Funktionen und Verwendung des Add-Ins „Perfony für Outlook“

Sobald Sie sich angemeldet haben (siehe „Das Perfony-Add-in für Outlook installieren“) , können Sie das Perfony-Fenster jederzeit öffnen, indem Sie auf das Symbol in der Multifunktionsleiste Ihres Outlooks klicken.

Mit dem Perfony-Add-in für Outlook können Sie Verknüpfungen zwischen Ihrem Perfony-Konto und folgenden Diensten erstellen und anzeigen:

• Ihre Outlook-E-Mails: Eine Outlook-E-Mail in eine Aufgabe in Perfony umwandeln und Ihre Perfony-Aufgaben über einen Seitenbereich in Outlook verwalten
• Ihre Outlook-Termine: Synchronisieren Sie Ihre Outlook-Termine mit Ihrem Perfony-Konto

1. Eine Outlook-E-Mail in eine Perfony-Aktion umwandeln

Es gibt drei Hauptunterfunktionen, die oben im Perfony-Fenster Ihres Outlooks als Registerkarten angezeigt werden:

• Ihren Aktionsplan verwalten
• Eine E-Mail in eine Perfony-Aktion umwandeln
• Die Kommentare zu Ihren Perfony-Aktionen anzeigen und darauf antworten.

Verwalten Sie Ihren Perfony-Aktionsplan über Outlook

Als erste der drei Registerkarten ermöglicht sie Ihnen die Verwaltung Ihres Aktionsplans, d. h. der Liste der Maßnahmen, die Sie durchführen oder überwachen müssen, einschließlich etwaiger Verzögerungen, Prioritäten, des Fortschritts und der Verknüpfungen zwischen den einzelnen Maßnahmen.

Oben können Sie mithilfe eines Auswahlfelds die Sortierung Ihrer Aktionen anhand der folgenden Parameter ändern:

• Name der Aktie
• Stand der Dinge
• Priorität
• Verfallsdatum
• Name der Anhangsdatei.

Verwandeln Sie eine E-Mail in eine Aktion in Ihrem Perfony

Als zweite Registerkarte des Perfony-Bedienfelds für Outlook ermöglicht sie es Ihnen, mit nur einem „Klick“ eine neue Perfony-Aktion direkt aus Ihrem Outlook heraus hinzuzufügen.

Dies ist eine sehr praktische Funktion, wenn Sie eine Meldung erhalten, in der Sie aufgefordert werden, eine bestimmte Aktion durchzuführen oder durchgeführt zu haben.

Wenn Sie auf die Registerkarte klicken, wird ein vorausgefülltes Formular zur Erstellung von Aktionen angezeigt. Der Betreff der Mail wird als Titel der Aktion vorgeschlagen und der Inhalt der Mail wird zu den Zusatzinformationen der Aktion hinzugefügt.

Sie haben einerseits die Möglichkeit, diese Vorschläge zu ändern, und andererseits weitere Informationen hinzuzufügen:

• A Priorität
• Eine Frist
• Ein Manager
• Eine Anhangsdatei (standardmäßig wird die Aktion zu Ihrem Todo hinzugefügt)

Klicken Sie auf „Erstellen“ – und schon sind Sie fertig. Um sicherzugehen, kehren Sie zur Registerkarte „Meine Aktionen“ im Bereich „Perfony für Outlook“ zurück; dort wird Ihre Aktion bereits angezeigt (sofern Sie tatsächlich der Verantwortliche dafür sind).

Kommentare zu Ihren Perfony-Aktionen anzeigen und darauf antworten

Es ist notwendig, dass eine kleine Einstellung vorgenommen wird, um diese Registerkarte zu bedienen.

Rufen Sie Ihren Perfony-Bereich auf (dazu können Sie den Link unten rechts im Bereich „Perfony für Outlook“ verwenden), rufen Sie anschließend das Menü „Einstellungen“ auf, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken, und wählen Sie „E-Mail-Benachrichtigungen“ aus.

Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Benachrichtigungen für das Hinzufügen von Kommentaren aktiviert sind.

Nachdem dies nun überprüft wurde, kehren wir zum Bereich „Perfony“ in Ihrem Outlook zurück.

Die dritte Registerkarte „Kommentare“ ist nur in den E-Mails aktiv, die Sie über einen neuen Kommentar zu Ihrer Person in Perfony informieren.

Über diese Registerkarte können Sie den gesamten Verlauf des Kommentaraustauschs zu Ihren Aktionen einsehen und darauf antworten, ohne Ihren E-Mail-Client verlassen zu müssen.

Perfony-Besprechungen aus Outlook erstellen

Mit dem Perfony-Add-in für Outlook wird eine Besprechung, die Sie in Outlook organisieren, auch zu einer Perfony-Besprechung, ohne erneute Eingabe: Betreff, Datum und Uhrzeit, Ort oder Teams-Link, Wiederholung und Teilnehmer werden beim Senden der Einladung übernommen. Anschließend finden Sie die Besprechung in Perfony, um die Tagesordnung vorzubereiten, das Protokoll zu führen und den Aktionsplan zu verfolgen. Eine Änderung der Einladung in Outlook wird in Perfony übernommen.

Bevor Sie beginnen

• Das Perfony-Add-in muss vom Microsoft-365-Administrator Ihrer Organisation bereitgestellt worden sein (siehe Das Perfony für Outlook Add-in installieren): Die Schaltfläche Perfony erscheint dann im Outlook-Menüband. Selbst aus dem Add-in-Store installiert, zeigt es den Bereich an, erstellt die Besprechung beim Senden aber nicht.
• Sie benötigen ein Pilot-Profil in Perfony und dieselbe e-mail in Outlook und in Perfony. Teilnehmer werden an ihrer E-Mail-Adresse erkannt: Personen ohne Perfony-Konto erscheinen nicht in der Perfony-Besprechung.
• Outlook im Web, neues Outlook für Windows, klassisches Outlook für Windows (Version 2206 oder neuer) und Outlook für Mac. In Outlook Mobile gibt es den Bereich, aber nicht die Erstellung beim Senden.

Eine synchronisierte Besprechung erstellen

1. Erstellen Sie im Outlook-Kalender einen neuen Termin: Betreff, Teilnehmer, Datum, Ort oder Teams-Besprechung.
2. Klicken Sie vor dem Senden im Menüband auf Perfony. Der Perfony-Bereich öffnet sich rechts.

1. Bei der ersten Nutzung listet der Bereich Ihre Perfony-Konten auf: Wählen Sie das Ihrer Organisation (oder Mit einem anderen Konto anmelden). Die Auswahl wird gespeichert.

1. Der Bereich übernimmt Betreff, Termine, den Piloten (Sie) und die Teilnehmer. Der Schalter In Perfony synchronisierte Besprechung ist aktiviert: Lassen Sie ihn so. Um eine Einladung ohne Perfony-Besprechung zu senden, deaktivieren Sie ihn.

1. Klicken Sie auf Senden. Die Perfony-Besprechung wird beim Senden der Einladung in Ihrer Instanz erstellt, mit Ihnen als Pilot.

Eine Besprechung ändern oder trennen

1. Öffnen Sie die Besprechung in Ihrem Outlook-Kalender und klicken Sie auf Perfony: Der Bereich zeigt an, dass sie synchronisiert ist.
2. Klicken Sie nach einer Änderung der Einladung (Datum, Teilnehmer, Betreff) auf Mit Perfony synchronisieren, um die Änderungen zu übernehmen, oder senden Sie einfach die Aktualisierung an die Teilnehmer: Die Synchronisierung erfolgt beim Senden.
3. In Perfony öffnen zeigt die Perfony-Besprechung in einem neuen Tab an.
4. Um die Besprechung zu trennen, deaktivieren Sie den Schalter und senden Sie die Aktualisierung: Die Perfony-Besprechung wird gelöscht, der Outlook-Termin bleibt bestehen.

Gut zu wissen

• Wenn Sie beim Senden nicht bei Perfony angemeldet sind, blockiert Outlook das Senden mit der Meldung „Bitte melden Sie sich vor dem Senden über den Bereich bei Perfony an“ und einer Schaltfläche Perfony öffnen: Melden Sie sich im Bereich an und senden Sie erneut.
• Der Bereich wird vor dem Senden in der Einladung geöffnet: Genau das löst die Erstellung aus. Eine Einladung, die ohne Öffnen des Bereichs gesendet wird, erstellt keine Perfony-Besprechung.
• Ein Benutzer ohne Pilot-Profil sieht die Meldung „Sie benötigen eine Pilot-Lizenz für die Verwaltung von Besprechungen“: Er kann den Bereich bei E-Mails nutzen (Aktionen, Kommentare), nicht aber die Synchronisierung von Besprechungen.
• Eine Serienbesprechung in Outlook wird in Perfony zu einer Serienbesprechung mit derselben Wiederholungsregel.
• Bei einer empfangenen E-Mail öffnet dieselbe Schaltfläche Perfony Ihre Aktionspläne, um aus der Nachricht eine Aktion oder einen Kommentar zu erstellen.