Funktionen und Verwendung des Add-Ins „Perfony für Outlook“

Sobald Sie sich angemeldet haben (siehe „Das Perfony-Add-in für Outlook installieren“)   , können Sie das Perfony-Fenster jederzeit öffnen, indem Sie auf das Symbol in der Multifunktionsleiste Ihres Outlooks klicken.

Mit dem Perfony-Add-in für Outlook können Sie Verknüpfungen zwischen Ihrem Perfony-Konto und folgenden Diensten erstellen und anzeigen:

• Ihre Outlook-E-Mails: Eine Outlook-E-Mail in eine Aufgabe in Perfony umwandeln und Ihre Perfony-Aufgaben über einen Seitenbereich in Outlook verwalten
• Ihre Outlook-Termine: Synchronisieren Sie Ihre Outlook-Termine mit Ihrem Perfony-Konto

1. Eine Outlook-E-Mail in eine Perfony-Aktion umwandeln

Es gibt drei Hauptunterfunktionen, die oben im Perfony-Fenster Ihres Outlooks als Registerkarten angezeigt werden:

• Ihren Aktionsplan verwalten
• Eine E-Mail in eine Perfony-Aktion umwandeln
• Die Kommentare zu Ihren Perfony-Aktionen anzeigen und darauf antworten.

Verwalten Sie Ihren Perfony-Aktionsplan über Outlook

Als erste der drei Registerkarten ermöglicht sie Ihnen die Verwaltung Ihres Aktionsplans, d. h. der Liste der Maßnahmen, die Sie durchführen oder überwachen müssen, einschließlich etwaiger Verzögerungen, Prioritäten, des Fortschritts und der Verknüpfungen zwischen den einzelnen Maßnahmen.

Oben können Sie mithilfe eines Auswahlfelds die Sortierung Ihrer Aktionen anhand der folgenden Parameter ändern:

• Name der Aktie
• Stand der Dinge
• Priorität
• Verfallsdatum
• Name der Anhangsdatei.

Verwandeln Sie eine E-Mail in eine Aktion in Ihrem Perfony

 Als zweite Registerkarte des Perfony-Bedienfelds für Outlook ermöglicht sie es Ihnen, mit nur einem „Klick“ eine neue Perfony-Aktion direkt aus Ihrem Outlook heraus hinzuzufügen.

Dies ist eine sehr praktische Funktion, wenn Sie eine Meldung erhalten, in der Sie aufgefordert werden, eine bestimmte Aktion durchzuführen oder durchgeführt zu haben.

Wenn Sie auf die Registerkarte klicken, wird ein vorausgefülltes Formular zur Erstellung von Aktionen angezeigt. Der Betreff der Mail wird als Titel der Aktion vorgeschlagen und der Inhalt der Mail wird zu den Zusatzinformationen der Aktion hinzugefügt.

Sie haben einerseits die Möglichkeit, diese Vorschläge zu ändern, und andererseits weitere Informationen hinzuzufügen:

• A Priorität
• Eine Frist
• Ein Manager
• Eine Anhangsdatei (standardmäßig wird die Aktion zu Ihrem Todo hinzugefügt)

Klicken Sie auf „Erstellen“ – und schon sind Sie fertig. Um sicherzugehen, kehren Sie zur Registerkarte „Meine Aktionen“ im Bereich „Perfony für Outlook“ zurück; dort wird Ihre Aktion bereits angezeigt (sofern Sie tatsächlich der Verantwortliche dafür sind).

Kommentare zu Ihren Perfony-Aktionen anzeigen und darauf antworten

Es ist notwendig, dass eine kleine Einstellung vorgenommen wird, um diese Registerkarte zu bedienen.

Rufen Sie Ihren Perfony-Bereich auf (dazu können Sie den Link unten rechts im Bereich „Perfony für Outlook“ verwenden), rufen Sie anschließend das Menü „Einstellungen“ auf, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken, und wählen Sie „E-Mail-Benachrichtigungen“ aus.

Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Benachrichtigungen für das Hinzufügen von Kommentaren aktiviert sind.

Nachdem dies nun überprüft wurde, kehren wir zum Bereich „Perfony“ in Ihrem Outlook zurück.

Die dritte Registerkarte „Kommentare“ ist nur in den E-Mails aktiv, die Sie über einen neuen Kommentar zu Ihrer Person in Perfony informieren.

Über diese Registerkarte können Sie den gesamten Verlauf des Kommentaraustauschs zu Ihren Aktionen einsehen und darauf antworten, ohne Ihren E-Mail-Client verlassen zu müssen.

2. Synchronisieren Sie Ihre Outlook-Termine mit Ihrem Perfony-Konto

Wenn Sie in Outlook einen Kalendertermin erstellen oder bearbeiten, öffnet das Add-in „Perfony“ automatisch einen eigenen Bereich, über den Sie diesen Termin mit einem Perfony-Termin synchronisieren können – ohne den Bildschirm wechseln zu müssen.

So funktioniert es

Wenn Sie einen Termin (neuen oder bestehenden) in Ihrem Outlook-Kalender öffnen, wird auf der rechten Seite das Perfony-Fenster mit einer Umschaltfläche „Meeting synchronised in Perfony“ angezeigt.

① der Schalter „Meeting in Perfony synchronisiert“ oben im Fenster, ② der Übersichtsblock.

Diese Option ist standardmäßig bei jedem neuen Termin aktiviert: Sobald Sie die Standardfelder in Outlook ausfüllen (Titel, Uhrzeit, Teilnehmer, Videokonferenz-Link), übernimmt Perfony diese Angaben automatisch, um den entsprechenden Termin anzulegen.

Das Fenster gibt die Informationen des Outlook-Termins sowie den Veranstalter und die Liste der eingeladenen Teilnehmer originalgetreu wieder.

Über den Link „Perfony“ am unteren Rand des Fensters gelangen Sie direkt zum entsprechenden Perfony-Bereich.

Synchronisierung deaktivieren

Wenn Sie nicht möchten, dass ein bestimmter Outlook-Termin zu einem Perfony-Termin wird (z. B. ein persönlicher oder externer Termin), deaktivieren Sie einfach den Schalter: Der Outlook-Termin wird dann nicht mehr mit Perfony synchronisiert – der bereits vorhandene Perfony-Termin wird nicht mit späteren Änderungen an diesem Termin synchronisiert.

💡 Tipp: Sie können die Synchronisierung jederzeit aktivieren oder deaktivieren, indem Sie den Termin in Outlook erneut öffnen, solange die Besprechung auf der Perfony-Seite noch nicht abgeschlossen ist.

Was als Nächstes geschieht

Sobald die Besprechung über diesen Mechanismus auf der Perfony-Seite angelegt wurde, finden Sie sie im Menü „Besprechungen“ wie jede andere Besprechung auch: Tagesordnung, Protokoll, Aktionsplan usw. – und Sie können Perfony und seine Funktionen für Ihre Besprechung nutzen.