Réunion à distance ou réunion physique ?

« On se voit, ou on fait une visio ? » La question revient chaque semaine dans la plupart des équipes. Certaines entreprises privilégient la réunion à distance et s'en félicitent ; d'autres sont plus à l'aise en présentiel. Il n'y a pas de réponse universelle, mais il y a de bons critères pour choisir.

Les avantages et les limites de la réunion à distance

La réunion à distance, en visioconférence ou par téléphone, présente des avantages non négligeables. Plus besoin de réserver une salle, de vérifier que le café est prêt ou d'attendre que chacun ait traversé le bâtiment. La technologie fait économiser un temps précieux :

• pas de déplacement, ce qui permet de réunir des personnes de sites ou de pays différents ;
• une organisation plus souple, qui se cale facilement dans les agendas ;
• un cadre plus formel, plus facile à tenir dans le temps imparti ;
• des outils intégrés : partage d'écran, documents communs, enregistrement et transcription.

Elle a aussi ses limites. Elle demande un minimum de matériel et de bonnes conditions de connexion. Elle facilite le « multitâche » : on lit ses e-mails pendant que les autres parlent. Les échanges informels, ceux qui soudent une équipe, y trouvent peu de place. Et les signaux non verbaux passent mal à l'écran, ce qui complique les sujets délicats.

Les avantages et les limites de la réunion physique

Les réunions physiques ont une sorte de cachet, une âme. Elles font appel à tous nos sens et soudent davantage les équipes :

• des échanges plus riches, avec les regards, les gestes et les réactions de chacun ;
• une meilleure qualité d'écoute pour les sujets sensibles ou les désaccords ;
• plus de créativité pour les ateliers, le travail au tableau, la résolution de problèmes ;
• le lien humain des moments avant et après la réunion.

Elles ne sont pas pour autant parfaites. Mal préparées, elles sont souvent synonymes d'ennui, de consultation discrète des e-mails et de téléphone sous la table. Elles imposent des déplacements, une salle disponible, et ont tendance à déborder du temps prévu.

Réunion à distance ou en présentiel : le comparatif

Quel format choisir selon le type de réunion ?

Le plus simple est de partir de l'objectif de la réunion :

• Point d'avancement, réunion d'équipe hebdomadaire, suivi de projet : la réunion à distance convient très bien, surtout si l'ordre du jour est court et les actions déjà suivies.
• Information descendante, présentation de résultats : à distance, avec partage d'écran et enregistrement pour les absents.
• Lancement de projet, séminaire, construction d'une stratégie : en présentiel, pour créer une dynamique commune.
• Atelier de résolution de problème, réflexion créative : en présentiel de préférence.
• Sujet sensible, conflit, annonce difficile, entretien individuel important : en présentiel chaque fois que c'est possible.

Les deux formats se combinent naturellement : des réunions à distance pour déblayer le terrain et gérer le quotidien, des rencontres physiques à intervalles réguliers pour harmoniser les points de vue et renforcer l'efficacité collective. Pour une réunion de pilotage récurrente, par exemple, on peut alterner trois sessions à distance et une en présentiel.

Réussir une réunion hybride

La réunion hybride, avec une partie des participants dans la salle et une autre à distance, est devenue courante. C'est aussi la plus difficile à animer : les personnes à distance décrochent vite si la réunion se fait sans elles. Quelques règles aident :

• un bon micro et une caméra qui montre la salle, testés avant le début ;
• un animateur qui donne régulièrement la parole aux participants à distance ;
• les documents partagés à l'écran, et non seulement projetés dans la salle ;
• les décisions et les actions notées dans un outil partagé, visibles par tous en direct.

Les bonnes pratiques communes aux deux formats

En somme, tout est affaire d'équilibre. Quel que soit le format, ce qui fait une bonne réunion ne change pas :

1. Un objectif clair et un ordre du jour envoyé à l'avance.
2. Les bonnes personnes, et seulement elles.
3. Un temps maîtrisé : une durée par point, un début et une fin à l'heure. Nos conseils pour bien gérer son temps en réunion s'appliquent aussi en visio.
4. Des décisions tracées et des actions avec un responsable et une échéance, consignées dans un compte rendu de réunion.
5. Un suivi entre deux réunions, pour que chacun sache ce qu'il a à faire.

À distance, les outils facilitent ce dernier point : la réunion peut être transcrite, et le compte rendu préparé en quelques minutes. Notre article sur la prise de notes en réunion sur Teams détaille la méthode, et notre article sur l'IA en réunion montre ce que l'intelligence artificielle change avant, pendant et après.