Inteligencia artificial para las actas de las reuniones

4 niveles de IA para sus actas de reunión con Perfony

Perfony utiliza una serie de servicios de IA para mejorar la experiencia de formalizar y mejorar la eficacia de las actas de reuniones.

• Azure AI Speech para transcribir una grabación de voz
• Azure AI Services para detectar y registrar acciones y decisiones
• Azure OpenAI Service para resumir y proporcionarle una versión mejorada del contenido de su informe.

El botón mágico de la IA para mejorar los informes

Al final de la reunión, cuando se hayan tomado todas las notas y se hayan introducido en el acta, puedes hacer clic en el botón mágico de AI. Se seleccionará su informe y se le ofrecerá una reproducción. A continuación, podrá seleccionar todo o parte del texto para incluirlo en su informe final.

Cuidado: hay muchas fantasías en torno a la inteligencia artificial. El resultado que obtengas depende en gran medida de la calidad de los datos que selecciones de antemano. En otras palabras, si sólo pones fragmentos de palabras con muchos errores ortográficos o sintácticos, hay pocas posibilidades de que la IA proponga algo mejor 😉

1 informe, 3 producciones AI

Pedimos a la IA de las reuniones que se comportara como un profesional de las actas de reuniones y, en particular, como un experto en el método RIDA. Este método de probada eficacia ayuda a estructurar la información en una reunión distinguiendo entre información, decisiones y acciones.

Una vez redactado o transcrito vocalmente el borrador de su informe, pulse el botón «IA» para elegir entre tres comandos posibles:

Resumen de la reunión Perfony: para quienes nunca tienen tiempo de leer íntegramente el informe de una reunión, Perfony elaborará un resumen que podrá insertar antes de su informe o enviar por correo electrónico a cualquiera que pregunte de qué se habló durante la reunión.

RIDA: como su nombre indica, reestructurar su informe inicial en un formato RIDA para estructurar los distintos niveles de información.

La lista de decisiones y acciones: para destacar los elementos operativos clave y garantizar que se tienen en cuenta todas las acciones.

Seguridad y confidencialidad de los datos

En Perfony, la seguridad y la confidencialidad de sus datos son primordiales. Por eso te sugerimos que utilices Microsoft Azure OpenAI GPT-3.5-turbo, cuyas características puedes consultar aquí.

Así, sus datos permanecen seguros y no se comparten de ninguna manera. Puede encontrar más información sobre la seguridad de sus datos aquí, pero en resumen :

Sus indicaciones (entrada) y sus respuestas (salida), sus incrustaciones y sus datos de entrenamiento:

• NO están disponibles para otros clientes.
• NO están disponibles para OpenAI.
• NO se utilizan para mejorar los modelos de OpenAI
• NO se utilizan para mejorar los productos o servicios de Microsoft o de terceros.
• NO se utilizan para mejorar automáticamente los modelos de Azure OpenAI para utilizarlos en su recurso (los modelos no tienen estado a menos que los refine explícitamente con sus datos de entrenamiento).

Sus modelos refinados de Azure OpenAI están disponibles exclusivamente para su uso. El servicio Azure OpenAI está totalmente controlado por Microsoft; Microsoft aloja los modelos OpenAI en el entorno Microsoft Azure y el servicio NO interactúa con los servicios operados por OpenAI (por ejemplo, ChatGPT o la API OpenAI).

Detección de acciones y decisiones: principios

Cuando escriba el acta de la reunión, seleccione una frase o parte de ella y haga clic en el icono de IA.

El sistema detectará por sí mismo si se trata de una acción a realizar o de una decisión que ha sido ratificada durante la reunión.

En caso de que se equivoque, puede forzar la elección con la pequeña flecha hacia abajo situada junto al icono de la IA.

¿Qué ocurre cuando la IA detecta una acción?

Cuando la IA detecta una acción, Perfony abre una ventana de adición de acción para permitirle validar su elección. Dependiendo de su selección, algunos criterios serán pre-rellenados.

Por ejemplo, si ha especificado una fecha, el plazo se completará. Del mismo modo, si su texto incluye el nombre de un directivo, la acción se le atribuirá.

Confirme la adición de la acción tras comprobar la carpeta de destino.

La acción añadida se destacará en su informe con un resaltado especial y la adición de un icono que simboliza una acción.

Toda la selección se convierte en clicable y le lleva a la página de acción.

¿Qué ocurre cuando la IA detecta una decisión?

Cuando la IA detecta una decisión, ésta se destaca inmediatamente en el informe gracias a un resaltado especial y a la adición de un icono que simboliza las decisiones.

Puede encontrar el registro de todas las decisiones de una reunión, haciendo clic en una de ellas, o yendo a la pestaña «decisión» de su reunión.