Utilizar el complemento «Perfony para Outlook»

Una vez conectado, como vimos en la parte «Instalación del complemento Perfony para Outlook «, puede abrir el panel Perfony en cualquier momento haciendo clic en el icono de la cinta de Outlook.

1. Crear una acción de Perfony directamente desde un correo de Outlook

Este complemento te ofrece tres funciones principales, que aparecen en forma de pestañas en la parte superior del panel de Perfony de tu Outlook:

• Gestiona tu plan de acción
• Convertir un correo electrónico en una acción de Perfony
• Ver y responder a los comentarios sobre tus acciones en Perfony.

Gestiona tu plan de acción de Perfony desde Outlook

Es la primera de las tres pestañas y te permite gestionar tu plan de acción, es decir, la lista de tareas que tienes que realizar o supervisar, con los posibles retrasos, las prioridades, el estado de avance y las relaciones entre las tareas.

En la parte superior, un selector le permite modificar la clasificación de sus acciones según los siguientes parámetros:

• Nombre de la acción
• Estado del proyecto
• Prioridad
• Fecha de caducidad
• Nombre del archivo adjunto.

Convierte un correo electrónico en una acción en tu Perfony

Segunda pestaña del panel de Perfony para Outlook, le permite añadir una nueva acción de Perfony desde su Outlook con un solo clic.

Esta función es muy útil cuando recibes un mensaje que te pide que realices o hayas realizado una determinada acción.

Al hacer clic en la pestaña, aparece un formulario de creación de acciones previamente rellenado. El asunto del correo electrónico se propone como etiqueta de la acción y el contenido del correo electrónico se añade a la información adicional de la acción.

Tiene la posibilidad de modificar estas propuestas, por un lado, y de añadir otra información, por otro:

• Una prioridad
• Un plazo
• Un gerente
• Una carpeta de archivos adjuntos (por defecto, la acción se añadirá a su Todo)

Haz clic en «Crear» y ya está. Para asegurarte, vuelve a la pestaña «Mis acciones» del panel «Perfony para Outlook», tu acción ya aparece allí (si eres el responsable de ella).

Ver y responder a los comentarios sobre tus acciones en Perfony

Es necesario asegurar un pequeño ajuste para poder accionar esta pestaña.

Entra en tu espacio de Perfony (para ello, puedes usar el enlace que hay en la esquina inferior derecha del panel «Perfony para Outlook»), luego ve al menú de preferencias haciendo clic en tu avatar y selecciona «Alertas por correo».

Asegúrese de que las notificaciones por correo electrónico para añadir comentarios están activadas.

Ahora que esto está verificado, volvamos al panel de «Perfony» en su Outlook.

La tercera pestaña, «Comentarios», solo está activa en los correos electrónicos que te avisan de que tienes un nuevo comentario en Perfony.

En esta pestaña podrás ver todo el historial de comentarios sobre tus acciones y responder a ellos sin tener que salir de tu correo.

2. Crear una reunión en Perfony directamente desde Outlook

Cuando creas o modificas un evento del calendario en Outlook, el complemento «Perfony» abre automáticamente un panel específico que te permite sincronizar ese evento con una reunión de Perfony, sin tener que cambiar de pantalla.

¿Cómo funciona?

Cuando abres un evento (nuevo o ya existente) en tu calendario de Outlook, aparece el panel de Perfony en la parte derecha con un botón de activación/desactivación que dice «Reunión sincronizada en Perfony».

① el botón «Reunión sincronizada en Perfony» en la parte superior del panel; ② el bloque de resumen (título, horarios, enlace de videoconferencia, moderador, participantes)

Esta opción está activada por defecto en cada nuevo evento: en cuanto rellenes los campos estándar de Outlook (título, hora, participantes, enlace de videoconferencia), Perfony los toma automáticamente para crear la reunión correspondiente.

El panel muestra fielmente la información del evento de Outlook: título, fecha y hora de inicio y fin, duración, lugar o enlace de videoconferencia (por ejemplo, Teams), el organizador que aparece como «chairperson» y la lista de participantes invitados.

Un enlace «Perfony» que hay en la parte inferior del panel te lleva directamente al espacio de Perfony correspondiente.

Desactivar la sincronización

Si no quieres que un evento concreto de Outlook se convierta en una reunión de Perfony (por ejemplo, una cita personal o con alguien externo), solo tienes que desactivar el interruptor: así, el evento de Outlook ya no se sincronizará con Perfony, y la reunión de Perfony que ya exista tampoco se actualizará con los cambios posteriores de ese evento.

💡 Consejo: puedes activar o desactivar la sincronización en cualquier momento volviendo a abrir el evento en Outlook, siempre y cuando la reunión aún no se haya cerrado en Perfony.

Lo que pasa después

Una vez creada la reunión en Perfony a través de este mecanismo, la encontrarás en el menú «Reuniones» como cualquier otra reunión: orden del día, acta, plan de acción, etc.