Informationen zu Dokumenten in Perfony

So fügen Sie Dokumente in Perfony hinzu

Mit Perfony können Sie Dokumente als Anhang hinzufügen und weitergeben. Das Hinzufügen eines Dokuments erfolgt entweder durch Auswahl der Datei aus dem Quellordner oder per Drag & Drop.

Diese Anhänge können hinzugefügt werden zu :

• Eine Aktion
• Ein Dossier
• Ein Treffen

Aus Sicherheitsgründen sind Art und Größe der Dokumente auf die gängigsten Standardformate beschränkt: .pdf, .doc, .xls, .ppt, .jpg, .png.

Vorsichtsmaßnahmen beim Hinzufügen von Dokumenten

Es gibt ein Limit für die Speicherung von Dokumenten für jedes Perfony-Konto. Wenn diese überschritten wird, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie auf das Problem hinweist. Es stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Kontaktieren Sie den Administrator Ihres Perfony-Kontos, damit er die Speicherkapazität erhöhen kann.
• Schreiben Sie an den Support von Perfony.
• Reduzieren Sie das Gewicht Ihrer Dokumente, indem Sie sie aus Ihren Ordnern und Aktionen extrahieren.

Achtung: Die Vorschau von Dokumenten des Typs microsoft (.doc,.xls, .ppt), die auf den Servern von Perfony, gespeichert sind, erfolgt über einen Drittanbieter von Microsoft. Sie können die Nutzung in den Einstellungen für Drittanbieteranwendungen in den Unternehmenseinstellungen verbieten. Wenn Sie keinen Zugriff darauf haben, fragen Sie den Administrator Ihres perfony-Kontos oder support@perfony.com

Tipp: Wir empfehlen Ihnen, Ihr Perfony-Konto mit Ihren freigegebenen Verzeichnissen zu verknüpfen: OneDrive und SharePoint für Office 365-Nutzer sowie Google Drive für GSuite-Nutzer. Auf diese Weise können Sie Verknüpfungen zu den Dokumenten erstellen und so Doppelungen sowie eine übermäßige Belastung der Server vermeiden.

Wenn Ihr Perfony-Konto mit OneDrive verknüpft ist, öffnet die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“ – sowohl bei einem Meeting als auch bei einem Ordner – direkt Ihren OneDrive-Bereich anstelle des Windows-Datei-Explorers.

So funktioniert es

Klicken Sie in einer Besprechung (Anhang, Protokoll oder Aktionsplan) oder in einem Ordner auf „Dokument hinzufügen / aus OneDrive“. Es öffnet sich direkt ein OneDrive-Fenster an der Stelle, zu der Sie zuletzt navigiert sind. Perfony speichert den zuletzt aufgerufenen OneDrive-Ordner, damit Sie ihn nicht bei jedem Hinzufügen erneut suchen müssen.

Wählen Sie das gewünschte Dokument aus: Es wird der Besprechung in Form eines Links zu OneDrive hinzugefügt, ohne dass die Datei auf den Perfony-Servern dupliziert wird (Vorteile dieses Vorgehens: keine Duplikate, keine Belastung Ihres Perfony-Speicherplatzes).

💡 Tipp: Wenn Sie regelmäßig an denselben freigegebenen Ordnern arbeiten, sparen Sie dank der Funktion von Perfony, die Ihre letzte Position speichert, bei jedem Meeting mehrere Klicks.

Falls Ihr Konto nicht mit OneDrive verknüpft ist

Die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“ öffnet dann wie bisher den Dateibrowser Ihres Computers. Informationen zur Verknüpfung Ihres Kontos finden Sie in der Office 365-Konfiguration bei Ihrem Perfony-Administrator.

Funktionen für Dokumente in Perfony: Die verschiedenen Symbole, die für jedes Dokument angezeigt werden, ermöglichen Folgendes:

• den Namen zu ändern.
• ein anderes Dokument zu ersetzen.
• das Dokument zu löschen.
• eine Vorschau des Dokuments zu erstellen .