Recursos e como usar o complemento “Perfony para Outlook”
Depois de fazer login (veja “Como instalar o complemento Perfony para o Outlook” ) , você pode abrir o painel do Perfony a qualquer momento clicando no ícone na faixa de opções do seu Outlook.
O complemento Perfony para o Outlook vai te ajudar a criar e visualizar conexões entre sua conta do Perfony e:
- Seus e-mails do Outlook: transformar um e-mail do Outlook em uma ação no Perfony e gerenciar suas ações do Perfony por meio de um painel lateral no Outlook
- Suas reuniões do Outlook: sincronize suas reuniões do Outlook com sua conta do Perfony
1. Transformar um e-mail do Outlook em uma ação no Perfony
Existem 3 subfuncionalidades principais, apresentadas na forma de abas na parte superior do painel do Perfony no seu Outlook:
- Gerenciar seu plano de ação
- Transformar um e-mail em uma ação no Perfony
- Veja e responda aos comentários sobre suas ações no Perfony.
Gerencie seu plano de ação do Perfony pelo Outlook
É a primeira das três abas e te ajuda a gerenciar seu plano de ação, ou seja, a lista de tarefas que você precisa realizar ou supervisionar, incluindo possíveis atrasos, prioridades, andamento e interligações entre as tarefas.
Na parte de cima, um seletor te permite alterar a ordem das suas ações de acordo com os seguintes parâmetros:
- Nome da ação
- Status do projeto
- Prioridade
- Data de expiração
- Nome do arquivo anexo.
Transforme um e-mail em uma ação no seu Perfony
Segunda aba do painel do Perfony para o Outlook; ela permite, com um único “clique”, adicionar uma nova ação do Perfony diretamente do seu Outlook.
Este é um recurso muito útil quando você recebe uma mensagem pedindo que você execute ou tenha executado uma determinada ação.
Ao clicar na aba, aparece um formulário de criação de ação pré-preenchido. O assunto do e-mail é proposto como o rótulo da ação e o conteúdo do e-mail é adicionado às informações adicionais da ação.
Você pode, por um lado, alterar essas sugestões e, por outro, adicionar outras informações:
- Uma prioridade
- Um prazo
- Um gerente
- Uma pasta de anexos (por padrão, a ação será adicionada a sua Todo)
Clique em “Criar” e pronto. Para ter certeza, volte para a aba “Minhas ações” do painel “Perfony para Outlook”; sua ação já deve estar lá (se você for mesmo o responsável por ela).
Visualizar e responder aos comentários sobre suas ações no Perfony
É necessário assegurar um pequeno ajuste para poder operar esta aba.
Acesse sua área do Perfony (podes usar o link no canto inferior direito do painel “Perfony para Outlook”) e, em seguida, acesse o menu de preferências clicando no seu avatar e selecione “Alertas por e-mail”.
Certifique-se de que as notificações por e-mail para adicionar comentários estejam habilitadas.
Agora que já conferimos, vamos voltar ao painel “Perfony” no seu Outlook.
A terceira aba, “Comentários”, só fica ativa nos e-mails que te avisam sobre um novo comentário sobre você no Perfony.
Nessa aba, você vai poder ver todo o histórico de comentários sobre suas ações e responder a eles sem precisar sair do seu e-mail.
Criar suas reuniões Perfony pelo Outlook
Com o suplemento Perfony para Outlook, uma reunião que você organiza no Outlook também se torna uma reunião Perfony, sem digitar nada de novo: o assunto, a data e o horário, o local ou o link do Teams, a recorrência e os participantes são aproveitados no envio do convite. Depois você encontra a reunião no Perfony para preparar a pauta, redigir a ata e acompanhar o plano de ação. Uma alteração do convite no Outlook é refletida no Perfony.
Antes de começar
- O suplemento Perfony precisa ter sido implantado pelo administrador do Microsoft 365 da sua organização (veja Instalar o suplemento Perfony para Outlook): o botão Perfony aparece então na faixa de opções do Outlook. Se você mesmo o instalar pela loja de suplementos, ele mostra o painel, mas não cria a reunião no envio.
- Você precisa de um perfil de piloto no Perfony e do mesmo e-mail no Outlook e no Perfony. Os participantes são reconhecidos pelo e-mail: quem não tem conta Perfony não aparece na reunião Perfony.
- Outlook na Web, novo Outlook para Windows, Outlook clássico para Windows (versão 2206 ou mais recente) e Outlook para Mac. No Outlook para celular, o painel existe, mas não a criação no envio.
Criar uma reunião sincronizada
- No calendário do Outlook, crie um novo evento: assunto, participantes, data, local ou reunião do Teams.
- Antes de enviar, clique em Perfony na faixa de opções. O painel Perfony abre à direita.
- No primeiro uso, o painel mostra suas contas Perfony: escolha a da sua organização (ou Entrar com outra conta). A escolha fica memorizada.
- O painel aproveita o assunto, as datas, o piloto (você) e os participantes. A chave Reunião sincronizada no Perfony está ativada: deixe-a assim. Para enviar um convite sem reunião Perfony, desative-a.
- Clique em Enviar. A reunião Perfony é criada no envio do convite, na sua instância, e você é o piloto.
Alterar ou desvincular uma reunião
- Abra a reunião no seu calendário do Outlook e clique em Perfony: o painel indica que ela está sincronizada.
- Depois de alterar o convite (data, participantes, assunto), clique em Sincronizar com o Perfony para levar as alterações, ou simplesmente envie a atualização aos participantes: a sincronização acontece no envio.
- Abrir no Perfony mostra a reunião Perfony em uma nova aba.
- Para desvincular a reunião, desative a chave e envie a atualização: a reunião Perfony é excluída e o evento do Outlook permanece.
Bom saber
- Se você não estiver conectado ao Perfony no envio, o Outlook bloqueia o envio com a mensagem “Conecte-se ao Perfony pelo painel antes de enviar” e um botão Abrir o Perfony: conecte-se no painel e envie novamente.
- O painel é aberto no convite antes do envio: é isso que ativa a criação. Um convite enviado sem abrir o painel não cria reunião Perfony.
- Um usuário sem perfil de piloto vê a mensagem “Você precisa de uma licença de piloto para gerenciar reuniões”: ele pode usar o painel nos e-mails (ações, comentários), mas não a sincronização de reuniões.
- Uma reunião recorrente no Outlook se torna uma reunião recorrente no Perfony, com a mesma regra de repetição.
- Em um e-mail recebido, o mesmo botão Perfony abre seus planos de ação para criar uma ação ou um comentário a partir da mensagem.