Aeronáutica · Gestión de proyectos
Al PMO no le faltaba información. De hecho, tenía demasiada.
PMO: cómo Ascent gestiona 1.500 acciones con Perfony
En Ascent Integration, un proyecto aeronáutico cuenta con unos cuarenta participantes entre equipos internos, proveedores y el cliente, y puede generar hasta 1.500 acciones. Julien Le Hel, de la PMO, cuenta cómo la centralización de las reuniones, las actas y los planes de acción le ha permitido dejar de dedicarse a la consolidación para volver a centrarse en la gestión.
El problema
1.500 acciones, 40 personas implicadas y otros tantos sitios donde buscar
Ascent Integration diseña e instala líneas de montaje llave en mano. La empresa, que surgió de la adquisición de la división de integración de fábricas aeroespaciales de Areva TA y que forma parte del grupo estadounidense Ascent Aerospace, empezó en el sector aeronáutico con el A350 y, desde entonces, se ha diversificado hacia el sector ferroviario y las energías renovables. Un centenar de empleados en Blagnac, entre 15 y 20 proyectos al año, para clientes como Airbus, Alstom o General Electric.
El modelo es el de un integrador: cada proyecto es único, la empresa no fabrica en serie, sino que diseña, subcontrata la fabricación y se encarga de todo el proceso, desde la respuesta al pliego de condiciones hasta la instalación in situ y la garantía. El papel de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es clave: encargarse de la organización, cumplir con los plazos y coordinar a unas veinte personas internas, una decena de proveedores y otros tantos interlocutores del cliente, repartidos por lotes.
El problema nunca fue generar información: el equipo generaba mucha. El problema era encontrarla. Las acciones que surgían de las conversaciones estaban repartidas en herramientas distintas: un correo semanal con la lista de tareas de cada uno, un archivo de Excel para los hitos de los clientes y otro para cada proveedor. Por separado, cada una de ellas cumplía su función. Pero juntas creaban dispersión: para tener una visión general de un solo lote, había que volver a abrir varias fuentes y consolidarlas a mano.
Y bastaba con un correo sin abrir para que una tarea pasara desapercibida: un PMO que no para de viajar a las instalaciones acumula rápidamente un centenar de mensajes sin leer. Así, el PMO acababa dedicando su tiempo a buscar, recopilar y insistir, en lugar de a analizar y coordinar.
La solución
Una única base de acciones, independientemente de la reunión de la que procedan
El equipo ha cambiado de enfoque: las reuniones siguen organizándose por separado según su público, pero todas las acciones que surgen de ellas se pueden gestionar en un mismo sitio. Hay cuatro decisiones que marcan cómo se usa.
- Una carpeta por tipo de interlocutorUna carpeta para los proveedores, otra para las reuniones internas y otra para las reuniones con los clientes. Las tareas se crean allí mismo durante la reunión y ya no salen de ahí.
- Plantillas de actas específicas para los hitosPlantillas específicas para las revisiones de hitos con los clientes, con título y tabla, para garantizar la misma cronología de los eventos de un proyecto a otro.
- Gestión por lotes, no por reunionesLos informes recogen todas las acciones de un lote concreto, ya sean de un hito con el cliente, de una reunión interna o de un proveedor, y las muestran en gráficos.
- Gráficos compartidos con todo el equipoTodos los miembros del proyecto tienen acceso a los mismos paneles de control, lo que garantiza que los responsables de cuenta, el jefe de proyecto y la PMO estén al mismo nivel de información.
Escribo una palabra en el buscador y encuentro la información, una acción o un informe, todo en una misma herramienta. Me parece una herramienta superpotente.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration
Lo que cambia no es el lugar donde se registran las acciones. Es la capacidad de la PMO para convertir una gran cantidad de información dispersa en una visión útil del proyecto. Al reducir el tiempo que se dedica a buscar, consolidar y hacer seguimientos, Perfony aumenta la capacidad de la PMO para hacer aquello en lo que aporta más valor: anticiparse, priorizar y dirigir.
De hecho, el equipo se ha puesto un límite: no se incluye todo en la herramienta. Las microacciones de taller se quedan en una pizarra blanca o en un post-it. Solo se hace un seguimiento de lo que realmente tiene que ver con la gestión del proyecto, para evitar que la herramienta se convierta en un lío.
¿Te encargas de varios proyectos, equipos y proveedores?
Echa un vistazo a la demostración de PerfonyEl efecto cliente
Gestionar mejor para ofrecer más visibilidad al cliente
Tengo más control sobre quién tiene que hacer qué y qué queda por hacer.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration
El seguimiento no se limita a Ascent: abarca toda la cadena, tanto las acciones internas como las de los proveedores y las que se esperan por parte del cliente.
Compartir la misma visión de la situación se convierte en parte del servicio que ofrecemos: lo que ya se ha hecho, lo que queda por hacer y quién es el responsable. De hecho, algunos clientes confían en Ascent para llevar a cabo este seguimiento.
Cuando el equipo presenta sus tablas en la revisión del proyecto, el mensaje que se percibe es inmediato: «Está todo claro, está todo bajo control».
En un proyecto industrial complejo, esta visibilidad no solo facilita el trabajo de la PMO, sino que también es importante en la relación con el cliente.
La prueba
Auditoría EN 9100: ¿y si el auditor te pide pruebas?
Ascent Integration cuenta con la certificación EN 9100: auditorías de clientes, auditorías internas y la auditoría anual de certificación, en la que se puede examinar a fondo cualquier proyecto y sus bases de actuación. Antes de Perfony, cada plazo exigía el mismo ritual. Había que reunir todas las bases de actuación y actualizarlas, lo que demostraba que en realidad no se utilizaban entre una auditoría y otra. Y se nos escapaban cosas: alguna base olvidada, acciones que se quedaban en un correo o en un informe de Word, sin seguimiento. El seguimiento de las acciones era objeto de reservas recurrentes.
Una semana antes de la auditoría, esta herramienta te evita el estrés de tener que buscar la información por todas partes.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration
En la última auditoría, tuvimos que demostrar que se había cerrado una acción pendiente en un hito concreto. Como los informes tienen marca de tiempo, la demostración fue inmediata, mientras que un archivo de Excel no siempre lleva la fecha. El auditor revisó tres proyectos; en los tres, el equipo utilizó Perfony, y el seguimiento de las acciones pasó de ser un punto débil a convertirse en un punto fuerte. Su reacción se resumió en una sola palabra: «¡Guau!, tenéis una herramienta realmente genial».
Ascent Integration no implementó Perfony para superar las auditorías, sino para gestionar mejor sus proyectos. La auditoría simplemente demostró que la información estaba donde tenía que estar, en el momento adecuado.
En pocas palabras
Lo mejor de todo es tener todas las acciones y todos los informes en una sola herramienta. Te ahorra un montón de tiempo y hace que gestionar las acciones sea mucho más fácil.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration
¿Y tus PMO, cuánto tiempo siguen dedicando a la consolidación antes de poder empezar a gestionar?
¿Tareas en Excel, decisiones en las actas, recordatorios por correo electrónico, información repartida entre equipos, proveedores y clientes?
Perfony centraliza las reuniones y los planes de acción para ofrecer a los PMO y a los equipos de proyecto una visión global de lo que hay que hacer, quién lo hace, para cuándo y en qué punto se encuentra.
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