Functies en gebruik van de add-in “Perfony voor Outlook”

Zodra u bent ingelogd (zie ‘De Perfony-add-in voor Outlook installeren’)   , kunt u het Perfony-venster op elk moment openen door op het pictogram in het lint van uw Outlook te klikken.

Met de Perfony-add-in voor Outlook kunt u koppelingen aanmaken en weergeven tussen uw Perfony-account en:

• Uw Outlook-e-mails: een Outlook-e-mail omzetten in een taak in Perfony en uw Perfony-taken beheren vanuit een zijpaneel in Outlook
• Uw Outlook-afspraken: uw Outlook-afspraken synchroniseren met uw Perfony-account

1. Een Outlook-e-mail omzetten in een Perfony-actie

Er zijn 3 belangrijke subfuncties die als tabbladen bovenaan het Perfony-paneel in uw Outlook worden weergegeven:

• Uw actieplan beheren
• Een e-mail omzetten in een Perfony-actie
• Bekijk de reacties op je Perfony-acties en reageer erop.

Je Perfony-actieplan beheren vanuit Outlook

Dit is het eerste van de drie tabbladen. Hiermee kunt u uw actieplan beheren, dat wil zeggen de lijst met acties die u moet uitvoeren of controleren, inclusief eventuele vertragingen, prioriteiten, voortgang en onderlinge verbanden tussen de acties.

Bovenaan kunt u met een keuzeschakelaar de sorteervolgorde van uw acties aanpassen aan de hand van de volgende instellingen:

• Naam van de actie
• Status van het project
• Prioriteit
• Vervaldatum
• Naam van het bijgevoegde bestand.

Zet een e-mail om in een actie in je Perfony

 Dit is het tweede tabblad van het Perfony-paneel voor Outlook. Hiermee kunt u met één enkele ‘klik’ een nieuwe Perfony-actie toevoegen vanuit uw Outlook.

Dit is een zeer nuttige functie wanneer u een bericht ontvangt waarin u wordt gevraagd een bepaalde handeling te verrichten of te hebben verricht.

Door op het tabblad te klikken, verschijnt een vooraf ingevuld formulier voor het aanmaken van acties. Het onderwerp van de e-mail wordt voorgesteld als het actielabel en de inhoud van de e-mail wordt toegevoegd aan de aanvullende informatie van de actie.

U kunt deze voorstellen enerzijds aanpassen en anderzijds aanvullen met andere informatie:

• Een prioriteit
• Een termijn
• Een manager
• Een map met bijlagen (standaard wordt de actie toegevoegd aan je Todo)

Klik op ‘Aanmaken’ en je bent klaar. Om er zeker van te zijn, ga je terug naar het tabblad ‘Mijn acties’ in het paneel ‘Perfony voor Outlook’; je actie staat daar al vermeld (als je er inderdaad de verantwoordelijke voor bent).

Bekijk de reacties op je Perfony-acties en reageer erop

Er moet een kleine aanpassing worden gedaan om dit tabblad te laten werken.

Ga naar je Perfony-account (je kunt hiervoor de link rechtsonder in het paneel ‘Perfony voor Outlook’ gebruiken), ga vervolgens naar het menu met je instellingen door op je avatar te klikken en kies ‘E-mailmeldingen’.

Zorg ervoor dat e-mailmeldingen voor het toevoegen van opmerkingen zijn ingeschakeld.

Nu dit is gecontroleerd, gaan we terug naar het paneel ‘Perfony’ in uw Outlook.

Het derde tabblad „Reacties“ is alleen actief in e-mails waarin je wordt gewaarschuwd dat er een nieuwe reactie over jou is geplaatst op Perfony.

Via dit tabblad kunt u de volledige geschiedenis van de uitgewisselde reacties over uw acties bekijken en erop reageren zonder dat u uw e-mailprogramma hoeft te verlaten.

2. Uw Outlook-vergaderingen synchroniseren met uw Perfony-account

Wanneer u een agenda-afspraak aanmaakt of wijzigt in Outlook, opent de „Perfony”-add-in automatisch een speciaal venster waarmee u deze afspraak kunt synchroniseren met een Perfony-vergadering — zonder van scherm te wisselen.

Hoe het werkt

Wanneer u een afspraak (nieuw of bestaand) in uw Outlook-agenda opent, verschijnt aan de rechterkant het Perfony-paneel met een schakelknop ‘Meeting synchronised in Perfony’.

① de schakelaar „Meeting synchronised in Perfony“ bovenaan het paneel, ② het overzicht.

Deze schakelaar is standaard ingeschakeld bij elke nieuwe afspraak: zodra u de standaardvelden van Outlook invult (titel, tijdstip, deelnemers, link voor de videoconferentie), neemt Perfony deze gegevens automatisch over om de bijbehorende vergadering aan te maken.

Het paneel geeft de gegevens van de Outlook-afspraak, de organisator en de lijst met uitgenodigde deelnemers nauwkeurig weer.

Via de link ‘Perfony’ onderaan het paneel wordt de bijbehorende Perfony-pagina direct geopend.

Synchronisatie uitschakelen

Als u niet wilt dat een bepaalde Outlook-vergadering een Perfony-vergadering wordt (bijvoorbeeld een persoonlijke of externe afspraak), schakelt u de schakelaar gewoon uit: de Outlook-afspraak wordt dan niet meer gesynchroniseerd met Perfony — de bestaande Perfony-vergadering wordt niet gesynchroniseerd met latere wijzigingen in deze afspraak.

💡 Tip: je kunt de synchronisatie op elk moment in- of uitschakelen door het evenement opnieuw te openen in Outlook, zolang de vergadering aan de kant van Perfony nog niet is afgesloten.

Wat er daarna gebeurt

Zodra de vergadering via dit mechanisme in Perfony is aangemaakt, vindt u deze terug in het menu ‘Vergaderingen’, net als elke andere vergadering: agenda, notulen, actieplan, enz. En u kunt Perfony en zijn functies gebruiken voor uw vergadering.