PMO: hoe Ascent 1.500 acties aanstuurt met Perfony

Bij Ascent Integration zijn bij een luchtvaartproject zo'n veertig betrokkenen actief, waaronder interne teams, leveranciers en de klant, en kan dit tot wel 1.500 actiepunten opleveren. Julien Le Hel, PMO, vertelt hoe hij door het centraliseren van vergaderingen, verslagen en actieplannen niet langer bezig hoefde te zijn met het consolideren van gegevens, maar zich weer kon richten op het aansturen van het project.

1 500 aandelen die voor één enkel project worden beheerd Verdeeld over partijen van elk 4 tot meer dan 100 acties.

~40 betrokkenen die per project moeten worden gecoördineerd 20 interne medewerkers, 10 leveranciers, 10 aan de kant van de klant.

1 op basis van actiepunten, ongeacht de vergadering waaruit ze voortkomen Klantafspraak, interne vergadering of contact met leveranciers: dezelfde visie.

Het probleem

1.500 acties, 40 betrokkenen en evenveel plaatsen om te doorzoeken

Ascent Integration ontwerpt en installeert kant-en-klare assemblagelijnen. Het bedrijf is ontstaan uit de overname van de activiteiten op het gebied van de integratie van lucht- en ruimtevaartfabrieken van Areva TA en maakt deel uit van de Amerikaanse groep Ascent Aerospace. Het begon in de luchtvaart met de A350 en heeft zich sindsdien gediversifieerd naar de spoorwegsector en hernieuwbare energie. Ongeveer honderd medewerkers in Blagnac, 15 tot 20 projecten per jaar, voor opdrachtgevers als Airbus, Alstom en General Electric.

Het model is dat van een integrator: elk project is uniek; het bedrijf produceert niet in serie, maar ontwerpt, besteedt de productie uit en stuurt het geheel aan, vanaf het antwoord op het bestek tot en met de installatie ter plaatse en de garantie. De rol van het PMO is hierbij cruciaal: zorgen voor de organisatie, de planning bewaken en zo’n twintig interne medewerkers, een tiental leveranciers en evenveel contactpersonen aan de klantzijde coördineren, verdeeld over verschillende projectfasen.

Het probleem was nooit het genereren van informatie: het team produceerde er veel van. Het probleem was het terugvinden ervan. De acties die uit de gesprekken voortkwamen, stonden in afzonderlijke tools: een wekelijkse e-mail met een overzicht van ieders acties, een Excel-bestand voor de mijlpalen van klanten en een ander bestand per leverancier. Op zichzelf genomen voldeed elk van deze tools prima. Maar samen zorgden ze voor versnippering: om een overzicht van één enkele partij te krijgen, moest men meerdere bronnen openen en de gegevens handmatig samenvoegen.

En één ongelezen e-mail was al genoeg om een actie onder de radar te laten verdwijnen: een PMO die de ene na de andere locatiebezoek aflegt, heeft al snel zo’n honderd ongelezen berichten opgestapeld. De PMO besteedde daardoor zijn tijd aan het opzoeken, samenvatten en opnieuw opvolgen van zaken, in plaats van aan het analyseren en aansturen ervan.

De oplossing

Eén centraal platform voor actiepunten, ongeacht uit welke vergadering ze voortkomen

Het team heeft zijn aanpak aangepast: de vergaderingen worden nog steeds afzonderlijk georganiseerd op basis van hun doelgroep, maar alle actiepunten die daaruit voortvloeien, kunnen op één plek worden beheerd. Vier beslissingen vormen de basis voor het gebruik.

Een map per soort gesprekspartnerEen map voor leveranciers, een voor interne vergaderingen, een voor klantvergaderingen. De acties worden tijdens de vergadering aangemaakt en blijven daarin bewaard.
Verslagsjablonen specifiek voor mijlpalenSpecifieke sjablonen voor mijlpaalbesprekingen met klanten, met titel en tabel, om dezelfde chronologie van gebeurtenissen van het ene project naar het andere te waarborgen.
Beheer per batch, niet per vergaderingDe rapporten halen alle acties uit een bepaalde batch op, of ze nu afkomstig zijn van een mijlpaal met de klant, een interne vergadering of een leverancier, en geven deze weer in grafieken.
Grafieken die met het hele team worden gedeeldElk projectlid heeft toegang tot dezelfde dashboards, waardoor het informatieniveau tussen accountmanagers, projectleiders en het PMO op elkaar wordt afgestemd.

Ik typ een woord in de zoekfunctie en vind de informatie, een actie of een verslag, allemaal in één en dezelfde tool. Ik vind dat ontzettend krachtig.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Wat verandert, is niet de plek waar de acties worden vastgelegd. Het is het vermogen van het PMO om een overvloed aan verspreide informatie om te zetten in een bruikbaar overzicht van het project. Door de tijd die wordt besteed aan zoeken, samenvoegen en opvolgen te verminderen, vergroot Perfony het vermogen van de PMO om te doen waar deze de meeste waarde toevoegt: anticiperen, prioriteiten stellen en sturen.

Het team heeft overigens een vrijwillige grens gesteld: niet alles wordt in de tool opgenomen. De kleine werkplaatsacties blijven op een whiteboard of een post-it staan. Alleen wat echt onder projectbeheer valt, wordt daarin bijgehouden, om te voorkomen dat de tool een ingewikkeld kluwen wordt.

Geeft u leiding aan meerdere projecten, teams en leveranciers?

Bekijk een demo van Perfony

Het klanteffect

Beter sturen om de klant meer zichtbaarheid te bieden

Ik heb meer zeggenschap en controle over wie wat moet doen en wat er nog moet gebeuren.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

De opvolging houdt niet op bij de grenzen van Ascent: ze bestrijkt de volledige keten, zowel interne acties, acties van leveranciers als acties die van de klant worden verwacht.

Het delen van een gemeenschappelijk beeld van de situatie wordt een onderdeel van de geleverde dienst: wat er is gedaan, wat er nog moet gebeuren, wie daarvoor verantwoordelijk is. Sommige klanten rekenen trouwens op Ascent om deze opvolging te verzorgen.

Wanneer het team zijn overzichten presenteert tijdens de projectevaluatie, is de boodschap die overkomt onmiddellijk duidelijk: „Het is overzichtelijk, het is onder controle.”

Bij een complex industrieel project vergemakkelijkt dit overzicht niet alleen het werk van het PMO: het speelt ook een belangrijke rol in de relatie met de klant.

Het bewijs

EN 9100-audit: en wat als de auditor om bewijs vraagt?

Ascent Integration is EN 9100-gecertificeerd: klantaudits, interne audits en een jaarlijkse certificeringsaudit waarbij elk project en de bijbehorende actieplannen grondig onder de loep kunnen worden genomen. Vóór Perfony vereiste elke deadline hetzelfde ritueel. We moesten alle actieplannen verzamelen en bijwerken, wat aantoonde dat ze tussen twee audits door niet echt in gebruik waren. En er waren altijd wel dingen die over het hoofd werden gezien: een actieplan dat was vergeten, acties die in een e-mail of een Word-verslag waren achtergebleven en niet waren opgevolgd. De opvolging van actiepunten was regelmatig aanleiding voor opmerkingen.

Een week voor de audit zorgt deze tool ervoor dat je niet in de stress raakt door op verschillende plekken naar informatie te moeten zoeken.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

Tijdens de laatste audit moest worden aangetoond dat een openstaande actie bij een specifieke mijlpaal was afgerond. Omdat de rapporten van een tijdstempel waren voorzien, kon dit direct worden aangetoond, terwijl een Excel-bestand niet altijd een datum bevat. De auditor heeft drie projecten onder de loep genomen; bij alle drie maakte het team gebruik van Perfony, en het bijhouden van acties is van een zwak punt naar een sterk punt geëvolueerd. Zijn reactie kon in één woord worden samengevat: wauw, jullie hebben echt een geweldige tool.

Ascent Integration heeft Perfony niet geïmplementeerd om de audits succesvol af te ronden, maar om zijn projecten beter te sturen. Uit de audit bleek simpelweg dat de informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar was.

In een notendop

Het grote voordeel is dat alle acties en verslagen in één en dezelfde tool beschikbaar zijn. Dat bespaart echt tijd en maakt het veel eenvoudiger om de acties te sturen.
Julien Le Hel, PMO, Ascent Integration

En uw PMO’s: hoeveel tijd besteden zij nog aan het samenvoegen van gegevens voordat ze aan de slag kunnen?

Acties in Excel, beslissingen in verslagen, herinneringen via e-mail, informatie verspreid over teams, leveranciers en klanten?

Perfony centraliseert vergaderingen en actieplannen om PMO’s en projectteams een geconsolideerd overzicht te geven van wat er moet gebeuren, door wie, wanneer en hoe ver men ermee is.

→ Ontdek Perfony in 30 minuten