Over documenten in Perfony

Hoe voeg je documenten toe in Perfony?

Met Perfony kunt u documenten als bijlage toevoegen en delen. U kunt een document toevoegen door het bestand uit de bronmap te selecteren of door middel van slepen en neerzetten.

Deze bijlagen kunnen worden toegevoegd aan :

• Een actie
• Een map
• Een vergadering

Om veiligheidsredenen zijn het type en de grootte van de documenten beperkt tot de meest gangbare traditionele bestandsformaten: .pdf, .doc, .xls, .ppt, .jpg, .png.

Voorzorgsmaatregelen bij het toevoegen van documenten

Er is een opslaglimiet voor documenten per Perfony account. Als deze limiet wordt overschreden, zal een foutmelding het probleem aangeven. Je hebt verschillende opties:

• Neem contact op met de beheerder van je Perfony-account zodat hij de opslagcapaciteit kan vergroten.
• Schrijf naar de Perfony-ondersteuning.
• Verminder het gewicht van je documenten door ze uit je mappen en acties te halen.

PerfonyLet op: Microsoft documenten (.doc,.xls, .ppt) die zijn opgeslagen op de Perfony-servers worden bekeken door een externe leverancier van Microsoft. Je kunt het gebruik ervan verbieden in de instellingen voor toepassingen van derden in de bedrijfsinstellingen. Als je geen toegang hebt, vraag het dan aan de beheerder van je perfony-account of support@perfony.com.

Tip: We raden u aan uw Perfony-account te koppelen aan uw gedeelde mappen: OneDrive en SharePoint voor Office 365-gebruikers en Google Drive voor GSuite-gebruikers. Zo kunt u een koppeling naar de documenten maken en voorkomt u dubbele bestanden en overbelasting van de servers.

Wanneer uw Perfony-account is gekoppeld aan OneDrive, opent de knop ‘Document toevoegen’ – zowel bij een vergadering als bij een map – direct uw OneDrive-ruimte in plaats van de Windows-bestandsverkenner.

Hoe het werkt

Klik vanuit een vergadering (bijlage, notulen of actieplan) of vanuit een map op ‘Document toevoegen / vanuit OneDrive’. Er wordt direct een OneDrive-venster geopend op de locatie waar u de laatste keer bent geweest. Perfony onthoudt de laatst geopende OneDrive-map, zodat u deze niet telkens opnieuw hoeft te zoeken wanneer u iets toevoegt.

Kies het gewenste document: het wordt aan de vergadering gekoppeld via een link naar OneDrive, zonder dat het bestand op de Perfony-servers wordt gedupliceerd (de voordelen van deze aanpak: geen dubbele bestanden, geen overbelasting van uw Perfony-opslagruimte).

💡 Tip: als je regelmatig aan dezelfde gedeelde mappen werkt, bespaart het feit dat Perfony je laatste positie onthoudt je bij elke vergadering een aantal muisklikken.

Als uw account niet is gekoppeld aan OneDrive

De knop ‘Document toevoegen’ opent dan, net als voorheen, de bestandsverkenner op uw computer. Raadpleeg uw Perfony-beheerder voor informatie over het koppelen van uw account in de Office 365-configuratie.

Functies voor documenten in Perfony: Met de verschillende pictogrammen bij elk document kun je:

• verander de naam.
• om een ander document te vervangen.
• het document verwijderen.
• het document bekijken.