Uso de Inteligência Artificial para atas de reuniões

4 níveis de IA para suas atas de reunião com a Perfony

A Perfony usa uma variedade de serviços de IA para aprimorar a experiência de formalização e melhorar a eficiência das atas de reunião.

• Azure AI Speech para transcrever uma gravação de voz
• Azure AI Services para detectar e registrar ações e decisões
• Azure OpenAI Service para resumir e fornecer a você uma versão melhorada do conteúdo do seu relatório.

O botão mágico de IA para melhorar os relatórios

No final da reunião, quando todas as anotações tiverem sido feitas e inseridas nas atas, você poderá clicar no botão mágico IA. Seu relatório será selecionado e uma reprodução será oferecida. Você poderá então selecionar todo o texto ou parte dele para incluir no relatório final.

Cuidado: há muitas fantasias em torno da inteligência artificial. O resultado obtido depende muito da qualidade dos dados que você seleciona previamente. Em outras palavras, se você colocar apenas trechos de palavras com muitos erros de ortografia ou sintaxe, haverá pouca chance de a IA criar algo melhor 😉

1 relatório, 3 produções de AI

Pedimos à IA nas reuniões que se comportasse como um profissional de atas de reunião e, em particular, como um especialista no método RIDA. Esse método testado e comprovado ajuda a estruturar as informações em uma reunião, distinguindo entre informações, decisões e ações.

Depois que o rascunho do relatório tiver sido escrito ou transcrito vocalmente, pressione o botão “IA” para escolher entre três comandos possíveis:

Resumo da reunião Perfony: para aqueles que nunca têm tempo de ler um relatório de reunião na íntegra, o Perfony produzirá um resumo que você pode inserir antes do seu relatório ou enviar por e-mail para qualquer pessoa que perguntar o que foi discutido durante a reunião.

RIDA: como o nome sugere, reestruturar seu relatório inicial em um formato RIDA para estruturar os diferentes níveis de informação.

A lista de decisões e ações: para destacar os principais elementos operacionais e garantir que todas as ações sejam levadas em consideração.

Segurança e confidencialidade dos dados

Na Perfony, a segurança e a confidencialidade de seus dados são fundamentais. Por isso, sugerimos que você use o Microsoft Azure OpenAI GPT-3.5-turbo, cujos recursos você pode encontrar aqui.

Assim, seus dados permanecem seguros e não são compartilhados de forma alguma. Você pode encontrar mais informações sobre a segurança de seus dados aqui, mas em resumo :

Seus prompts (entrada) e suas respostas (saída), seus embeddings e seus dados de treinamento:

• NÃO estão disponíveis para outros clientes.
• NÃO estão disponíveis para o OpenAI.
• NÃO são usadas para melhorar os modelos da OpenAI
• NÃO são usados para melhorar os produtos ou serviços da Microsoft ou de terceiros.
• NÃO são usados para aprimorar automaticamente os modelos do Azure OpenAI para uso em seu recurso (os modelos não têm estado, a menos que você refine explicitamente os modelos com seus dados de treinamento).

Seus modelos refinados do Azure OpenAI estão disponíveis exclusivamente para seu uso. O serviço do Azure OpenAI é totalmente controlado pela Microsoft; a Microsoft hospeda os modelos do OpenAI no ambiente do Microsoft Azure e o serviço NÃO interage com os serviços operados pelo OpenAI (por exemplo, ChatGPT ou a API do OpenAI).

Detecção de ações e decisões: princípios

Ao digitar a ata de sua reunião, selecione uma frase ou parte de uma frase e clique no ícone AI.

O sistema detectará por si só se é uma ação a ser tomada ou uma decisão que foi ratificada durante a reunião.

Em caso de erro de julgamento, você pode forçar a escolha com a pequena seta para baixo ao lado do ícone da IA.

O que acontece quando a IA detecta uma ação?

Quando a IA detecta uma ação, a Perfony abre uma janela de ação adicional para permitir que você valide sua escolha. Dependendo de sua seleção, alguns critérios serão pré-preenchidos.

Por exemplo, se você tiver especificado uma data, então o prazo será completado. Da mesma forma, se seu texto incluir o nome de um gerente, a ação será atribuída a ele/ela.

Confirmar a adição da ação após verificar a pasta de destino.

A ação acrescentada será destacada em seu relatório com um destaque especial e a adição de um ícone que simboliza uma ação.

Toda a seleção se torna clicável e o leva para a página de ação.

O que acontece quando a IA detecta uma decisão?

Quando a IA detecta uma decisão, ela é imediatamente destacada no relatório graças a um destaque especial e à adição de um ícone que simboliza as decisões.

Você pode encontrar o registro de todas as decisões de uma reunião, clicando em uma delas, ou indo para a guia “decisão” de sua reunião.