De “Perfony for Outlook” invoegtoepassing gebruiken

Zodra u bent ingelogd, zoals we hebben gezien in het gedeelte „De Perfony-add-in voor Outlook installeren ”, kunt u het Perfony-paneel op elk moment openen door op het pictogram in het lint van uw Outlook te klikken.

1. Een Perfony-actie rechtstreeks vanuit een Outlook-e-mail aanmaken

Deze add-in biedt u 3 belangrijke functies, die worden weergegeven in de vorm van tabbladen bovenaan het Perfony-paneel in uw Outlook:

• Uw actieplan beheren
• Een e-mail omzetten in een Perfony-actie
• Bekijk de reacties op je Perfony-acties en reageer erop.

Je Perfony-actieplan beheren vanuit Outlook

Dit is het eerste van de drie tabbladen. Hiermee kunt u uw actieplan beheren, dat wil zeggen de lijst met acties die u moet uitvoeren of controleren, inclusief eventuele vertragingen, prioriteiten, voortgang en onderlinge verbanden tussen de acties.

Bovenaan kunt u met een selector de sortering van uw acties wijzigen volgens de volgende parameters:

• Naam van de actie
• Status van het project
• Prioriteit
• Vervaldatum
• Naam van het bijgevoegde bestand.

Zet een e-mail om in een actie in je Perfony

Dit is het tweede tabblad van het Perfony-paneel voor Outlook. Hiermee kunt u met één enkele „klik“ een nieuwe Perfony-actie toevoegen vanuit uw Outlook.

Dit is een zeer nuttige functie wanneer u een bericht ontvangt waarin u wordt gevraagd een bepaalde handeling te verrichten of te hebben verricht.

Door op het tabblad te klikken, verschijnt een vooraf ingevuld formulier voor het aanmaken van acties. Het onderwerp van de e-mail wordt voorgesteld als het actielabel en de inhoud van de e-mail wordt toegevoegd aan de aanvullende informatie van de actie.

U hebt de mogelijkheid om enerzijds deze voorstellen te wijzigen en anderzijds andere informatie toe te voegen:

• Een prioriteit
• Een termijn
• Een manager
• Een map met bijlagen (standaard wordt de actie toegevoegd aan je Todo)

Klik op “Create” en je bent klaar. Om zeker te zijn, ga terug naar het tabblad “Mijn acties” van het paneel “Perfony for Outlook”, uw actie verschijnt daar al (als u er verantwoordelijk voor bent).

Bekijk de reacties op je Perfony-acties en reageer erop

Er moet een kleine aanpassing worden gedaan om dit tabblad te laten werken.

Ga naar je Perfony-account (je kunt hiervoor de link rechtsonder in het paneel ‘Perfony voor Outlook’ gebruiken), ga vervolgens naar het menu met je instellingen door op je avatar te klikken en kies ‘E-mailmeldingen’.

Zorg ervoor dat e-mailmeldingen voor het toevoegen van opmerkingen zijn ingeschakeld.

Nu dit is gecontroleerd, gaan we terug naar het paneel „Perfony“ in uw Outlook.

Het derde tabblad „Reacties“ is alleen actief in e-mails waarin je wordt gewaarschuwd dat er een nieuwe reactie over jou is geplaatst op Perfony.

Via dit tabblad kunt u de volledige geschiedenis van de uitgewisselde reacties over uw acties bekijken en erop reageren zonder dat u uw e-mailprogramma hoeft te verlaten.

2. Een Perfony-vergadering rechtstreeks vanuit Outlook aanmaken

Wanneer u een agenda-afspraak aanmaakt of wijzigt in Outlook, opent de „Perfony”-add-in automatisch een speciaal venster waarmee u deze afspraak kunt synchroniseren met een Perfony-vergadering — zonder van scherm te wisselen.

Hoe het werkt

Wanneer u een afspraak (nieuw of bestaand) in uw Outlook-agenda opent, verschijnt aan de rechterkant het Perfony-paneel met een schakelknop ‘Meeting synchronised in Perfony’.

① de schakelaar „Meeting synchronised in Perfony“ bovenaan het paneel; ② het overzicht (titel, tijden, link naar de videoconferentie, voorzitter, deelnemers)

Deze schakelaar is standaard ingeschakeld bij elke nieuwe afspraak: zodra u de standaardvelden van Outlook invult (titel, tijdstip, deelnemers, link voor de videoconferentie), neemt Perfony deze gegevens automatisch over om de bijbehorende vergadering aan te maken.

Het paneel geeft de gegevens van de Outlook-afspraak nauwkeurig weer: titel, begin- en einddatum/tijd, duur, locatie of link naar de videoconferentie (bijvoorbeeld Teams), de organisator die als voorzitter wordt weergegeven, en de lijst met uitgenodigde deelnemers.

Via de link ‘Perfony’ onderaan het paneel wordt de bijbehorende Perfony-pagina direct geopend.

Synchronisatie uitschakelen

Als u niet wilt dat een bepaalde Outlook-afspraak een Perfony-vergadering wordt (bijvoorbeeld een persoonlijke of externe afspraak), schakelt u de schakelaar gewoon uit: de Outlook-afspraak wordt dan niet meer gesynchroniseerd met Perfony — de bestaande Perfony-vergadering wordt niet gesynchroniseerd met latere wijzigingen in die afspraak.

💡 Tip: je kunt de synchronisatie op elk moment in- of uitschakelen door het evenement opnieuw te openen in Outlook, zolang de vergadering aan de kant van Perfony nog niet is afgesloten.

Wat er daarna gebeurt

Zodra de vergadering via dit mechanisme in Perfony is aangemaakt, vindt u deze terug in het menu ‘Vergaderingen’, net als elke andere vergadering: agenda, notulen, actieplan, enz.