Mitglieder eines Ordners hinzufügen, ändern oder löschen

Nur der Eigentümer und die Miteigentümer eines Ordners (je nach Rechteeinstellung) können die Teilnehmerliste ändern.

Über das Menü „…“ eines Ordners: Teilnehmer verwalten

Das Menü … eines Ordners bietet den Eintrag Teilnehmer verwalten. Er zeigt alle Teilnehmer des Ordners mit ihrer Rolle. Dort fügen Sie Personen hinzu, ändern Rollen und entfernen Teilnehmer und übernehmen anschließend alles mit einer einzigen Bestätigung, nach einer Zusammenfassung. Dieselben Änderungen lassen sich auf die von Ihnen gewählten Unterordner anwenden.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen das Recht, die Teilnehmer des Ordners zu verwalten (Eigentümer oder Miteigentümer, je nach Rechteeinstellung). Andernfalls ist der Menüeintrag ausgegraut.
• Nur Personen, die pilotieren dürfen, können Eigentümer oder Miteigentümer werden.

Das Fenster öffnen

1. Klicken Sie in Meine Ordner auf das Menü … des Ordners.
2. Wählen Sie Teilnehmer verwalten.

Hinzufügen, Rollen ändern, entfernen

1. Um eine Person hinzuzufügen, geben Sie ihren Namen unter Teilnehmer hinzufügen ein und wählen Sie sie aus: Sie erscheint oben in der Liste, markiert mit Hinzuzufügen.
2. Kreuzen Sie in jeder Zeile die gewünschte Rolle an: Eigentümer, Miteigentümer, Teilnehmer oder Zur Information. Wenn Sie die Rolle Eigentümer einer anderen Person geben, wird der bisherige Eigentümer zum Miteigentümer.
3. Um eine Person zu entfernen, klicken Sie auf ihren Papierkorb. Der Eigentümer kann nicht entfernt werden.
4. Klicken Sie auf Weiter.

Auch auf Unterordner anwenden

Hat der Ordner Unterordner, bietet ein Schritt an, dieselben Änderungen auch dort anzuwenden.

1. Kreuzen Sie die betroffenen Unterordner an: Hinzugefügte Personen oder Personen mit geänderter Rolle erhalten dort dieselbe Rolle, entfernte Personen werden dort entfernt.
2. Klicken Sie auf Weiter.

Prüfen und bestätigen

1. Die Zusammenfassung listet die Hinzufügungen, Rollenänderungen und Entfernungen auf und nennt die Anzahl der betroffenen Unterordner. Klicken Sie auf Bestätigen. Mit Zurück können Sie korrigieren.

Gut zu wissen

• Eine entfernte Person hat keinen Zugriff mehr auf den Ordner und die Aktionen, für die sie verantwortlich ist: Das Fenster weist Sie darauf hin.
• In einem Unterordner wird der Eigentümer nie entfernt oder herabgestuft: Die abschließende Meldung nennt, was nicht übernommen wurde, und warum.
• Ein nicht angekreuzter Unterordner ändert sich nie.
• Eine Besprechung, deren Teilnehmer mit dem Ordner synchronisiert sind, übernimmt die Änderungen.
• Die Registerkarte Teilnehmer des Ordners bleibt für eine schnelle Änderung einer einzelnen Person verfügbar.

Über die Registerkarte Teilnehmer eines Ordners

Wählen Sie dazu einen Ordner in der Liste Ihrer Ordner aus und gehen Sie auf die Registerkarte „Teilnehmer“.

Hinzufügen eines Mitglieds zu einem Ordner

Geben Sie in der Fußzeile den Namen eines neuen Benutzers ein.
Sobald Sie die ersten 3 Zeichen eingegeben haben, wird eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten angezeigt, unter denen Sie den Namen der gewünschten Person finden.

Geben Sie seine Rolle an (Miteigentümer, Teilnehmer oder zur Information) und bestätigen Sie dann.

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Wenn die Person, die Sie hinzufügen möchten, noch nicht in Ihrem Perfony-Bereich registriert ist, kein Problem. Klicken Sie auf das Symbol „Neuen Benutzer anlegen“, um ihn hinzuzufügen.

Symbol „Neuen Benutzer anlegen

Denken Sie daran, dass das Hinzufügen von Benutzern mit der Kollaborator-Lizenz völlig kostenlos und unbegrenzt ist!

Nachdem der Benutzer hinzugefügt wurde, geben Sie seine Rolle über das Dropdown-Menü an und bestätigen Sie.

Ändern der Rolle eines Mitglieds eines Ordners

Wählen Sie das betreffende Mitglied aus, indem Sie auf sein Kästchen in der Liste der Mitglieder eines Ordners klicken.
Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol unter seinem Namen.

Sie erscheint im „Bearbeitungs“-Modus unten auf der Seite.

Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um seine Rolle zu ändern und dann zu bestätigen.

Löschen eines Mitglieds aus einem Ordner

Wählen Sie auf die gleiche Weise das betreffende Mitglied aus, indem Sie auf sein Kästchen in der Liste der Mitglieder eines Ordners klicken.
Klicken Sie auf das Löschsymbol unter seinem Namen.

In einem Bestätigungsfenster können Sie Ihre Auswahl bestätigen.

Es ist immer möglich, ein Mitglied, das fälschlicherweise aus einem Ordner entfernt wurde, wieder hinzuzufügen.