Funcionalidades y uso del complemento «Perfony para Outlook»

Una vez que hayas iniciado sesión (consulta «Instalar el complemento Perfony para Outlook»)   , puedes abrir el panel de Perfony en cualquier momento haciendo clic en el icono de la cinta de opciones de tu Outlook.

El complemento de Perfony para Outlook te permitirá crear y ver vínculos entre tu cuenta de Perfony y:

• Tus correos de Outlook: convierte un correo de Outlook en una acción en Perfony y gestiona tus acciones de Perfony desde un panel lateral en Outlook
• Tus reuniones de Outlook: sincroniza tus reuniones de Outlook con tu cuenta de Perfony

1. Convertir un correo electrónico de Outlook en una acción de Perfony

Hay tres subfuncionalidades principales que aparecen en forma de pestañas en la parte superior del panel de Perfony de tu Outlook:

• Gestiona tu plan de acción
• Convertir un correo electrónico en una acción de Perfony
• Ver y responder a los comentarios sobre tus acciones en Perfony.

Gestiona tu plan de acción de Perfony desde Outlook

Es la primera de las tres pestañas y te permite gestionar tu plan de acción, es decir, la lista de tareas que tienes que realizar o supervisar, con los posibles retrasos, las prioridades, el estado de avance y las relaciones entre las tareas.

En la parte de arriba, hay un selector que te permite cambiar el orden de tus acciones según estos parámetros:

• Nombre de la acción
• Estado del proyecto
• Prioridad
• Fecha de caducidad
• Nombre del archivo adjunto.

Convierte un correo electrónico en una acción en tu Perfony

 Es la segunda pestaña del panel de Perfony para Outlook y te permite, con un solo «clic», añadir una nueva acción de Perfony desde tu Outlook.

Esta función es muy útil cuando recibes un mensaje que te pide que realices o hayas realizado una determinada acción.

Al hacer clic en la pestaña, aparece un formulario de creación de acciones previamente rellenado. El asunto del correo electrónico se propone como etiqueta de la acción y el contenido del correo electrónico se añade a la información adicional de la acción.

Tienes la opción de modificar estas propuestas, por un lado, y de añadir más información, por otro:

• Una prioridad
• Un plazo
• Un gerente
• Una carpeta de archivos adjuntos (por defecto, la acción se añadirá a su Todo)

Haz clic en «Crear» y ya está. Para asegurarte, vuelve a la pestaña «Mis acciones» del panel «Perfony para Outlook»; tu acción ya aparecerá ahí (si de verdad eres tú quien la ha creado).

Ver y responder a los comentarios sobre tus acciones en Perfony

Es necesario asegurar un pequeño ajuste para poder accionar esta pestaña.

Entra en tu espacio de Perfony (para ello, puedes usar el enlace que hay en la esquina inferior derecha del panel «Perfony para Outlook»), luego ve al menú de preferencias haciendo clic en tu avatar y selecciona «Alertas por correo».

Asegúrese de que las notificaciones por correo electrónico para añadir comentarios están activadas.

Ahora que ya lo has comprobado, volvamos al panel «Perfony» de tu Outlook.

La tercera pestaña, «Comentarios», solo está activa en los correos electrónicos que te avisan de que tienes un nuevo comentario en Perfony.

En esta pestaña podrás ver todo el historial de comentarios sobre tus acciones y responder a ellos sin tener que salir de tu correo.

2. Sincroniza tus reuniones de Outlook con tu cuenta de Perfony

Cuando creas o modificas un evento del calendario en Outlook, el complemento «Perfony» abre automáticamente un panel específico que te permite sincronizar ese evento con una reunión de Perfony, sin tener que cambiar de pantalla.

¿Cómo funciona?

Cuando abres un evento (nuevo o ya existente) en tu calendario de Outlook, aparece el panel de Perfony en la parte derecha con un botón de activación/desactivación que dice «Reunión sincronizada en Perfony».

① el botón «Reunión sincronizada en Perfony» en la parte superior del panel, ② el bloque de resumen.

Esta opción está activada por defecto en cada nuevo evento: en cuanto rellenes los campos estándar de Outlook (título, hora, participantes, enlace de videoconferencia), Perfony los toma automáticamente para crear la reunión correspondiente.

El panel muestra fielmente la información del evento de Outlook, así como el organizador y la lista de participantes invitados.

Un enlace «Perfony» que hay en la parte inferior del panel te lleva directamente al espacio de Perfony correspondiente.

Desactivar la sincronización

Si no quieres que una reunión concreta de Outlook se convierta en una reunión de Perfony (por ejemplo, una cita personal o con alguien externo), solo tienes que desactivar el interruptor: así, el evento de Outlook ya no se sincronizará con Perfony, y la reunión existente en Perfony no se actualizará con los cambios posteriores que se hagan en ese evento.

💡 Consejo: puedes activar o desactivar la sincronización en cualquier momento volviendo a abrir el evento en Outlook, siempre y cuando la reunión aún no se haya cerrado en Perfony.

Lo que pasa después

Una vez creada la reunión en Perfony a través de este mecanismo, la encontrarás en el menú «Reuniones» como cualquier otra reunión: orden del día, acta, plan de acción, etc., y podrás utilizar Perfony y sus funciones para tu reunión.