Como usar o complemento “Perfony para Outlook”

Depois de fazer login, como vimos na seção “Instalar o complemento Perfony para o Outlook ”, você pode abrir o painel do Perfony a qualquer momento clicando no ícone na faixa de opções do seu Outlook.

1. Criar uma ação no Perfony diretamente de um e-mail do Outlook

Esse complemento oferece 3 funcionalidades principais, que aparecem como abas na parte superior do painel do Perfony no seu Outlook:

• Gerenciar seu plano de ação
• Transformar um e-mail em uma ação no Perfony
• Veja e responda aos comentários sobre suas ações no Perfony.

Gerencie seu plano de ação do Perfony pelo Outlook

É a primeira das três abas e te ajuda a gerenciar seu plano de ação, ou seja, a lista de tarefas que você precisa realizar ou supervisionar, incluindo possíveis atrasos, prioridades, andamento e interligações entre as tarefas.

Na parte superior, um seletor permite modificar a ordenação de suas ações de acordo com os seguintes parâmetros:

• Nome da ação
• Status do projeto
• Prioridade
• Data de expiração
• Nome do arquivo anexo.

Transforme um e-mail em uma ação no seu Perfony

É a segunda aba do painel do Perfony para o Outlook e permite, com apenas um “clique”, adicionar uma nova ação do Perfony direto do seu Outlook.

Este é um recurso muito útil quando você recebe uma mensagem pedindo que você execute ou tenha executado uma determinada ação.

Ao clicar na aba, aparece um formulário de criação de ação pré-preenchido. O assunto do e-mail é proposto como o rótulo da ação e o conteúdo do e-mail é adicionado às informações adicionais da ação.

Você tem a possibilidade de modificar estas propostas, por um lado, e de acrescentar outras informações, por outro lado:

• Uma prioridade
• Um prazo
• Um gerente
• Uma pasta de anexos (por padrão, a ação será adicionada a sua Todo)

Clique em “Criar” e pronto. Para ter certeza, volte para a aba “Minhas ações” do painel “Perfony for Outlook”, sua ação já aparece lá (se você for o responsável por ela).

Visualizar e responder aos comentários sobre suas ações no Perfony

É necessário assegurar um pequeno ajuste para poder operar esta aba.

Acesse sua área do Perfony (podes usar o link no canto inferior direito do painel “Perfony para Outlook”) e, em seguida, acesse o menu de preferências clicando no seu avatar e selecione “Alertas por e-mail”.

Certifique-se de que as notificações por e-mail para adicionar comentários estejam habilitadas.

Agora que já conferimos isso, vamos voltar ao painel “Perfony” no seu Outlook.

A terceira aba, “Comentários”, só fica ativa nos e-mails que te avisam sobre um novo comentário sobre você no Perfony.

Nessa aba, você vai poder ver todo o histórico de comentários sobre suas ações e responder a eles sem precisar sair do seu e-mail.

2. Criar uma reunião no Perfony diretamente do Outlook

Quando você cria ou edita um evento no calendário do Outlook, o complemento “Perfony” abre automaticamente uma janela dedicada que permite sincronizar esse evento com uma reunião no Perfony — sem precisar trocar de tela.

Como funciona

Quando você abre um evento (novo ou já existente) no seu calendário do Outlook, o painel do Perfony aparece no lado direito com um botão de alternância “Reunião sincronizada no Perfony”.

① o botão “Reunião sincronizada no Perfony” na parte de cima do painel; ② o bloco de resumo (título, horários, link da videoconferência, moderador, participantes)

Essa opção vem ativada por padrão em cada novo evento: assim que você preencher os campos padrão do Outlook (título, horário, participantes, link da videoconferência), o Perfony os utiliza automaticamente para criar a reunião correspondente.

O painel mostra exatamente as informações do evento do Outlook: título, data/hora de início e término, duração, local ou link da videoconferência (como o Teams, por exemplo), o organizador indicado como “chairperson” e a lista dos participantes convidados.

Um link “Perfony” na parte de baixo do painel abre diretamente o espaço Perfony correspondente.

Desativar a sincronização

Se você não quiser que um evento específico do Outlook vire uma reunião no Perfony (por exemplo, um compromisso pessoal ou externo), basta desativar o botão: assim, o evento do Outlook não será mais sincronizado com o Perfony — e a reunião existente no Perfony não será sincronizada com as alterações futuras nesse evento.

💡 Dica: ativa ou desativa a sincronização a qualquer momento reabrindo o evento no Outlook, desde que a reunião ainda não tenha sido encerrada no Perfony.

O que acontece depois

Depois que a reunião for criada no Perfony por meio desse mecanismo, você vai encontrá-la no menu “Reuniões” como qualquer outra reunião: pauta, ata, plano de ação, etc.