Usare l’add-in “Perfony for Outlook”.

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Una volta collegato come abbiamo visto nella sezione “Installare l’add-in Perfony per Outlook “, puoi aprire il pannello Perfony in qualsiasi momento cliccando sull’icona nel nastro del tuo Outlook.

Questo add-on vi offre 3 funzionalità principali che sono presentate sotto forma di una scheda nella parte superiore del pannello Perfony del vostro Outlook:

  • Consulta il tuo piano d’azione
  • Trasformare un’email in un’azione Perfony
  • Partecipa a una discussione nei commenti di Perfony.

1/ Visualizzare il vostro piano d’azione Perfony da Outlook

Prima delle 3 schede, visualizza il tuo piano d’azione, cioè l’elenco delle azioni che devi realizzare esclusivamente e specifica le scadenze, i possibili ritardi, le priorità, i progressi e i collegamenti delle azioni.

Nella parte superiore, un selettore ti permette di cambiare l’ordinamento delle tue azioni secondo i seguenti parametri:

  • Nome dell’azione
  • Stato di avanzamento
  • Priorità
  • Data di scadenza
  • Nome del file allegato.

Dalla versione 2.19, è anche possibile aggiornare le vostre azioni direttamente nel pannello Perfony del vostro Outlook!

2/ Trasforma un’email in azione nel tuo Perfony

Seconda scheda del pannello Perfony for Outlook, ti permette di aggiungere una nuova azione Perfony dal tuo Outlook con un solo “clic”.

Questa è una funzione molto utile quando si riceve un messaggio che chiede di eseguire o aver eseguito una certa azione.

Cliccando sulla scheda si aprirà un modulo di creazione di azioni precompilato. L’oggetto della mail viene proposto come titolo dell’azione e il contenuto della mail viene aggiunto alle informazioni aggiuntive dell’azione.

Avete la possibilità di modificare queste proposte da un lato, e di aggiungere altre informazioni dall’altro:

  • Una priorità
  • Una scadenza
  • Un manager
  • Un file allegato (per impostazione predefinita, l’azione sarà aggiunta al tuo Todo)

Clicca su “Crea” e il gioco è fatto. Per essere sicuro, torna alla scheda “Le mie azioni” del pannello “Perfony for Outlook”, la tua azione appare già lì (se ne sei responsabile).

3/ Partecipa a una discussione nei commenti di Perfony

È necessario fare una piccola regolazione per far funzionare questa linguetta.

Vai nello spazio Perfony (puoi usare il link in basso a destra del pannello “Perfony for Outlook”), poi vai al tuo menu delle preferenze cliccando sul tuo avatar e scegli “Notifiche”.

Assicurati che le notifiche via e-mail per l’aggiunta di commenti siano abilitate.

Ora che questo è stato controllato, torniamo al pannello “Perfony” nel vostro Outlook.

La terza scheda ” Commento ” è attiva solo nelle e-mail che ti avvisano di un nuovo commento su di te in Perfony.

Questa scheda ti permetterà di recuperare l’intera cronologia dei commenti scambiati riguardo all’evento, all’azione o alla cartella in questione, e ti permetterà di rispondere senza dover lasciare la tua casella di posta.

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