Functies en gebruik van de add-in “Perfony voor Outlook”

Zodra u bent ingelogd (zie ‘De Perfony-add-in voor Outlook installeren’) , kunt u het Perfony-venster op elk moment openen door op het pictogram in het lint van uw Outlook te klikken.

Met de Perfony-add-in voor Outlook kunt u koppelingen aanmaken en weergeven tussen uw Perfony-account en:

• Uw Outlook-e-mails: een Outlook-e-mail omzetten in een taak in Perfony en uw Perfony-taken beheren vanuit een zijpaneel in Outlook
• Uw Outlook-afspraken: uw Outlook-afspraken synchroniseren met uw Perfony-account

1. Een Outlook-e-mail omzetten in een Perfony-actie

Er zijn 3 belangrijke subfuncties die als tabbladen bovenaan het Perfony-paneel in uw Outlook worden weergegeven:

• Uw actieplan beheren
• Een e-mail omzetten in een Perfony-actie
• Bekijk de reacties op je Perfony-acties en reageer erop.

Je Perfony-actieplan beheren vanuit Outlook

Dit is het eerste van de drie tabbladen. Hiermee kunt u uw actieplan beheren, dat wil zeggen de lijst met acties die u moet uitvoeren of controleren, inclusief eventuele vertragingen, prioriteiten, voortgang en onderlinge verbanden tussen de acties.

Bovenaan kunt u met een keuzeschakelaar de sorteervolgorde van uw acties aanpassen aan de hand van de volgende instellingen:

• Naam van de actie
• Status van het project
• Prioriteit
• Vervaldatum
• Naam van het bijgevoegde bestand.

Zet een e-mail om in een actie in je Perfony

Dit is het tweede tabblad van het Perfony-paneel voor Outlook. Hiermee kunt u met één enkele ‘klik’ een nieuwe Perfony-actie toevoegen vanuit uw Outlook.

Dit is een zeer nuttige functie wanneer u een bericht ontvangt waarin u wordt gevraagd een bepaalde handeling te verrichten of te hebben verricht.

Door op het tabblad te klikken, verschijnt een vooraf ingevuld formulier voor het aanmaken van acties. Het onderwerp van de e-mail wordt voorgesteld als het actielabel en de inhoud van de e-mail wordt toegevoegd aan de aanvullende informatie van de actie.

U kunt deze voorstellen enerzijds aanpassen en anderzijds aanvullen met andere informatie:

• Een prioriteit
• Een termijn
• Een manager
• Een map met bijlagen (standaard wordt de actie toegevoegd aan je Todo)

Klik op ‘Aanmaken’ en je bent klaar. Om er zeker van te zijn, ga je terug naar het tabblad ‘Mijn acties’ in het paneel ‘Perfony voor Outlook’; je actie staat daar al vermeld (als je er inderdaad de verantwoordelijke voor bent).

Bekijk de reacties op je Perfony-acties en reageer erop

Er moet een kleine aanpassing worden gedaan om dit tabblad te laten werken.

Ga naar je Perfony-account (je kunt hiervoor de link rechtsonder in het paneel ‘Perfony voor Outlook’ gebruiken), ga vervolgens naar het menu met je instellingen door op je avatar te klikken en kies ‘E-mailmeldingen’.

Zorg ervoor dat e-mailmeldingen voor het toevoegen van opmerkingen zijn ingeschakeld.

Nu dit is gecontroleerd, gaan we terug naar het paneel ‘Perfony’ in uw Outlook.

Het derde tabblad „Reacties“ is alleen actief in e-mails waarin je wordt gewaarschuwd dat er een nieuwe reactie over jou is geplaatst op Perfony.

Via dit tabblad kunt u de volledige geschiedenis van de uitgewisselde reacties over uw acties bekijken en erop reageren zonder dat u uw e-mailprogramma hoeft te verlaten.

Uw Perfony-vergaderingen vanuit Outlook aanmaken

Met de Perfony-invoegtoepassing voor Outlook wordt een vergadering die u in Outlook organiseert ook een Perfony-vergadering, zonder iets opnieuw in te voeren: het onderwerp, de datum en het tijdstip, de locatie of de Teams-link, de herhaling en de deelnemers worden overgenomen bij het verzenden van de uitnodiging. Daarna vindt u de vergadering in Perfony terug om de agenda voor te bereiden, het verslag te maken en het actieplan te volgen. Een wijziging van de uitnodiging in Outlook wordt in Perfony doorgevoerd.

Voordat u begint

• De Perfony-invoegtoepassing moet zijn geïmplementeerd door de Microsoft 365-beheerder van uw organisatie (zie De invoegtoepassing Perfony voor Outlook installeren): de knop Perfony verschijnt dan in het Outlook-lint. Als u hem zelf vanuit de winkel voor invoegtoepassingen installeert, toont hij het deelvenster, maar maakt hij de vergadering niet aan bij het verzenden.
• U hebt een pilootprofiel in Perfony nodig en dezelfde e-mail in Outlook en in Perfony. Deelnemers worden herkend aan hun e-mailadres: wie geen Perfony-account heeft, verschijnt niet in de Perfony-vergadering.
• Outlook op het web, nieuwe Outlook voor Windows, klassieke Outlook voor Windows (versie 2206 of nieuwer) en Outlook voor Mac. In Outlook mobiel bestaat het deelvenster wel, maar het aanmaken bij verzenden niet.

Een gesynchroniseerde vergadering aanmaken

1. Maak in de Outlook-agenda een nieuwe afspraak: onderwerp, deelnemers, datum, locatie of Teams-vergadering.
2. Klik vóór het verzenden in het lint op Perfony. Het Perfony-deelvenster opent rechts.

1. Bij het eerste gebruik toont het deelvenster uw Perfony-accounts: kies dat van uw organisatie (of Aanmelden met een ander account). De keuze wordt onthouden.

1. Het deelvenster neemt het onderwerp, de data, de piloot (u) en de deelnemers over. De schakelaar Vergadering gesynchroniseerd in Perfony staat aan: laat hem zo. Om een uitnodiging zonder Perfony-vergadering te verzenden, zet u hem uit.

1. Klik op Verzenden. De Perfony-vergadering wordt aangemaakt bij het verzenden van de uitnodiging, in uw instantie, met u als piloot.

Een vergadering wijzigen of loskoppelen

1. Open de vergadering in uw Outlook-agenda en klik op Perfony: het deelvenster geeft aan dat ze gesynchroniseerd is.
2. Klik na het wijzigen van de uitnodiging (datum, deelnemers, onderwerp) op Synchroniseren met Perfony om de wijzigingen door te voeren, of verstuur gewoon de update naar de deelnemers: de synchronisatie gebeurt bij het verzenden.
3. Openen in Perfony toont de Perfony-vergadering in een nieuw tabblad.
4. Om de vergadering los te koppelen, zet u de schakelaar uit en verstuurt u de update: de Perfony-vergadering wordt verwijderd, de Outlook-afspraak blijft bestaan.

Goed om te weten

• Bent u bij het verzenden niet aangemeld bij Perfony, dan blokkeert Outlook het verzenden met het bericht „Meld u vóór het verzenden via het deelvenster aan bij Perfony” en een knop Perfony openen: meld u aan in het deelvenster en verzend opnieuw.
• Het deelvenster wordt vóór het verzenden in de uitnodiging geopend: dat is wat het aanmaken activeert. Een uitnodiging die wordt verzonden zonder het deelvenster te openen, maakt geen Perfony-vergadering aan.
• Een gebruiker zonder pilootprofiel ziet het bericht „U hebt een pilootlicentie nodig voor het beheer van vergaderingen”: hij kan het deelvenster gebruiken bij e-mails (acties, opmerkingen), maar niet de synchronisatie van vergaderingen.
• Een terugkerende vergadering in Outlook wordt een terugkerende vergadering in Perfony, met dezelfde herhalingsregel.
• Bij een ontvangen e-mail opent dezelfde knop Perfony uw actieplannen om vanuit het bericht een actie of een opmerking aan te maken.