Funzionalità e utilizzo del componente aggiuntivo “Perfony per Outlook”

Una volta effettuato l’accesso (vedi «Installare il componente aggiuntivo Perfony per Outlook  » ), puoi aprire il pannello Perfony in qualsiasi momento cliccando sull’icona nella barra multifunzione di Outlook.

L’estensione Perfony per Outlook ti permetterà di creare e visualizzare collegamenti tra il tuo account Perfony e:

• Le tue e-mail di Outlook: trasforma un’e-mail di Outlook in un’azione su Perfony e gestisci le tue azioni su Perfony da un pannello laterale in Outlook
• I tuoi appuntamenti su Outlook: sincronizza i tuoi appuntamenti su Outlook con il tuo account Perfony

1. Trasformare un’e-mail di Outlook in un’azione su Perfony

Ci sono 3 sottofunzionalità principali, visualizzate sotto forma di schede nella parte superiore del pannello Perfony di Outlook:

• Gestisci il tuo piano d’azione
• Trasforma un’e-mail in un’azione su Perfony
• Visualizza e rispondi ai commenti sulle tue azioni su Perfony.

Gestisci il tuo piano d’azione Perfony da Outlook

È la prima delle tre schede e ti permette di gestire il tuo piano d’azione, ovvero l’elenco delle attività che devi svolgere o supervisionare, con eventuali ritardi, priorità, stato di avanzamento e collegamenti tra le attività.

In alto, un selettore ti permette di modificare l’ordinamento delle tue azioni in base ai seguenti parametri:

• Nome dell’azione
• Stato di avanzamento
• Priorità
• Data di scadenza
• Nome del file allegato.

Trasforma un’e-mail in un’azione nel tuo Perfony

 È la seconda scheda del pannello Perfony per Outlook e ti permette, con un solo “clic”, di aggiungere una nuova azione Perfony direttamente da Outlook.

Questa è una funzione molto utile quando si riceve un messaggio che chiede di eseguire o aver eseguito una certa azione.

Cliccando sulla scheda si aprirà un modulo di creazione di azioni precompilato. L’oggetto della mail viene proposto come titolo dell’azione e il contenuto della mail viene aggiunto alle informazioni aggiuntive dell’azione.

Puoi modificare queste proposte, da un lato, e aggiungere altre informazioni, dall’altro:

• Una priorità
• Una scadenza
• Un manager
• Un file allegato (per impostazione predefinita, l’azione sarà aggiunta al tuo Todo)

Clicca su «Crea» e il gioco è fatto. Per esserne sicuro, torna alla scheda «Le mie azioni» del pannello «Perfony per Outlook»: la tua azione dovrebbe già comparire lì (se sei davvero tu il responsabile).

Visualizza e rispondi ai commenti sulle tue azioni su Perfony

È necessario fare una piccola regolazione per far funzionare questa linguetta.

Vai alla tua area Perfony (puoi usare il link in basso a destra nel pannello “Perfony per Outlook”), poi accedi al menu delle preferenze cliccando sul tuo avatar e seleziona “Avvisi via e-mail”.

Assicurati che le notifiche via e-mail per l’aggiunta di commenti siano abilitate.

Ora che l’hai verificato, torniamo al pannello “Perfony” nel tuo Outlook.

La terza scheda “Commenti” è attiva solo nelle e-mail che ti avvisano di un nuovo commento che ti riguarda su Perfony.

Questa scheda ti permetterà di trovare tutta la cronologia degli scambi di commenti relativi alle tue azioni e ti consentirà di rispondere senza dover uscire dalla tua casella di posta.

2. Sincronizza le tue riunioni di Outlook con il tuo account Perfony

Quando crei o modifichi un evento del calendario in Outlook, il componente aggiuntivo “Perfony” apre automaticamente un riquadro dedicato che ti permette di sincronizzare quell’evento con una riunione su Perfony — senza dover cambiare schermata.

Come funziona

Quando apri un evento (nuovo o già esistente) nel tuo calendario di Outlook, sul lato destro compare il pannello di Perfony con un pulsante a levetta “Meeting sincronizzato in Perfony”.

① il pulsante “Meeting sincronizzato in Perfony” in cima al pannello, ② il riquadro riassuntivo.

Questa opzione è attivata di default per ogni nuovo evento: non appena compili i campi standard di Outlook (titolo, orario, partecipanti, link alla videoconferenza), Perfony li riprende automaticamente per creare la riunione corrispondente.

Il pannello riporta fedelmente le informazioni dell’evento di Outlook, compreso l’organizzatore e l’elenco dei partecipanti invitati.

Un link “Perfony” in fondo al pannello apre direttamente l’area Perfony corrispondente.

Disattiva la sincronizzazione

Se non vuoi che una determinata riunione di Outlook diventi una riunione di Perfony (ad esempio un appuntamento personale o con un esterno), basta disattivare l’interruttore: l’evento di Outlook non verrà più sincronizzato con Perfony — la riunione di Perfony già esistente non verrà sincronizzata con le modifiche successive apportate a quell’evento.

💡 Suggerimento: puoi attivare o disattivare la sincronizzazione in qualsiasi momento riaprendo l’evento in Outlook, purché la riunione non sia ancora stata chiusa su Perfony.

Cosa succede dopo

Una volta creata la riunione su Perfony tramite questa procedura, la troverai nel menu “Riunioni” proprio come qualsiasi altra riunione: ordine del giorno, verbale, piano d’azione, ecc. e potrai usare Perfony e le sue funzionalità per la tua riunione.