Funcionalidades y uso del complemento «Perfony para Outlook»
Una vez que hayas iniciado sesión (consulta «Instalar el complemento Perfony para Outlook») , puedes abrir el panel de Perfony en cualquier momento haciendo clic en el icono de la cinta de opciones de tu Outlook.
El complemento de Perfony para Outlook te permitirá crear y ver vínculos entre tu cuenta de Perfony y:
- Tus correos de Outlook: convierte un correo de Outlook en una acción en Perfony y gestiona tus acciones de Perfony desde un panel lateral en Outlook
- Tus reuniones de Outlook: sincroniza tus reuniones de Outlook con tu cuenta de Perfony
1. Convertir un correo electrónico de Outlook en una acción de Perfony
Hay tres subfuncionalidades principales que aparecen en forma de pestañas en la parte superior del panel de Perfony de tu Outlook:
- Gestiona tu plan de acción
- Convertir un correo electrónico en una acción de Perfony
- Ver y responder a los comentarios sobre tus acciones en Perfony.
Gestiona tu plan de acción de Perfony desde Outlook
Es la primera de las tres pestañas y te permite gestionar tu plan de acción, es decir, la lista de tareas que tienes que realizar o supervisar, con los posibles retrasos, las prioridades, el estado de avance y las relaciones entre las tareas.
En la parte de arriba, hay un selector que te permite cambiar el orden de tus acciones según estos parámetros:
- Nombre de la acción
- Estado del proyecto
- Prioridad
- Fecha de caducidad
- Nombre del archivo adjunto.
Convierte un correo electrónico en una acción en tu Perfony
Es la segunda pestaña del panel de Perfony para Outlook y te permite, con un solo «clic», añadir una nueva acción de Perfony desde tu Outlook.
Esta función es muy útil cuando recibes un mensaje que te pide que realices o hayas realizado una determinada acción.
Al hacer clic en la pestaña, aparece un formulario de creación de acciones previamente rellenado. El asunto del correo electrónico se propone como etiqueta de la acción y el contenido del correo electrónico se añade a la información adicional de la acción.
Tienes la opción de modificar estas propuestas, por un lado, y de añadir más información, por otro:
- Una prioridad
- Un plazo
- Un gerente
- Una carpeta de archivos adjuntos (por defecto, la acción se añadirá a su Todo)
Haz clic en «Crear» y ya está. Para asegurarte, vuelve a la pestaña «Mis acciones» del panel «Perfony para Outlook»; tu acción ya aparecerá ahí (si de verdad eres tú quien la ha creado).
Ver y responder a los comentarios sobre tus acciones en Perfony
Es necesario asegurar un pequeño ajuste para poder accionar esta pestaña.
Entra en tu espacio de Perfony (para ello, puedes usar el enlace que hay en la esquina inferior derecha del panel «Perfony para Outlook»), luego ve al menú de preferencias haciendo clic en tu avatar y selecciona «Alertas por correo».
Asegúrese de que las notificaciones por correo electrónico para añadir comentarios están activadas.
Ahora que ya lo has comprobado, volvamos al panel «Perfony» de tu Outlook.
La tercera pestaña, «Comentarios», solo está activa en los correos electrónicos que te avisan de que tienes un nuevo comentario en Perfony.
En esta pestaña podrás ver todo el historial de comentarios sobre tus acciones y responder a ellos sin tener que salir de tu correo.
Crear sus reuniones de Perfony desde Outlook
Con el complemento Perfony para Outlook, una reunión que organiza en Outlook se convierte también en una reunión de Perfony, sin volver a escribir nada: el asunto, la fecha y la hora, el lugar o el enlace de Teams, la periodicidad y los participantes se recogen al enviar la invitación. Después encuentra la reunión en Perfony para preparar el orden del día, redactar el acta y seguir el plan de acción. Un cambio en la invitación en Outlook se refleja en Perfony.
Antes de empezar
- El complemento Perfony debe haber sido implementado por el administrador de Microsoft 365 de su organización (consulte Instalar el complemento Perfony para Outlook): el botón Perfony aparece entonces en la cinta de Outlook. Si lo instala usted mismo desde la tienda de complementos, muestra el panel pero no crea la reunión al enviar.
- Necesita un perfil de piloto en Perfony y el mismo e-mail en Outlook y en Perfony. Los participantes se reconocen por su correo: los que no tienen cuenta de Perfony no aparecen en la reunión de Perfony.
- Outlook en la web, nuevo Outlook para Windows, Outlook clásico para Windows (versión 2206 o posterior) y Outlook para Mac. En Outlook móvil existe el panel, pero no la creación al enviar.
Crear una reunión sincronizada
- En el calendario de Outlook, cree un nuevo evento: asunto, participantes, fecha, lugar o reunión de Teams.
- Antes de enviarlo, haga clic en Perfony en la cinta. El panel Perfony se abre a la derecha.
- En el primer uso, el panel muestra sus cuentas de Perfony: elija la de su organización (o Iniciar sesión con otra cuenta). La elección se recuerda.
- El panel recoge el asunto, las fechas, el piloto (usted) y los participantes. El interruptor Reunión sincronizada en Perfony está activado: déjelo así. Para enviar una invitación sin reunión de Perfony, desactívelo.
- Haga clic en Enviar. La reunión de Perfony se crea al enviar la invitación, en su instancia, y usted es su piloto.
Modificar o desvincular una reunión
- Abra la reunión en su calendario de Outlook y haga clic en Perfony: el panel indica que está sincronizada.
- Tras cambiar la invitación (fecha, participantes, asunto), haga clic en Sincronizar con Perfony para trasladar los cambios, o simplemente envíe la actualización a los participantes: la sincronización se hace al enviar.
- Abrir en Perfony muestra la reunión de Perfony en una pestaña nueva.
- Para desvincular la reunión, desactive el interruptor y envíe la actualización: la reunión de Perfony se elimina y el evento de Outlook se mantiene.
Conviene saber
- Si no ha iniciado sesión en Perfony al enviar, Outlook bloquea el envío con el mensaje «Inicie sesión en Perfony desde el panel antes de enviar» y un botón Abrir Perfony: inicie sesión en el panel y vuelva a enviar.
- El panel se abre en la invitación antes de enviarla: es lo que activa la creación. Una invitación enviada sin abrir el panel no crea ninguna reunión de Perfony.
- Un usuario sin perfil de piloto ve el mensaje «Necesita una licencia de piloto para gestionar reuniones»: puede usar el panel en los correos (acciones, comentarios), pero no la sincronización de reuniones.
- Una reunión periódica en Outlook se convierte en una reunión periódica en Perfony, con la misma regla de repetición.
- En un correo recibido, el mismo botón Perfony abre sus planes de acción para crear una acción o un comentario a partir del mensaje.