Accompagnement Perfony : focus sur l’architecture

Perfony met en avant ses services et notamment l’accompagnement proposé à ses clients. C’est un caractère distinctif fort pour nous, car la mise en place d’un tel outil ne se fait pas à la légère si on veut que le projet de changement soit une réussite et que tout le monde en tire pleinement les bénéfices.

L’architecture client : première étape de l’accompagnement de Perfony

Aujourd’hui nous aimerions vous présenter la première phase de notre accompagnement :  l’intégration de votre existantet la conception d’une architectureà l’image de votre organisation.

C’est un exercice extrêmement intéressant, et souvent très enrichissant également pour le client, qui à cette occasion prend le temps de regarder son organisation. L’objectif, c’est de donner à tous les utilisateurs, un espace de travail Perfony déjà organisé, intégrant vos données de manière structurées.

L’exercice se fait en « co-construction », entre le Chef de Projet Perfony chez le client et le CSM de Perfony (CSM = Customer Success Manager). Nous repartons toujours de VOS process et VOS outils afin de bien comprendre votre organisation et votre ambition. Les documents que vous nous partagez et vos explications sont donc nos meilleurs alliés !

L’architecture client : la phase la plus importante du projet ?

C’est à la livraison d’une arborescence juste finalisée et devant l’immense satisfaction de notre client que l’idée de cet article a fait « Tilt ». Comment partager avec d’autres l’importance de cette phase essentielle et la qualité du travail réalisé conjointement entre un client et Perfony ? Pourquoi celle-ci et pas une autre ?

Use Case : Dans le cadre de son activité, notre client a une nouvelle organisation depuis janvier. Il souhaite mettre en place un pilotage de la gestion des contrats au niveau national sur la partie digital (méthodes, poc…) grâce à un outil collaboratif.

Nous avons donc travaillé avec eux sur ce projet et notamment sur une arborescence qui leur permettrait de piloter leurs projets nationalement en toute transparence, en responsabilisant les équipe, mais tout en gardant un certain contrôle, notamment concernant la confidentialité entre l’entreprise, ses sites clients et ses projets.

La solution : Une arborescence à double entrée avec d’une part un volet « entreprise » et de l’autre un volet « projet », sur un seul et même espace de travail Perfony !

Quatre ébauches d’arborescences ont été nécessaires avant d’intégrer l’arborescence finale ! Et c’est le moment où tous nos clients prennent pleinement conscience que c’est finalement la phase projet la plus importante. Ainsi se confirme l’adage « rien ne sert de courir, il faut partir à point », que l’on pourrait adapter en « rien ne sert de bien former, il faut surtout bien intégrer ». Une bonne architecture permet en effet de trouver du sens tout de suite avant même de former les équipes.

Exemple d’architecture client

Comment est-elle articulée ? C’est une arborescence en cascade sur deux volets :

L’entreprise

*Division

*Pôle de Management

       * Direction régionale

          * Entreprises

             * Sites

                * Sites clients

Un côté projet :

*Projet

   * Regroupement de sites (dossier multisites)

Concrètement, le chef de projet va créer ses actions dans les dossiers multisites et ainsi les responsables d’affaires vont pouvoir les dupliquer dans leurs sites clients dans l’arborescence entreprise. Cette double arborescence permet au chef de projet de piloter plus facilement, de ne pas mélanger confidentialité interne et externe, et ne pollue pas l’arborescence entreprise avec tous les projets.

Fonctionnellement, c’est le dossier N+1 qui détermine la visibilité des sous-dossiers, cette fonctionnalité permet pas mal de possibilités. Ainsi dans l’arborescence entreprise, ouvrir le dossier « entreprises », mais pas le dossier « sites » permet de donner l’accès qu’aux sites que l’on gère par exemple. Toutes ses petites subtilités permettent de gérer 5 types de profils différents dans une même arborescence, on entend par « zone » un regroupement de sites :

 

ProfilExemple Vue projet Vue entrepriseVue sites
RAAlexandre DorieNonSon entrepriseSes sites
RA Pilotes de sites (projet Y)Lionel PascoSa zoneSon entrepriseSes sites + les sites projet de sa zone dans les différentes entreprises
Chef d’EntrepriseJonathan BloysNonSon entrepriseTous les sites de son entreprise
Chef d’entreprise pilote de site (projet Y)Antoine DorinSa zoneSon entrepriseTous les sites de son entreprise + les sites projet de sa zone dans les différentes entreprises
Chef de projet (pilote national)David JourandTout le dossier projetSon entrepriseTous les sites projet dans les différentes entreprises

Récemment nous avons également travaillé sur diverses arborescences tournées autour du manque d’informations ou de communication entre le siège et le réseau. Perfony c’est la solution pour les organisations qui recherchent une meilleure collaboration interservices ou intersites sans pertes d’informations !

Vous aussi structurez vos projets