Comment bien gérer son temps en réunion

Le temps perdu en réunion reste un problème universel, et un immense réservoir de productivité. Les conseils qui suivent peuvent sembler simples. Pourquoi, alors, sont-ils si rarement appliqués ? Voici six règles pour reprendre vos réunions en main et adopter le style d'un animateur qui termine ses réunions à l'heure.

1. Commencer la réunion à l'heure

C'est peut-être le conseil le plus évident, mais une réunion qui commence à l'heure évite l'accumulation des retards sur le reste de la journée.

Le récit du week-end de chacun peut attendre le déjeuner ou la pause café. Le calcul est vite fait : si cinq personnes racontent leur week-end pendant deux minutes chacune, la réunion prend dix minutes de retard, soit cinquante minutes de travail perdues si l'on additionne le temps de tous les participants.

Si une réunion commence à 9 h, chacun doit être là un peu avant. Il peut même être pédagogique de démarrer sans attendre les retardataires : ils comprendront que l'heure, c'est l'heure, et que vous serez rigoureux sur ce point.

2. Préparer la salle et le matériel

Si vous animez la réunion, c'est à vous de préparer la salle et le matériel avant qu'elle commence. Rien de plus désagréable qu'une salle déjà occupée ou trop petite. Sans parler du grand classique : le vidéoprojecteur qui refuse de fonctionner au moment de diffuser la présentation.

Vérifiez tout cela avant, pas une fois que tout le monde est arrivé. Le temps perdu se multiplie par le nombre de participants, et votre crédibilité en souffre, surtout le jour où un supérieur se joint à la réunion. Pour une réunion à distance ou hybride, le principe est le même : lien de connexion envoyé, partage d'écran testé, documents ouverts. Notre article réunion à distance ou réunion physique aide à choisir le bon format.

3. Gérer le temps de chaque point

Une montre, au poignet ou sur l'écran, est un outil indispensable pour animer une réunion. Vous devez savoir où vous en êtes de l'ordre du jour et combien de temps chaque point a pris. Garder le rythme permet aussi de maintenir l'attention des participants.

• Donnez une durée à chaque point de l'ordre du jour : c'est le principe du timeboxing.
• Programmez une alerte à la fin du temps prévu pour chaque point. L'effet de surprise de la première fois crée une prise de conscience collective des dépassements.
• Désignez un gardien du temps. Vous ne pouvez pas tout faire seul : confiez ce rôle à un participant, qui signale quand un point approche de sa limite.

4. Préparer les participants

Envoyez l'ordre du jour au moins 24 heures à l'avance, pour que chacun ait le temps de se préparer. Sans cela, vous ne tirerez jamais le meilleur d'une réunion menée sur la base d'informations incomplètes.

Assurez-vous aussi que chaque participant est concerné par les sujets abordés. Garder en réunion des personnes qui n'y ont rien à faire ne fait que créer de la distraction. Si quelqu'un n'est concerné que par un point, placez ce point en début de réunion et libérez-le ensuite.

Respectez ensuite l'ordre du jour et évitez les digressions. Si un point pose problème et ne peut pas être réglé dans le temps prévu, ce n'est pas grave : notez-le et planifiez une réunion dédiée. Ce sera peut-être l'occasion d'inviter les personnes dont l'expertise vous manque pour avancer.

5. Limiter l'ordre du jour

N'hésitez pas à réduire le nombre de points à l'ordre du jour. En prévoir trop, c'est la garantie de déborder et de bâcler les derniers sujets. Mieux vaut traiter correctement trois points que survoler huit. Une réunion d'une heure au maximum reste une bonne règle : au-delà, l'attention baisse et les échanges tournent en rond.

Répartissez aussi les rôles :

• l'animateur veille à ce que chacun puisse s'exprimer ;
• le régulateur, souvent le gardien du temps, évite que les débats débordent ;
• le rédacteur note les décisions et les actions au fil de la réunion.

6. Finir à l'heure, avec des actions

Réservez les cinq dernières minutes à la conclusion : relisez les décisions prises et les actions décidées, avec pour chacune un responsable et une échéance. C'est ce qui évite de reparler des mêmes sujets à la réunion suivante, et c'est le meilleur moyen de rentabiliser le temps passé ensemble. Le compte rendu de réunion part ensuite rapidement, pendant que tout est encore frais.

Les erreurs qui font perdre le plus de temps

• Attendre les retardataires et récapituler pour chaque nouvel arrivant.
• Découvrir les documents en séance au lieu de les avoir lus avant.
• Laisser un débat s'éterniser faute de pouvoir le reporter.
• Inviter « au cas où » des personnes qui ne sont pas concernées.
• Terminer sans actions claires, ce qui oblige à refaire la même réunion.

Bien gérer son temps en réunion fait partie d'une bonne gestion de son temps tout court. Pour aller plus loin, lisez nos conseils pour gérer les interruptions, notre article sur les réunions de pilotage efficaces et notre page sur la gestion de tâches collaborative.