Les bonnes pratiques d’un ordre du jour efficace.

1/ Limitez le nombre de sujets.

Personne ne peut rester concentré pendant 4 heures et aborder avec la même acuité plusieurs dizaines de sujets différents.
Si vous avez trop de sujets, posez-vous la question suivante : “tous les participants sont-ils concernés par tous les sujets ?”. Si la réponse est “non”, alors il sera préférable de faire 2 voir 3 réunions différentes, afin de ne pas prendre du temps à des personnes non concernées d’une part, et garder des participants attentifs et actifs d’autre part.

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2/ Répartissez le travail.

Vous n’êtes pas Superman et vous ne pouvez pas tout faire, alors affectez des responsables différents à chaque sujet de l’ordre du jour. La réunion sera beaucoup plus dynamique et chacun participera pleinement.

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3/ Diffusez l’ordre du jour… en avance.

Bien sûr, si quelqu’un doit préparer un point, il lui faut un minimum de temps pour le préparer correctement. Aussi, il est impératif que l’ordre du jour soit connu de tous au moins 24h à l’avance. Sinon c’est le stress garanti pour chacun en attendant de savoir ce qui va lui tomber dessus.

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4/ Regroupez les documents.

Martine présente les KPIs lors du premier point avec des graphiques Excel”, “Paul nous a préparé un petit Powerpoint sur les nouveaux marchés” et “Arthur souhaite partager les nouvelles créations graphiques“… Comment faire pour gérer tous ces documents ? Chacun vient avec sa clé USB ou faudra-t-il projeter les écrans de chacun avec les problèmes de branchement habituels (et qui ont déjà fait perdre un temps monstrueux à tout le monde…).
Demandez plutôt à chaque participant de partager ses documents en amont et idéalement, qu’ils renomment leurs fichiers de la même manière que leurs points à l’ordre du jour. Ainsi il est extrêmement facile pour tous de s’y retrouver.

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A vous de jouer maintenant pour ne plus perdre votre temps en réunion !
Perfony vous permet de :
1/ Limiter le nombre de points pour une réunion plus courte.
2/ Impliquer les participants en déléguant les points.
3/ Donner du temps pour préparer les sujets.
4/ Regrouper les documents préparatoires.

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