Aeronáutica · Gerenciamento de projetos
O PMO não tinha falta de informações. Na verdade, tinha informações demais.
PMO: como a Ascent gerencia 1.500 ações com o Perfony
Na Ascent Integration, um projeto aeronáutico envolve cerca de quarenta participantes, entre equipes internas, fornecedores e o cliente, e pode gerar até 1.500 ações. Julien Le Hel, do PMO, conta como a centralização das reuniões, dos relatórios e dos planos de ação permitiu que ele parasse de consolidar dados para voltar a se concentrar na gestão.
O problema
1.500 ações, 40 participantes e tantos lugares diferentes para procurar
A Ascent Integration projeta e instala linhas de montagem prontas para uso. Criada a partir da aquisição da área de integração de fábricas aeroespaciais da Areva TA e integrada ao grupo americano Ascent Aerospace, a empresa começou no setor aeronáutico com o A350 e, desde então, diversificou-se para os setores ferroviário e de energias renováveis. Cerca de cem funcionários em Blagnac, de 15 a 20 projetos por ano, para clientes como a Airbus, a Alstom ou a General Electric.
O modelo é o de um integrador: cada projeto é único, a empresa não produz em série; ela projeta, terceiriza a fabricação e coordena tudo, desde a resposta ao caderno de encargos até a instalação no local e a garantia. O papel do PMO é fundamental: garantir a organização, cumprir o cronograma e coordenar cerca de vinte pessoas internamente, uma dezena de fornecedores e outros tantos pontos de contato do lado do cliente, divididos por lotes.
O problema nunca foi produzir informação: a equipe produzia muita. O problema era encontrá-la. As ações resultantes das trocas de mensagens ficavam espalhadas por ferramentas diferentes: um e-mail semanal listando as ações de cada um, um arquivo do Excel para as metas dos clientes e outro para cada fornecedor. Isoladamente, cada uma delas funcionava bem. Juntas, criavam dispersão: pra ter uma visão geral de um único lote, era preciso abrir várias fontes e juntar tudo manualmente.
E bastava um e-mail não aberto para que uma ação passasse despercebida: um PMO que está sempre viajando para visitar locais acumula rapidamente cerca de cem mensagens não lidas. Assim, o tempo do PMO acabava sendo gasto procurando, consolidando e reenviando mensagens, em vez de analisar e coordenar.
A solução
Uma única base de ações, não importa de qual reunião elas venham
A equipe mudou a abordagem: as reuniões continuam sendo organizadas separadamente de acordo com o público-alvo, mas todas as ações resultantes podem ser gerenciadas no mesmo lugar. Quatro decisões orientam o uso.
- Uma pasta para cada tipo de interlocutorUma pasta para os fornecedores, outra para as reuniões internas e mais uma para as reuniões com clientes. As tarefas são criadas durante a reunião e ficam lá para sempre.
- Modelos de relatório específicos para marcosModelos específicos para revisões de marcos com clientes, com título e tabela, pra garantir a mesma sequência cronológica dos eventos de um projeto para outro.
- Gerenciamento por lote, não por reuniãoOs relatórios extraem todas as ações de um determinado lote, sejam elas de uma etapa do cliente, de uma reunião interna ou de um fornecedor, e as apresentam em gráficos.
- Gráficos compartilhados com toda a equipeCada membro do projeto tem acesso aos mesmos painéis de controle, o que mantém o nível de informação alinhado entre os gerentes de contas, o chefe de projeto e o PMO.
Digito uma palavra na busca e encontro a informação, uma ação ou um relatório, tudo numa única ferramenta. Acho isso superpoderoso.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration
O que muda não é o lugar onde as ações são registradas. É a capacidade do PMO de transformar uma infinidade de informações dispersas em uma visão útil do projeto. Ao reduzir o tempo gasto com pesquisas, consolidação e acompanhamento, o Perfony aumenta a capacidade do PMO de fazer aquilo em que ele agrega mais valor: antecipar, priorizar e orientar.
A equipe, aliás, estabeleceu um limite voluntário: nem tudo entra na ferramenta. As microações das reuniões de equipe ficam no quadro branco ou em um post-it. Só o que realmente diz respeito ao gerenciamento do projeto é acompanhado ali, pra evitar que a ferramenta vire uma bagunça.
Você coordena vários projetos, equipes e fornecedores?
Veja uma demonstração do PerfonyO efeito cliente
Gerenciar melhor para dar mais visibilidade ao cliente
Tenho mais autonomia e controle sobre quem deve fazer o quê e o que ainda precisa ser feito.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration
O acompanhamento não se limita à Ascent: ele abrange toda a cadeia, incluindo ações internas, ações dos fornecedores e ações esperadas do lado do cliente.
Compartilhar a mesma visão da situação passa a ser parte do serviço prestado: o que já foi feito, o que ainda falta fazer, quem é o responsável. Aliás, alguns clientes contam com a Ascent para garantir esse acompanhamento.
Quando a equipe apresenta seus quadros na revisão do projeto, a mensagem que fica é imediata: “Está organizado, está tudo sob controle.”
Em um projeto industrial complexo, essa visibilidade não só facilita o trabalho do PMO quanto também é importante no relacionamento com o cliente.
A prova
Auditoria EN 9100: e quando o auditor pede uma prova?
A Ascent Integration é certificada pela norma EN 9100: auditorias de clientes, auditorias internas e a auditoria anual de certificação, durante a qual qualquer projeto e suas bases de ação podem ser analisados minuciosamente. Antes do Perfony, cada prazo exigia o mesmo ritual. Era preciso reunir todas as bases de ação e atualizá-las, o que mostrava que elas não eram realmente utilizadas entre uma auditoria e outra. E sempre havia falhas: uma base esquecida, ações que ficavam em um e-mail ou em um relatório do Word, sem acompanhamento. O acompanhamento das ações era alvo de críticas recorrentes.
Uma semana antes da auditoria, a ferramenta te ajuda a não ficar estressado procurando informações em vários lugares.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration
Na última auditoria, foi preciso comprovar o encerramento de uma ação em andamento em um marco específico. Como os relatórios têm data e hora registradas, a comprovação foi imediata, ao passo que um arquivo do Excel nem sempre tem a data indicada. O auditor analisou três projetos; em todos os três, a equipe usou o Perfony, e o acompanhamento das ações passou de um ponto de ressalva para um ponto forte. A reação dele se resumiu a uma palavra: uau, vocês têm uma ferramenta realmente muito boa.
A Ascent Integration não implementou o Perfony para passar bem nas auditorias, mas para gerenciar melhor seus projetos. A auditoria só mostrou que a informação estava onde precisava estar, na hora certa.
Resumindo
O grande ponto forte é ter todas as ações e todos os relatórios em uma única ferramenta. É uma verdadeira economia de tempo e facilita muito o gerenciamento das ações.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration
E os seus PMOs, quanto tempo ainda gastam com a consolidação antes de poderem começar a gerenciar?
Ações no Excel, decisões nos relatórios, lembretes por e-mail, informações espalhadas entre equipes, fornecedores e clientes?
O Perfony centraliza as reuniões e os planos de ação para dar aos PMOs e às equipes de projeto uma visão consolidada do que precisa ser feito, por quem, até quando e em que ponto está.
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