PMO: Wie Ascent 1.500 Maßnahmen mit Perfony steuert

Das Problem

1.500 Maßnahmen, 40 Beteiligte und ebenso viele Orte, an denen gesucht werden muss

Ascent Integration entwickelt und installiert schlüsselfertige Montagelinien. Das Unternehmen, das aus der Übernahme des Geschäftsbereichs für die Integration von Luft- und Raumfahrtwerken von Areva TA hervorgegangen ist und in die US-amerikanische Ascent Aerospace-Gruppe integriert wurde, startete in der Luftfahrt mit dem A350 und hat sich seitdem auf den Schienenverkehr und erneuerbare Energien diversifiziert. Rund hundert Mitarbeiter in Blagnac, 15 bis 20 Projekte pro Jahr für Auftraggeber wie Airbus, Alstom oder General Electric.

Das Geschäftsmodell entspricht dem eines Systemintegrators: Jedes Projekt ist einzigartig; das Unternehmen produziert nicht in Serie, sondern entwirft die Lösung, vergibt die Fertigung an Subunternehmer und steuert den gesamten Prozess – von der Ausarbeitung des Lastenhefts bis hin zur Installation vor Ort und der Gewährleistung. Die Rolle des PMO ist dabei von zentraler Bedeutung: Es sorgt für die Organisation, hält den Zeitplan ein und koordiniert etwa zwanzig interne Mitarbeiter, etwa zehn Lieferanten sowie ebenso viele Ansprechpartner auf Kundenseite, die auf die einzelnen Losgrößen verteilt sind.

Das Problem bestand nie darin, Informationen zu generieren: Das Team erarbeitete reichlich davon. Das Problem lag vielmehr darin, diese wiederzufinden. Die aus dem Austausch resultierenden Maßnahmen wurden in getrennten Tools verwaltet: eine wöchentliche E-Mail mit einer Auflistung der Maßnahmen jedes Einzelnen, eine Excel-Datei für die Meilensteine der Kunden und eine weitere für jeden Lieferanten. Für sich genommen erfüllten alle ihre Aufgabe. Zusammen führten sie jedoch zu einer Zersplitterung: Um sich einen Überblick über eine einzelne Charge zu verschaffen, musste man mehrere Quellen erneut öffnen und die Daten manuell zusammenführen.

Und schon eine ungelesene E-Mail reichte aus, damit eine Maßnahme unter dem Radar blieb: Ein PMO, das ständig vor Ort unterwegs ist, sammelt schnell rund hundert ungelesene Nachrichten an. Die Zeit des PMO floss somit in das Suchen, Zusammenfassen und Nachfassen, anstatt in die Analyse und Steuerung.

Die Lösung

Eine einzige Maßnahmenbasis, unabhängig davon, aus welcher Sitzung die Maßnahmen stammen

Das Team hat seine Vorgehensweise geändert: Die Sitzungen werden weiterhin je nach Zielgruppe separat organisiert, doch alle daraus resultierenden Maßnahmen lassen sich an einem einzigen Ort steuern. Vier Grundsätze strukturieren die Nutzung.

1. Ein Ordner pro AnsprechpartnertypEin Ordner für Lieferanten, einer für interne Besprechungen, einer für Kundengespräche. Die Maßnahmen werden dort während der Sitzung angelegt und bleiben dort gespeichert.
2. Meilenstein-spezifische ProtokollvorlagenSpezifische Vorlagen für Kunden-Meilensteinbesprechungen mit Titel und Tabelle, um eine einheitliche Chronologie der Ereignisse über alle Projekte hinweg zu gewährleisten.
3. Steuerung nach Losen, nicht nach BesprechungenDie Berichte extrahieren alle Maßnahmen eines bestimmten Stapels – unabhängig davon, ob sie aus einem Kundenmeilenstein, einer internen Besprechung oder von einem Lieferanten stammen – und stellen sie grafisch dar.
4. Für das gesamte Team freigegebene DiagrammeJedes Projektmitglied hat Zugriff auf dieselben Dashboards, wodurch der Informationsstand zwischen Kundenbetreuern, Projektleitern und dem PMO vereinheitlicht wird.

Ich gebe ein Stichwort in die Suche ein und finde die Informationen – sei es eine Maßnahme oder ein Bericht – in ein und demselben Tool. Das finde ich äußerst leistungsstark.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Was sich ändert, ist nicht der Ort, an dem die Maßnahmen erfasst werden. Es ist vielmehr die Fähigkeit des PMO, eine Vielzahl verstreuter Informationen in eine verwertbare Projektübersicht umzuwandeln. Indem Perfony den Zeitaufwand für das Suchen, Zusammenführen und Nachfassen reduziert, steigert es die Fähigkeit des PMO, genau das zu tun, womit es den größten Mehrwert schafft: vorausschauend zu handeln, Prioritäten zu setzen und das Projekt zu steuern.

Das Team hat sich übrigens eine freiwillige Grenze gesetzt: Nicht alles wird in das Tool aufgenommen. Die kleinen Arbeitsschritte aus den Workshops bleiben auf einem Whiteboard oder einem Post-it. Es wird nur das erfasst, was wirklich zur Projektsteuerung gehört, um zu vermeiden, dass das Tool zu einem unübersichtlichen Gewirr wird.

Der Kundeneffekt

Bessere Steuerung für mehr Transparenz für den Kunden

Ich habe mehr Einfluss und Kontrolle darüber, wer was zu tun hat und was noch zu erledigen ist.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Die Nachverfolgung endet nicht an den Grenzen von Ascent: Sie erstreckt sich über die gesamte Kette, einschließlich interner Maßnahmen, Maßnahmen seitens der Lieferanten und der vom Kunden erwarteten Maßnahmen.

Eine gemeinsame Sicht auf die Situation wird zu einem Bestandteil der erbrachten Dienstleistung: Was ist bereits erledigt, was steht noch aus, wer ist dafür verantwortlich? Einige Kunden verlassen sich übrigens auf Ascent, um diese Nachverfolgung sicherzustellen.

Wenn das Team seine Tabellen im Rahmen der Projektbesprechung vorstellt, ist die Botschaft sofort klar: „Es ist übersichtlich, es ist unter Kontrolle.“

In einem komplexen Industrieprojekt erleichtert diese Transparenz nicht nur die Arbeit des PMO, sondern spielt auch in der Beziehung zum Kunden eine wichtige Rolle.

Der Nachweis

EN 9100-Audit: Was tun, wenn der Auditor einen Nachweis verlangt?

Ascent Integration ist nach EN 9100 zertifiziert: Kunden-Audits, interne Audits und das jährliche Zertifizierungsaudit, bei dem jedes Projekt und seine Handlungsgrundlagen auf den Prüfstand gestellt werden können. Vor der Einführung von Perfony erforderte jeder Termin das gleiche Ritual. Man musste alle Maßnahmengrundlagen zusammenstellen und aktualisieren – ein Beweis dafür, dass sie zwischen zwei Audits nicht wirklich gelebt wurden. Und es gab Versäumnisse: eine vergessene Grundlage, Maßnahmen, die in einer E-Mail oder einem Word-Protokoll verblieben waren und nicht weiterverfolgt wurden. Die Nachverfolgung der Maßnahmen war Gegenstand wiederkehrender Vorbehalte.

Eine Woche vor dem Audit sorgt das Tool dafür, dass Sie nicht in Stress geraten, wenn Sie an verschiedenen Orten nach Informationen suchen müssen.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Beim letzten Audit musste der Abschluss einer offenen Maßnahme zu einem bestimmten Meilenstein nachgewiesen werden. Da die Berichte mit einem Zeitstempel versehen waren, war der Nachweis sofort erbracht, während eine Excel-Datei nicht unbedingt ein Datum enthält. Der Prüfer hat drei Projekte unter die Lupe genommen; bei allen drei Projekten stützte sich das Team auf Perfony, und die Nachverfolgung von Maßnahmen wurde von einem Schwachpunkt zu einer Stärke. Seine Reaktion ließ sich in einem Wort zusammenfassen: „Wow, Sie haben da wirklich ein sehr gutes Tool.“

Ascent Integration hat Perfony nicht eingeführt, um seine Audits erfolgreich zu bestehen, sondern um seine Projekte besser zu steuern. Das Audit hat lediglich gezeigt, dass die Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar waren.

Kurz gesagt

Der große Vorteil besteht darin, dass alle Maßnahmen und Berichte in ein und demselben Tool verfügbar sind. Das spart erheblich Zeit und erleichtert die Steuerung der Maßnahmen erheblich.

Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration