Quand Perfony rencontre Louis VAREILLE, Réuniologue

Après un parcours de près de 30 ans chez un des leaders mondiaux de l’agro-alimentaire, en France comme à l’étranger, Louis Vareille a créé en 2017 l’École Internationale de Réuniologie qu’il dirige aujourd’hui.

Dans la même année, il publie son premier livre « Vivre sa vie en mode Skype et 15 autres idées simples pour trouver le bonheur au travail et au-delà ».

Perfony a voulu en savoir plus sur Louis Vareille, le « Réuniologue ».

 

Dès nos premiers échanges, je suis surpris (à la fois intrigué et amusé) par le style de Louis Vareille : simple, positif, très accessible, d’humeur joyeuse… Bien loin des têtes dépitées que l’on peut voir à la sortie des réunions. On avait échangé deux emails il y a un an au sujet d’un article qu’il préparait sur les solutions logicielles pour améliorer les réunions, je l’appelle. 2 minutes plus tard nous nous tutoyons.

Je m’interroge donc : y-a-t il un lien entre cette attitude, cet état d’esprit, et la performance en réunion ?

Bien évidemment et pour deux raisons au moins :

La première, c’est que le temps est devenu une ressource de plus en plus rare. Aussi, il n’y a rien de plus appréciable que de faire un bon usage de son temps. Nous vivons tous de plus en plus mal une attente devant un guichet SNCF, à la table d’un restaurant voire devant notre écran de smartphone alors que l’application n’a pas répondu dans la seconde.

La deuxième, c’est la conviction qu’une des plus grandes sources de joie dans la vie est liée à l’observation du progrès. Le sien, celui de nos proches, et celui d’autres, notamment si nous y avons contribué. Souvenez-vous du jour où votre enfant est resté en équilibre sur son vélo juste après lui avoir retiré les roulettes stabilisatrices.

De la même manière, rien de mieux que l’expérience que l’on peut vivre collectivement de constater que les ajustements décidés lors d’une réunion sont mis en œuvre la fois suivante et contribuent à l’efficacité.

La joie est dans le progrès

On peut discuter sur efficacité et efficience.

  • L’efficacité fait référence au résultat obtenu : « nous avons été efficaces car nous avons atteint l’objectif. »
  • L’efficience fait référence aux ressources mises en œuvre : « nous avons été efficients, car nous avons atteint l’objectif avec un minimum de ressources consommées (durée et nombre de participants). »

 

Et pourquoi fais-tu un lien quasi systématique entre réunions performantes et bonheur au travail ?
Si comme le dit Sartre,
« l’enfer, c’est les autres », alors on suppose que cet instant qui impose la relation à autrui devrait être un moment désagréable… En réponse, tu sembles dire « le bonheur c’est les autres » ?

Sartre exprime une sorte d’arrogance misanthropique. Moi j’ai la conviction que seul le collectif et la mise en « raisonnance » de la différence permettent d’atteindre la puissance. En version proverbe africain ça donne : « tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ».

Bien entendu, cette différence peut générer l’enfer si elle n’est ni acceptée, ni gérée.

Et pourtant, quoi de mieux qu’un moment passé à plusieurs, à imaginer une ambition, produire des idées, prendre des décisions, notamment si chacun a le sentiment d’y avoir contribué.

Je garde en tête cette citation de Sacha Guitry repérée dans un livre de Didier NOYE

« il y en a qui parlent, qui parlent … jusqu’à ce qu’ils aient trouvé quelque chose à dire ».

Je suis certain que cela te parle.

 

Toi qui as passé 10 ans à l’étranger, as-tu constaté des particularités culturelles liées aux réunions suivant les pays ? Les media aiment bien parler d’un « mal typiquement français » ; qu’en est-il vraiment ?

Ce qui est clair c’est qu’il existe de véritables différences culturelles dans la manière avec laquelle les individus et les organisations gèrent les réunions en fonction des pays.

En Allemagne, les réunions démarrent très précisément à l’heure prévue, en rentrant immédiatement dans le cœur de l’ordre du jour. Les échanges informels sont gardés pour la fin. Sans doute avez-vous observé qu’il n’en va pas de même en France.

Au Royaume Uni, une réunion doit commencer par une blague racontée par l’animateur. Dans laquelle il veillera à utiliser le plus d’idiomes possibles, de manière à ce qu’aucun des étrangers ne puissent comprendre. Il faut avoir appris à sourire sur commande , si vous ne voulez pas passer pour un inculte.

J’ai aussi en tête le fameux « small talk » des américains, systématique avant que la réunion ne commence.

Si les pratiques culturelles sont différentes, toutefois beaucoup de pays sont confrontés au sujet de l’efficacité et du temps passé en réunion.

Tout comme en France, les chiffres aux États-Unis sont effroyables.

Néanmoins il existe des solutions pour mettre en place des pratiques simples qui sont acceptables et performantes dans tout contexte, y compris international, et qui contribuent à créer une culture partagée.

 

Perfony et l’École Internationale de Réuniologie, nous partageons le même constat : les réunions constituent pour beaucoup un irritant, sans que cela déclenche de véritables actions pour y remédier … A ton avis, pourquoi ?

Qu’est-ce qui rend si difficile le changement sur ce sujet, alors qu’il est en œuvre de manière quasiment systématique dans d’autres aspects des organisations ?

La première raison, c’est la nature humaine. L’homme est un animal grégaire. Les réunions sont des lieux de socialisation. J’ai même un ami qui les qualifie de zone tampon entre le travail et la vie personnelle.

Ensuite, dans beaucoup d’organisations, la présence à une réunion exprime une reconnaissance implicite d’un statut au sein de l’organisation, parfois même au Comité de Direction pour récompenser un engagement individuel et la loyauté auprès du dirigeant historique.

Ma présence à certaines réunions me permet d’avoir un accès à des informations qui renforce mon statut dans l’organisation. Je ne veux surtout pas prendre le risque d’être hors circuit, d’avoir les informations après d’autres.

De plus, dans certaines situations, mon boss n’est jamais disponible pour s’intéresser à ce que je fais, notamment car il passe l’essentiel de son temps en réunion. Aussi certaines réunions me permettent de parler de mes activités et de devenir visible dans l’organisation, et tout particulièrement auprès des niveaux hiérarchiques supérieurs.

Dans d’autres cas, liée à certaines personnalités, la réunion peut être l’endroit qui me permet de contourner mon manque de courage. J’aime avoir des idées mais décider me fait peur. Je vais alors me servir des réunions pour faire valoir mes idées et faire prendre les décisions par les autres. C’est le mode « courage fuyons ! »

Par ailleurs, certaines personnes ayant peur du vide, ressentent les réunions comme le fléau de leur agenda quotidien, mais que deviendraient- ils si les réunions venaient à disparaître ? Que feraient-ils de leur temps ?

 

Quand on voit comme les réunions sont universellement détestées, j’ai envie de dire « changer les réunions, c’est changer le monde ». Perfony et Louis Vareille on est dans le même bateau : alors comment fait-on pour enclencher le processus pour changer le monde ?

Changer le monde… une réunion après l’autre.

S’intéresser à l’amélioration de mes réunions c’est prendre le risque de reconnaître implicitement mes carences, et les exposer publiquement. Ce qui n’est jamais facile.

Pour expliquer comment enclencher le changement dans les réunions, j’utilise depuis peu une métaphore où il est question de crème chantilly. Je te raconte : « sans doute as-tu déjà préparé de la crème chantilly :  un bol, de la crème fleurette, un peu de sucre vanillé , 10 minutes de fouet manuel pour les plus courageux ou 5 minutes de batteur électrique. Un jour ta meilleure amie te dit : essaie de mettre le bol 1h au congélateur la prochaine fois que tu fais de la chantilly. Un seul essai suffira, pour ne plus jamais imaginer faire de la chantilly sans refroidir le bol à l’avance. »

De la même manière, transformer les réunions passe par la mise en œuvre de gestes simples, fondés sur le bon sens, dont on peut évaluer l’efficacité dès la première fois. Le progrès c’est un pas après l’autre, un pas chaque jour.

Vous avez des réunions pourries, mais vous n’osez pas les remettre en cause car vous allez remettre en cause un historique, des habitudes etc … Pour que les choses bougent, il faut choisir des ajustements dont les bénéfices sont immédiats, dès le premier essai… Comme pour la crème chantilly.

 

On sait tous que sur le chemin de l’amélioration, il faut d’abord passer par la case « évaluation ». Alors quels sont pour toi les bons indicateurs de performance d’une réunion ? (chez Perfony on évalue l’animation de la réunion, la pertinence des sujets abordés et la réalisation des décisions prises)

Pour moi toute réunion se justifie par son objectif. Qu’il soit SMART ou pas, mais au moins « qualifiable », « définissable », avec la capacité de vérifier son atteinte. C’est le point de départ

L’objectif doit être défini de manière à être mesuré en fin de réunion.

La deuxième idée : c’est l’énergie que doit apporter une réunion. Quand on prend le temps de poser la question aux participants « comment ressortez-vous de ces échanges », la réponse doit être « plein d’énergie ». Une réunion est un moment particulier pour faire le plein d’énergie individuelle et collective. Les participants doivent se dire « c’est la bonne décision, c’est un bon moyen de servir la raison d’être de l’organisation. J’ai envie d’en être. »

Troisièmement : notre contribution. Le rôle que l’on peut jouer par son expertise ou sa contribution (c’est ça qui donne de l’énergie). Si les décisions sont arrêtées d’avance et que mon avis et/ou mon expertise ne sont pas considérés, je risque de me fermer, et aurais l’impression d’être incompétent et inutile.

C’est ainsi que toute réunion doit être évaluée. Idéalement alors que tous les participants sont encore dans la salle en posant 3 questions :

  • Que pensons-nous du résultat obtenu ?
  • Que pensons-nous de la manière avec laquelle la réunion s’est déroulée ?
  • Que ferons-nous mieux la prochaine fois ?

En appliquant ces trois principes : clarté de l’objectif, contribution de tous et évaluation de l’expérience collective, il est possible de faire de chaque réunion un moment à la fois productif, engageant et apprenant (la promesse de la Réuniologie).

Ne pas prendre le temps de l’évaluation, c’est s’exposer à ce qu’un expert américain appelle le « meeting recovery syndrom », le temps passé à la machine à café pour purger les émotions (joie, frustration, insatisfaction…) que l’on n’a pas pu partager avec le reste du groupe.

 

Aristote nous enseigne que « le commencement est beaucoup plus que la moitié de l’objectif ». Alors si les lecteurs devaient ne retenir qu’une seule idée pour soigner leurs réunions, ou au moins pour faire le premier pas, que conseillerais-tu ?

Je t’en propose deux.

Être clair sur le résultat attendu pour la réunion. C’est le 1er secret de la Réuniologie : « commencer par la fin », autrement exprimé répondre à la question « qu’est ce qui nous fera dire que le temps que nous allons passer en réunion aura été utile ? »

C’est la clé !

Ensuite, je dirai « osez l’évaluation ». Prendre le temps de s’interroger idéalement alors que le groupe est toujours présent, sur la qualité de la réunion.

C’est le 3eme secret de la Réuniologie : « faire mieux demain ».

Et se servir de cette évaluation pour décider ensemble un engagement, pas plus d’un, qui sera mis en œuvre lors de la prochaine réunion.

Merci beaucoup Louis pour cet échange. Je suis certain que la qualité de ton analyse et tes conseils seront appréciés par beaucoup de lecteurs.

 

Pour en savoir plus sur la réuniologie :
www.reuniologie.com

 

Un passage sur TF1 rapporté sur Linkedin :
 

 

 

 

 

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