Recursos e como usar o complemento “Perfony para Outlook”

Depois de fazer login (veja “Como instalar o complemento Perfony para o Outlook”  ) , você pode abrir o painel do Perfony a qualquer momento clicando no ícone na faixa de opções do seu Outlook.

O complemento Perfony para o Outlook vai te ajudar a criar e visualizar conexões entre sua conta do Perfony e:

• Seus e-mails do Outlook: transformar um e-mail do Outlook em uma ação no Perfony e gerenciar suas ações do Perfony por meio de um painel lateral no Outlook
• Suas reuniões do Outlook: sincronize suas reuniões do Outlook com sua conta do Perfony

1. Transformar um e-mail do Outlook em uma ação no Perfony

Existem 3 subfuncionalidades principais, apresentadas na forma de abas na parte superior do painel do Perfony no seu Outlook:

• Gerenciar seu plano de ação
• Transformar um e-mail em uma ação no Perfony
• Veja e responda aos comentários sobre suas ações no Perfony.

Gerencie seu plano de ação do Perfony pelo Outlook

É a primeira das três abas e te ajuda a gerenciar seu plano de ação, ou seja, a lista de tarefas que você precisa realizar ou supervisionar, incluindo possíveis atrasos, prioridades, andamento e interligações entre as tarefas.

Na parte de cima, um seletor te permite alterar a ordem das suas ações de acordo com os seguintes parâmetros:

• Nome da ação
• Status do projeto
• Prioridade
• Data de expiração
• Nome do arquivo anexo.

Transforme um e-mail em uma ação no seu Perfony

 Segunda aba do painel do Perfony para o Outlook; ela permite, com um único “clique”, adicionar uma nova ação do Perfony diretamente do seu Outlook.

Este é um recurso muito útil quando você recebe uma mensagem pedindo que você execute ou tenha executado uma determinada ação.

Ao clicar na aba, aparece um formulário de criação de ação pré-preenchido. O assunto do e-mail é proposto como o rótulo da ação e o conteúdo do e-mail é adicionado às informações adicionais da ação.

Você pode, por um lado, alterar essas sugestões e, por outro, adicionar outras informações:

• Uma prioridade
• Um prazo
• Um gerente
• Uma pasta de anexos (por padrão, a ação será adicionada a sua Todo)

Clique em “Criar” e pronto. Para ter certeza, volte para a aba “Minhas ações” do painel “Perfony para Outlook”; sua ação já deve estar lá (se você for mesmo o responsável por ela).

Visualizar e responder aos comentários sobre suas ações no Perfony

É necessário assegurar um pequeno ajuste para poder operar esta aba.

Acesse sua área do Perfony (podes usar o link no canto inferior direito do painel “Perfony para Outlook”) e, em seguida, acesse o menu de preferências clicando no seu avatar e selecione “Alertas por e-mail”.

Certifique-se de que as notificações por e-mail para adicionar comentários estejam habilitadas.

Agora que já conferimos, vamos voltar ao painel “Perfony” no seu Outlook.

A terceira aba, “Comentários”, só fica ativa nos e-mails que te avisam sobre um novo comentário sobre você no Perfony.

Nessa aba, você vai poder ver todo o histórico de comentários sobre suas ações e responder a eles sem precisar sair do seu e-mail.

2. Sincronize suas reuniões do Outlook com sua conta do Perfony

Quando você cria ou edita um evento no calendário do Outlook, o complemento “Perfony” abre automaticamente uma janela dedicada que permite sincronizar esse evento com uma reunião no Perfony — sem precisar trocar de tela.

Como funciona

Quando você abre um evento (novo ou já existente) no seu calendário do Outlook, o painel do Perfony aparece no lado direito com um botão de alternância “Reunião sincronizada no Perfony”.

① o botão “Reunião sincronizada no Perfony” na parte superior do painel, ② o bloco de resumo.

Essa opção vem ativada por padrão em cada novo evento: assim que você preencher os campos padrão do Outlook (título, horário, participantes, link da videoconferência), o Perfony os utiliza automaticamente para criar a reunião correspondente.

O painel mostra fielmente as informações do evento do Outlook, incluindo o organizador e a lista de participantes convidados.

Um link “Perfony” na parte de baixo do painel abre diretamente o espaço Perfony correspondente.

Desativar a sincronização

Se você não quiser que uma reunião específica do Outlook vire uma reunião do Perfony (por exemplo, um compromisso pessoal ou externo), basta desativar o botão: o evento do Outlook não será mais sincronizado com o Perfony — e a reunião existente no Perfony não será sincronizada com as alterações futuras nesse evento.

💡 Dica: ativa ou desativa a sincronização a qualquer momento reabrindo o evento no Outlook, desde que a reunião ainda não tenha sido encerrada no Perfony.

O que acontece depois

Depois que a reunião for criada no Perfony por meio desse mecanismo, você vai encontrá-la no menu “Reuniões” como qualquer outra reunião: ordem do dia, ata, plano de ação etc., e poderá usar o Perfony e seus recursos para a sua reunião.