PMO : comment Ascent pilote 1 500 actions avec Perfony

Le problème

1 500 actions, 40 intervenants, et autant d'endroits où chercher

Ascent Integration conçoit et installe des lignes d'assemblage clés en main. Née du rachat de l'activité d'intégration d'usines aérospatiales d'Areva TA et intégrée au groupe américain Ascent Aerospace, l'entreprise a démarré dans l'aéronautique avec l'A350 et s'est depuis diversifiée vers le ferroviaire et les énergies renouvelables. Une centaine de salariés à Blagnac, 15 à 20 projets par an, pour des donneurs d'ordre comme Airbus, Alstom ou General Electric.

Le modèle est celui d'un intégrateur : chaque projet est unique, l'entreprise ne fabrique pas en série, elle conçoit, sous-traite la fabrication et pilote l'ensemble, de la réponse au cahier des charges jusqu'à l'installation sur site et la garantie. Le rôle du PMO y est central : apporter l'organisation, tenir le planning, et coordonner une vingtaine de personnes en interne, une dizaine de fournisseurs et autant d'interlocuteurs côté client, répartis par lots.

Le problème n'a jamais été de produire de l'information : l'équipe en produisait beaucoup. Il était de la retrouver. Les actions issues des échanges vivaient dans des outils séparés : un mail hebdomadaire listant les actions de chacun, un fichier Excel pour les jalons clients, un autre par fournisseur. Pris isolément, chacun faisait le travail. Ensemble, ils créaient de la dispersion : pour obtenir une vue d'un seul lot, il fallait rouvrir plusieurs sources et les consolider à la main.

Et un mail non ouvert suffisait à ce qu'une action passe sous le radar : un PMO qui enchaîne les déplacements sur site accumule vite une centaine de messages non lus. Le temps du PMO partait ainsi à chercher, consolider et relancer, plutôt qu'à analyser et à piloter.

La solution

Une seule base d'actions, quelle que soit la réunion dont elles sortent

L'équipe a changé de logique : les réunions restent organisées séparément selon leur audience, mais toutes les actions qui en sortent sont pilotables au même endroit. Quatre décisions structurent l'usage.

1. Un dossier par type d'interlocuteurUn dossier pour les fournisseurs, un pour les réunions internes, un pour les réunions clients. Les actions y sont créées en séance et n'en sortent plus.
2. Des trames de compte-rendu propres aux jalonsDes modèles spécifiques pour les revues de jalon client, avec titre et tableau, pour garantir la même chronologie des événements d'un projet à l'autre.
3. Un pilotage par lot, pas par réunionLes rapports extraient toutes les actions d'un lot donné, qu'elles viennent d'un jalon client, d'une réunion interne ou d'un fournisseur, et les restituent en graphiques.
4. Des graphiques partagés à toute l'équipeChaque membre du projet accède aux mêmes tableaux de bord, ce qui aligne le niveau d'information entre chargés d'affaires, chef de projet et PMO.

Je tape un mot dans la recherche et je retrouve l'information, une action ou un compte-rendu, dans un seul et même outil. Je trouve ça ultra puissant.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Ce qui change n'est pas l'endroit où les actions sont enregistrées. C'est la capacité du PMO à transformer une multitude d'informations dispersées en une vue exploitable du projet. En réduisant le temps consacré à rechercher, consolider et relancer, Perfony augmente la capacité du PMO à faire ce pour quoi il apporte le plus de valeur : anticiper, prioriser et piloter.

L'équipe a d'ailleurs fixé une limite volontaire : tout n'entre pas dans l'outil. Les micro-actions d'atelier restent sur un tableau blanc ou un post-it. Seul ce qui relève vraiment du pilotage projet y est suivi, pour éviter que l'outil ne devienne une usine à gaz.

L'effet client

Mieux piloter pour donner davantage de visibilité au client

J'ai davantage la main et le contrôle sur qui doit faire quoi, ce qu'il reste à faire.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Le suivi ne s'arrête pas aux frontières d'Ascent : il couvre l'ensemble de la chaîne, actions internes, actions fournisseurs et actions attendues côté client.

Partager la même vue de la situation devient une composante du service rendu : ce qui est fait, ce qui reste à faire, qui en est responsable. Certains clients comptent d'ailleurs sur Ascent pour assurer ce suivi.

Quand l'équipe présente ses tableaux en revue de projet, le message perçu est immédiat : « C'est propre, c'est sous contrôle. »

Dans un projet industriel complexe, cette visibilité ne facilite pas seulement le travail du PMO : elle compte aussi dans la relation avec le client.

La preuve

Audit EN 9100 : et quand l'auditeur réclame une preuve ?

Ascent Integration est certifiée EN 9100 : audits clients, audits internes, et audit annuel de certification au cours duquel n'importe quel projet et ses bases d'actions peuvent être passés au crible. Avant Perfony, chaque échéance imposait le même rituel. Il fallait rassembler toutes les bases d'actions et les remettre à jour, preuve qu'elles ne vivaient pas vraiment entre deux audits. Et il y avait des loupés : une base oubliée, des actions restées dans un mail ou dans un compte-rendu Word, non suivies. Le suivi d'actions faisait l'objet de réserves récurrentes.

Une semaine avant l'audit, l'outil permet de ne pas être en stress à chercher les infos dans divers endroits.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Lors du dernier audit, il a fallu prouver la clôture d'une action ouverte à un jalon précis. Les comptes-rendus étant horodatés, la démonstration a été immédiate, là où un fichier Excel ne porte pas nécessairement de date. L'auditeur a passé trois projets en revue ; sur les trois, l'équipe s'est appuyée sur Perfony, et le suivi d'actions est passé du statut de réserve à celui de point fort. Sa réaction tenait en un mot : waouh, vous avez un outil vraiment très bien.

Ascent Integration n'a pas déployé Perfony pour réussir ses audits, mais pour mieux piloter ses projets. L'audit a simplement montré que l'information était là où il fallait, au moment où il fallait.

En un mot

Le gros point fort, c'est de disposer de toutes les actions et de tous les comptes-rendus dans un seul et même outil. Un vrai gain de temps, et un pilotage des actions beaucoup plus facile.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration