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A perfonia nos permitiu reduzir o número de e-mails em 100!

GRDF

GRDF é o principal operador da rede de distribuição na França, fornecendo gás natural a mais de 11 milhões de clientes todos os dias. A GRDF projeta, opera e mantém a maior rede de distribuição da Europa (198.886 km) e a desenvolve em mais de 9.500 comunidades, garantindo a segurança de pessoas e bens e a qualidade da distribuição.

A perfonia foi implantada no Departamento de Atendimento ao Cliente da Ile de France Territory, e particularmente na Delegação de Gestão e Direção. Marc Bourion é responsável pelo departamento de compras terciárias (pedidos de seminários, filiação a várias organizações ou associações, parcerias) e é responsável pela gestão de quase 4 milhões de euros de pedidos.

 

 

A empresa

As necessidades do cliente

Quais são os desafios de um departamento de compras?

Os pedidos devem ser concluídos a tempo

Respeitar os prazos de pagamento dos fornecedores de acordo com os contratos

Simplificar o intercâmbio com outras Delegações

Marc BOURION
Assistente de Gestão – Direção da Delegação
GRDF

As questões

A solução implementada com Perfony para GRDF

A perfumaria foi implementada no início de 2016. Nossa pesquisa se concentrou em uma ferramenta confiável que poderia nos permitir acompanhar o progresso do processo de compra e assim evitar tensões com as delegações de pedidos.

Realmente conseguimos integrar o uso do Perfony ao processo e agora, cada pedido de compra é criado em Perfony na pasta correspondente a cada uma das Delegações. O número de identificação único gerado pela Perfony deve aparecer no “formulário de requisitos” emitido por uma delegação solicitante. Este número também é exigido nas ordens de compra, de modo que, em caso de dificuldade, até mesmo os fornecedores podem nos dar e nós podemos facilmente descobrir do que se trata.

Para o monitoramento, compartilhamos regras de gestão comuns. Por exemplo, uma ação a 20% é um pedido de compra visto mas ainda não processado, acima de 50% é que o processamento está em andamento etc… a 80% são os pedidos de compra processados que estão esperando pela validação do controlador no sistema de gestão.
A partir de agora, um pedido de pagamento só é levado em consideração quando a Delegação o formulou como um comentário sobre a ação em Perfony.

Na seção de melhores práticas, também compartilhamos uma nomenclatura comum para nomear as ações “nome do fornecedor / nome do evento / quantidade”. Ele permite que você seja extremamente eficiente e saiba em que ponto você se encontra, às vezes sem sequer precisar abrir uma ação.

Finalmente, são usados comentários para trocar informações sobre o status dos pedidos. Não há mais e-mails perdidos ou não perdidos e, portanto, nenhuma disputa; é um apaziguamento social. O mesmo com anexos, esta parte nos permite agrupar todos os documentos relacionados a uma compra em um só lugar.

Você também tem muitos e-mails?

Experimente Perfony, é grátis e sem cartão de crédito durante 15 dias !

BENEFÍCIOS

Os benefícios da Perfony para gerenciar as compras

É uma ferramenta muito simples que garante o mesmo nível de informação para todos e permite que todos reajam

É uma ferramenta confiável, em caso de dúvida ou desacordo, olhamos para o que é dito em Perfony. Esta é nossa referência.

A perfonia é uma ferramenta de comunicação. Reduzimos o número de e-mails em 100.

O pouco tempo que leva é muito tempo economizado.

Sobre os indicadores de regulamentação, sabemos agora porque as coisas estão avançando ou não.

Hoje, após um período de implementação, todos concordam que vale a pena.

Descubra em vídeo, como a GRDF utiliza o Perfony para gerenciar seu processo de compra

Guide pratique de l'excellence opérationnelle

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