Vergaderingen voorbereiden met Claude

Waar dient het voor?

Met de Perfony-connector voor Claude (claude.ai) kun je in gewone taal vragen stellen over je projecten. Claude leest je Perfony-gegevens en geeft je antwoord. In versie 3.63 zijn vier vragen toegevoegd:

• “Welke taken van het Atlas-project lopen achter?” Claude somt de openstaande taken op waarvan de deadline is verstreken, gerangschikt van de grootste tot de kleinste achterstand, met vermelding van de verantwoordelijke, het aantal dagen achterstand en het aantal uitstelverzoeken.
• „Bereid de volgende vergadering van het Atlas-project voor.” Claude zoekt de volgende vergadering op en stelt een agenda voor: de reeds geplande punten, de achterstallige acties, de acties die vóór de volgende vergadering moeten zijn afgerond, de besluiten van de vorige vergadering waarvoor nog geen actie is ondernomen, en ter informatie: de acties die inmiddels zijn afgerond.
• „Geef een overzicht van de besluiten van het Atlas-project.” Claude neemt de besluiten van de vergaderingen van de afgelopen zes maanden, of van de gevraagde periode, door en geeft voor elk besluit aan of er een actie is om het uit te voeren: geen actie, in uitvoering of voltooid.
• „Over welke onderwerpen van het Atlas-project moet een besluit worden genomen? ” Claude brengt de punten in kaart die op een beslissing lijken te wachten, waarbij hij telkens de reden aangeeft: actie minstens 3 keer uitgesteld, meer dan 30 dagen achterstand, geblokkeerd door een achterstallige deelactie, vraag in een opmerking onbeantwoord gebleven, agendapunt besproken zonder besluit.

Submappen worden alleen meegenomen als u daar om vraagt („… en de bijbehorende submappen“).

Voordat je begint

• De connector moet voor uw bedrijf zijn geactiveerd: vraag dit aan uw contactpersoon bij Perfony. Anders geeft Perfony de melding ‘Connector niet geactiveerd’ weer.
• Je hebt een Claude-account nodig om een aangepaste connector toe te voegen.

Perfony koppelen aan Claude

• Voeg in Claude een aangepaste connector toe met het adres dat Perfony heeft verstrekt.
• Claude opent een Perfony-pagina: voer het e-mailadres van je Perfony-account in en klik vervolgens op Doorgaan.

• Als er meerdere Perfony-accounts zijn die dit adres gebruiken, kies dan welk account u wilt aanmelden.
• Log in met uw Perfony-wachtwoord.
• Perfony vraagt je om Claude toestemming te geven om toegang te krijgen tot je account: klik op Toestaan.

Vervolgens kunt u uw vragen stellen in Claude.

Goed om te weten

• Claude ziet alleen wat u in Perfony ziet: de antwoorden houden zich strikt aan uw rechten.
• Claude schrijft de agenda pas in de vergadering opnadat u dit in het gesprekhebt bevestigd. Als u de agenda beheert, worden de punten toegevoegd; als u alleen deelnemer bent, worden ze voorgesteld aan de vergaderleider. Bestaande punten worden nooit gewijzigd.
• Perfony heeft geen markering ‘nog te beslissen’: de te beoordelen onderwerpen worden afgeleid uit de bovenstaande signalen. Controleer de lijst voordat u deze presenteert.
• Als een nieuwe vraag niet wordt herkend, verwijder dan de connector in Claude en voeg deze vervolgens opnieuw toe: Claude werkt dan de lijst met mogelijke vragen bij.