Utilizzare il componente aggiuntivo “Perfony per Outlook”

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Una volta collegato come abbiamo visto nella parte “Installare il componente aggiuntivo Perfony per Outlook ”, è possibile aprire il pannello Perfony in qualsiasi momento facendo clic sull’icona del nastro del suo Outlook.

Questo componente aggiuntivo offre 3 caratteristiche principali che sono presenti come scheda nella parte superiore del pannello Perfony di Outlook:

  • Consultare il suo piano d’azione
  • Trasformare una e-mail in azione Perfony
  • Partecipare a una discussione nei commenti di Perfony.

1/ Consultare il suo piano d’azione Perfony da Outlook

Prima delle 3 schede, permette di visualizzare il vostro piano d’azione, cioè l’elenco delle azioni che devi realizzare esclusivamente e precisa le scadenza, gli eventuali ritardi, le priorità, l’avanzamento e i collegamenti delle azioni.

Nella parte superiore, un selettore consente di modificare l’ordinamento delle azioni in base alle seguenti impostazioni:

  • Nome dell’azione
  • Stato di avanzamento
  • Priorità
  • Data di scadenza
  • Nome del fascicolo di collegamento

Dalla versione 2.19, è anche possibile aggiornare le sue azioni direttamente nel riquadro Perfony del suo Outlook.

2/ Trasformare una mail in azione nel suo Perfony

Seconda scheda del pannello Perfony per Outlook, permette con un solo “clic”, di aggiungere una nuova azione Perfony dal suo Outlook.

È una funzione molto utile quando si riceve un messaggio che le chiede di realizzare o fare realizzare questa o quella azione.

Cliccando sulla scheda, viene visualizzato un modulo di creazione di azione precompilato. L’oggetto della mail è proposto come formulazione dell’azione e il contenuto della mail viene aggiunto alle informazioni aggiuntive dell’azione.

Ha la possibilità di modificare queste proposte, da un lato, e di aggiungere altre informazioni, dall’altro:

  • Una priorità
  • Una scadenza
  • Un responsabile
  • Un fascicolo di collegamento (per impostazione predefinita, l’azione verrà aggiunta al suo To do)

Clicca su creare ed è fatto. Per essere sicuro, torna alla scheda “Le mie azioni” del pannello “Perfony per Outlook”, la sua azione vi appare già (se lei è il responsabile).

3/ Partecipare a una discussione nei commenti di Perfony

È necessario assicurarsi di una piccola regolazione per potere fare funzionare questa scheda.

Visita lo spazio Perfony (può utilizzare il link in basso a destra del pannello “Perfony per Outlook”), quindi accede al menu delle sue preferenze cliccando sul suo avatar e scegli “Notifiche”.

Assicurarsi che le notifiche e-mail per l’aggiunta di commenti siano abilitate.

Ora che è stato verificato, torniamo al Pannello “Perfony” nel suo Outlook.

La terza scheda “Commento” è attiva solo nelle e-mail che le permetterà di trovare tutta la cronologia degli scambi di commenti riguardanti l’evento, l’azione o il fascicolo in questione, e le permetterà di rispondere senza dovere lasciare la sua e-mail.

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