. Alle andere informatie kan achteraf worden verwerkt.

Naast de naam kunt u ook een beschrijving van de vergadering toevoegen, zodat iedereen weet waarom de vergadering wordt gehouden.

Deelnemers en hun rol

U kunt ook de mensen toevoegen die zullen worden uitgenodigd om elkaar te ontmoeten.

Open het keuzemenu of voer het begin van een naam in en kies de betrokken persoon. Indien uw gast nog niet in uw iPerfony geregistreerd is, kunt u deze automatisch aanmaken door te valideren nadat u zijn naam hebt ingevoerd. Vergeet niet dat het toevoegen van deelnemers helemaal gratis is!

Dankzij de 2 uitklapmenu’s kunt u bepalen wie de manager is en wie de vergadering met u leidt.

Datum, tijd, frequentie en plaats

U kunt nu de datum en het tijdstip van de eerste “vergadering-gebeurtenis” instellen met behulp van de vervolgkeuzemenu’s.

Als u de frequentie van uw toekomstige gebeurtenissen al kent, klikt u op de knop “tandwiel” om een periodiciteit te plannen.

Link naar actieplannen.

Het doel van dit gedeelte is u in staat te stellen een verband te leggen tussen uw vergadering en de acties die u wilt laten volgen door het besluitvormingsorgaan dat bijeengeroepen zal worden.

Er zijn verschillende mogelijkheden

1. Maak automatisch een map aan met dezelfde naam als uw besluitvormingsorgaan: u hebt bijvoorbeeld een “COMEX”-vergadering en een “COMEX”-map.
   De acties waartoe wordt besloten, zullen aan het actieplan van dit nieuwe dossier worden toegevoegd.
2. Koppel de vergadering aan een of meer bestaande mappen. Een klik in het invoerveld laat u toe de map(pen) te kiezen die u tijdens deze vergadering zal loodsen.
3. Gebruik meerdere criteria om een aangepast actieplan weer te geven. Kies uit mappen en thema’s om alleen de acties weer te geven die u wilt.
4. Niet koppelen aan een actieplan. U krijgt daar later nog de kans voor.

Een actieplan dat altijd actueel blijft

Het actieplan van een vergadering kan alleen de acties van een map tonen die aan een regel voldoen, bijvoorbeeld die waarvan het veld „Escalatie” op „Ja” staat. Deze lijst houdt zichzelf actueel: een actie die niet meer aan de regel voldoet, verdwijnt er meteen uit, en de wijzigingen van de andere deelnemers verschijnen zonder de pagina opnieuw te laden.

Voordat u begint

• Een vergadering waarvan het actieplan is gefilterd op de waarde van een aangepast veld (configuratie van het actieplan van de vergadering).
• Een map waarvan het sjabloon dit veld bevat.

Een actie die het actieplan verlaat

Wijzig in de regel van een weergegeven actie de waarde van het veld dat als regel dient: hier „Escalatie”, onder de naam van de actie, van „Ja” naar „Nee”.

De regel wordt gemarkeerd met het bericht „Deze actie maakt geen deel meer uit van het actieplan van de vergadering.”, klapt in en verdwijnt dan. De rest van de lijst blijft staan.

Hetzelfde gebeurt als u de actie naar een andere map verplaatst. Was de actie geopend in het rechterdeelvenster, dan gaat het deelvenster naar de volgende actie.

De wijzigingen van de andere deelnemers

Tijdens de vergadering ziet elke deelnemer die het actieplan geopend heeft, de wijzigingen van de anderen binnen 30 seconden, zonder opnieuw te laden:

• een actie die het plan verlaat, wordt gemarkeerd en klapt dan in;
• een gewijzigde actie (naam, verantwoordelijke, vervaldatum, veld) wordt ter plaatse bijgewerkt, zonder van positie te veranderen;
• een actie die in het plan komt, verschijnt bovenaan de lijst.

Goed om te weten

• Het vernieuwen pauzeert zolang het browsertabblad op de achtergrond staat en hervat zodra u terugkomt.
• Het stopt bij het afsluiten van de vergadering.
• Een waarde wijzigen die de regel niet beïnvloedt, laat de regel op zijn plaats.