Feedback aus der Praxis

Mit Perfony konnten wir die Anzahl der E-Mails um 100 reduzieren!

GRDF

Als wichtigster Verteilnetzbetreiber in Frankreich transportiert GRDF täglich Erdgas zu mehr als 11 Millionen Kunden. GRDF entwirft, betreibt und unterhält das größte Verteilungsnetz in Europa (198.886 km) und baut es in mehr als 9.500 Gemeinden aus, um die Sicherheit von Menschen und Eigentum sowie die Qualität der Verteilung zu gewährleisten.

Perfony wurde in der Kundenabteilung der Ile de France eingesetzt, insbesondere in der Delegation für Management und Steuerung. Marc Bourion leitet den tertiären Einkauf (Bestellung von Seminaren, Mitgliedschaft in verschiedenen Organisationen oder Verbänden, Partnerschaften) und ist für die Verwaltung von Bestellungen im Wert von fast 4 Millionen Euro verantwortlich.

 

 

Das Unternehmen

Die Bedürfnisse des Kunden

Was sind die Herausforderungen einer Einkaufsabteilung?

Aufträge müssen termingerecht ausgeführt werden.

Halten Sie die Zahlungsfristen für Lieferanten auf der Grundlage von Verträgen ein

Vereinfachung des Austauschs mit anderen Delegationen

Marc BOURION
Assistentin der Geschäftsführung – Delegationsmanagement
GRDF

Was auf dem Spiel steht

Die mit Perfony für GRDF implementierte Lösung

Perfony wurde Anfang 2016 ins Leben gerufen. Unsere Forschung konzentrierte sich auf ein zuverlässiges Werkzeug, mit dem wir den Fortschritt des Einkaufsprozesses verfolgen und so Spannungen mit den bestellenden Delegationen vermeiden können.

Es ist uns wirklich gelungen, die Verwendung von Perfony in den Prozess zu integrieren. Jetzt wird jede Kaufanfrage in Perfony in dem Ordner erstellt, der der jeweiligen Delegation entspricht. Die von Perfony generierte eindeutige Identifikationsnummer muss auf dem von einer antragstellenden Delegation ausgestellten “Formular zur Bedarfsmeldung” erscheinen. Diese Nummer wird auch auf Bestellungen benötigt, damit im Falle von Schwierigkeiten auch Lieferanten sie uns geben können und wir leicht herausfinden können, worum es sich handelt.

Zur Überwachung verwenden wir gemeinsame Verwaltungsregeln. Eine Aktion von 20 % ist z. B. eine Bestellanforderung, die gesehen, aber noch nicht bearbeitet wurde, über 50 % bedeutet, dass die Bearbeitung im Gange ist, usw… 80 % der bearbeiteten Bestellanforderungen warten auf die Validierung durch den Controller im Verwaltungssystem.
Ab jetzt wird ein Zahlungsantrag nur noch berücksichtigt, wenn die Delegation ihn als Kommentar zur Aktion in Perfony formuliert hat.

Im Abschnitt “Gute Praktiken” wird auch eine gemeinsame Nomenklatur für die Benennung der Aktionen “Name des Lieferanten / Name des Ereignisses / Betrag” verwendet. So können Sie extrem effizient arbeiten und wissen, wo Sie stehen, manchmal sogar ohne eine Aktion öffnen zu müssen.

Schließlich werden Kommentare verwendet, um sich über den Status von Aufträgen auszutauschen. Keine E-Mails mehr, die verloren gehen oder nicht weggehen und damit auch keine Streitigkeiten mehr; das ist soziales Appeasement. Genau wie bei den Anhängen erlaubt uns dieser Teil, alle mit einem Kauf verbundenen Dokumente an einem Ort zu gruppieren.

Sie haben auch zu viele E-Mails?

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BENEFITS

Die Vorteile von Perfony zur Verwaltung von Einkäufen

Es ist ein sehr einfaches Werkzeug, das allen den gleichen Informationsstand sichert und allen die Möglichkeit gibt, zu reagieren.

Es ist ein zuverlässiges Werkzeug, im Zweifelsfall oder bei Unstimmigkeiten schauen wir uns an, was in Perfony gesagt wird. Er ist unsere Referenz.

Perfony ist ein Kommunikationswerkzeug. Wir haben die Anzahl der E-Mails um 100 reduziert.

Die wenige Zeit, die es braucht, ist eine Menge Zeit, um zu gewinnen.

Bei den Abrechnungsindikatoren wissen wir jetzt, warum es vorwärts geht oder nicht.

Heute, nach einer Periode der Implementierung, sind sich alle einig, dass es sich lohnt.

Entdecken Sie im Video, wie GRDF Perfony nutzt, um seinen Einkaufsprozess zu verwalten.

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