PMO: come Ascent gestisce 1.500 azioni con Perfony

Il problema

1.500 azioni, 40 persone coinvolte e altrettanti posti in cui cercare

Ascent Integration progetta e installa linee di assemblaggio chiavi in mano. Nata dall’acquisizione dell’attività di integrazione degli impianti aerospaziali di Areva TA e parte del gruppo americano Ascent Aerospace, l’azienda ha mosso i primi passi nel settore aeronautico con l’A350 e da allora si è diversificata verso il settore ferroviario e delle energie rinnovabili. Un centinaio di dipendenti a Blagnac, dai 15 ai 20 progetti all’anno, per committenti come Airbus, Alstom o General Electric.

Il modello è quello di un integratore: ogni progetto è unico, l’azienda non produce in serie, ma progetta, affida la produzione a terzi e gestisce l’intero processo, dalla risposta al capitolato d’oneri fino all’installazione in loco e alla garanzia. Il ruolo del PMO è fondamentale: garantire l’organizzazione, rispettare le scadenze e coordinare una ventina di persone interne, una decina di fornitori e altrettanti referenti dal lato del cliente, suddivisi per lotti.

Il problema non è mai stato quello di produrre informazioni: il team ne produceva tantissime. Il problema era trovarle. Le attività derivanti dagli scambi erano sparse in strumenti diversi: un’e-mail settimanale con l’elenco delle attività di ciascuno, un file Excel per le scadenze dei clienti, un altro per i fornitori. Presi singolarmente, funzionavano bene. Ma tutti insieme creavano confusione: per avere una visione d’insieme di un singolo lotto, bisognava riaprire diverse fonti e consolidarle a mano.

E bastava un’e-mail non aperta perché un’azione passasse inosservata: un PMO che fa un viaggio dopo l’altro in sede accumula in fretta un centinaio di messaggi non letti. Il tempo del PMO finiva così per essere dedicato alla ricerca, al consolidamento e al sollecito, piuttosto che all’analisi e alla gestione.

La soluzione

Un unico sistema per gestire tutte le azioni, indipendentemente dalla riunione da cui provengono

Il team ha cambiato approccio: le riunioni continuano a essere organizzate separatamente in base ai partecipanti, ma tutte le azioni che ne derivano possono essere gestite da un unico posto. Quattro decisioni ne definiscono l’utilizzo.

1. Una cartella per ogni tipo di interlocutoreUna cartella per i fornitori, una per le riunioni interne, una per quelle con i clienti. Le azioni vengono create durante la riunione e non escono più da lì.
2. Modelli di resoconto specifici per le tappe fondamentaliModelli specifici per le revisioni delle tappe fondamentali con i clienti, con titolo e tabella, per garantire la stessa cronologia degli eventi da un progetto all’altro.
3. Gestione per lotti, non per riunioniI report estraggono tutte le azioni di un determinato lotto, che provengano da una tappa con il cliente, da una riunione interna o da un fornitore, e le riportano sotto forma di grafici.
4. Grafici condivisi con tutto il teamOgni membro del progetto ha accesso alle stesse dashboard, il che garantisce che il livello di informazione sia allineato tra i responsabili di progetto, il capo progetto e il PMO.

Basta digitare una parola nella barra di ricerca e trovo subito l’informazione, un’azione o un resoconto, tutto in un unico strumento. Lo trovo davvero potentissimo.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Ciò che cambia non è il luogo in cui vengono registrate le azioni. È la capacità del PMO di trasformare una miriade di informazioni sparse in una visione d’insieme del progetto che si possa davvero sfruttare. Riducendo il tempo dedicato alla ricerca, al consolidamento e al sollecito, Perfony aumenta la capacità del PMO di fare ciò per cui apporta il massimo valore: anticipare, stabilire le priorità e guidare il progetto.

Il team ha anche fissato un limite volontario: non tutto viene inserito nello strumento. Le micro-azioni dei workshop restano su una lavagna bianca o su un post-it. Viene monitorato solo ciò che riguarda davvero la gestione del progetto, per evitare che lo strumento diventi troppo complicato.

L'effetto cliente

Gestire meglio per offrire maggiore visibilità al cliente

Ho più voce in capitolo e controllo su chi deve fare cosa e su cosa resta da fare.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Il monitoraggio non si ferma ai confini di Ascent: copre l’intera catena, dalle azioni interne a quelle dei fornitori fino a quelle che il cliente deve mettere in atto.

Condividere la stessa visione della situazione diventa parte integrante del servizio offerto: cosa è stato fatto, cosa resta da fare, chi ne è responsabile. Alcuni clienti, del resto, si affidano proprio ad Ascent per garantire questo monitoraggio.

Quando il team presenta i suoi grafici durante la revisione del progetto, il messaggio che passa è immediato: «È tutto in ordine, è tutto sotto controllo.»

In un progetto industriale complesso, questa visibilità non solo facilita il lavoro del PMO, ma è importante anche per il rapporto con il cliente.

La prova

Audit EN 9100: e quando l'auditor chiede una prova?

Ascent Integration è certificata EN 9100: audit dei clienti, audit interni e audit annuale di certificazione, durante il quale qualsiasi progetto e le relative linee d’azione possono essere esaminati nei minimi dettagli. Prima di Perfony, ogni scadenza comportava lo stesso rituale. Bisognava raccogliere tutte le linee d’azione e aggiornarle, a dimostrazione del fatto che non venivano realmente seguite tra un audit e l’altro. E c’erano delle sviste: una linea d’azione dimenticata, azioni rimaste in un’e-mail o in un documento Word, senza alcun seguito. Il monitoraggio delle azioni era oggetto di riserve ricorrenti.

Una settimana prima dell'audit, questo strumento ti evita lo stress di dover cercare le informazioni un po' ovunque.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Durante l'ultimo audit, abbiamo dovuto dimostrare che un'azione aperta era stata chiusa in corrispondenza di una determinata milestone. Dato che i resoconti sono contrassegnati da data e ora, la dimostrazione è stata immediata, mentre un file Excel non riporta necessariamente la data. Il revisore ha esaminato tre progetti; in tutti e tre, il team si è affidato a Perfony, e il monitoraggio delle attività è passato da punto debole a punto di forza. La sua reazione si è riassunta in una sola parola: wow, avete davvero un ottimo strumento.

Ascent Integration non ha implementato Perfony per superare gli audit, ma per gestire meglio i propri progetti. L'audit ha semplicemente dimostrato che le informazioni erano dove dovevano essere, nel momento giusto.

In poche parole

Il grande vantaggio è avere tutte le attività e tutti i resoconti in un unico strumento. Un vero risparmio di tempo e una gestione delle attività molto più semplice.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration