Crear una nueva reunión

Si tenemos en cuenta la distinción entre«instancias» y«eventos«, tenemos que preguntarnos ¿qué es lo que realmente quieres hacer?

¿Crear un nuevo «órgano de decisión»? o añadir una fecha de reunión a un foro existente?

En ambos casos, abra el menú «Reunión» de la izquierda, y luego «Nueva reunión» con el botón de la derecha.

En la página que aparece, podrá elegir entre estas dos opciones.

Crear una nueva «reunión de órganos de decisión

Al elegir «nueva reunión», ahora puede añadir una nueva instancia de decisión en su iPerfony.

Hay 4 bloques de información que se pueden completar.

El nombre

En primer lugar, debe nombrar su reunión: COMEX, COPIL, COMOP, Reunión del Proyecto XYZ… Esta es la única información necesaria para crear el organismo. El resto de la información se puede procesar después.

Además del nombre, puede añadir una descripción de la reunión que ayude a todos a recordar por qué se celebra.

Los participantes y sus funciones

También puede añadir las personas que serán invitadas a reunirse.

Abra el menú desplegable o introduzca el principio de un nombre y elija a la persona en cuestión. Si su invitado no está ya registrado en su iPerfony, podrá crearlo automáticamente validando después de introducir su nombre. Recuerda que añadir participantes es totalmente gratuito.

Gracias a los 2 menús desplegables, podrá determinar quién es el gestor y quién dirige la reunión con usted.

Fecha, hora, frecuencia y lugar

Ahora puede fijar la fecha y la hora de la primera «reunión-evento» utilizando los menús desplegables.

Si ya conoce la frecuencia de sus futuros eventos, haga clic en el botón «rueda dentada» para planificar una periodicidad.

Enlace a los planes de acción.

El objetivo de esta sección es permitirle vincular su reunión y las acciones que desea que siga el órgano de decisión que se convoque.

Hay varias posibilidades

1. Cree automáticamente una carpeta con el mismo nombre que su órgano de decisión: por ejemplo, tendrá una reunión «COMEX» y una carpeta «COMEX».
   Las acciones decididas se añadirán al plan de acción de este nuevo expediente.
2. Vincular la reunión con una o varias carpetas existentes. Un clic en el campo de entrada le permite elegir la(s) carpeta(s) que va a pilotar durante esta reunión.
3. Utilice múltiples criterios para mostrar un plan de acción personalizado. Elija entre carpetas y temas para mostrar sólo las acciones que desee.
4. No se vincula a un plan de acción. Tendrá la oportunidad de hacerlo más adelante.

Un plan de acción siempre actualizado

El plan de acción de una reunión puede mostrar solo las acciones de una carpeta que cumplen una regla, por ejemplo aquellas cuyo campo «Escalada» vale «Sí». Esta lista se mantiene actualizada sola: una acción que deja de cumplir la regla sale de ella al instante, y los cambios hechos por los demás participantes aparecen sin recargar la página.

Antes de empezar

• Una reunión cuyo plan de acción está filtrado por el valor de un campo personalizado (configuración del plan de acción de la reunión).
• Una carpeta cuya plantilla incluye ese campo.

Una acción que sale del plan de acción

En la línea de una acción mostrada, cambie el valor del campo que sirve de regla: aquí «Escalada», bajo el nombre de la acción, de «Sí» a «No».

La línea se marca con el mensaje «Esta acción ya no forma parte del plan de acción de la reunión.», se pliega y luego desaparece. El resto de la lista no se mueve.

Lo mismo ocurre si traslada la acción a otra carpeta. Si la acción estaba abierta en el panel derecho, el panel pasa a la acción siguiente.

Los cambios de los demás participantes

Durante la reunión, cada participante que tiene abierto el plan de acción ve los cambios de los demás en menos de 30 segundos, sin recargar:

• una acción que sale del plan se marca y luego se pliega;
• una acción modificada (nombre, responsable, vencimiento, campo) se actualiza en su sitio, sin cambiar de posición;
• una acción que entra en el plan aparece al principio de la lista.

Conviene saber

• La actualización se detiene cuando la pestaña del navegador está en segundo plano y se reanuda en cuanto vuelve.
• Termina al cerrar la reunión.
• Cambiar un valor que no afecta a la regla deja la línea en su sitio.