« Getting Things Done » vs « Pomodoro » : quelle méthode est la plus efficace ?

La gestion des priorités et du temps est un défi quotidien pour tout manager. Pour s'aider, on trouve de nombreuses méthodes dans les articles et les livres spécialisés. Parmi les plus connues reviennent souvent la méthode GTD, pour « Getting Things Done », et la technique Pomodoro. Voyons comment elles fonctionnent, ce qu'elles apportent et comment choisir.

Comprendre la méthode GTD « Getting Things Done »

La méthode Getting Things Done a été conçue par le consultant américain David Allen et présentée dans son livre Getting Things Done, paru en 2001. Son idée centrale : notre esprit sert à avoir des idées, pas à les stocker. Tant qu'une tâche n'est notée nulle part, elle occupe notre attention. GTD propose donc de tout sortir de sa tête et de le ranger dans un système fiable, en cinq étapes successives :

Collecter, clarifier, organiser, réviser, agir.

1. Collecter

La première étape consiste à rassembler tout ce que vous avez à faire, sans trier ni hiérarchiser : tâches, idées, demandes reçues, projets en attente, petits détails qui vous trottent dans la tête. L'essentiel est de ne pas se limiter. Tout ce qui vous vient à l'esprit doit être noté, pour vous décharger du poids mental qu'il représente. On utilise pour cela un petit nombre de « boîtes de réception » : un carnet, une application, la messagerie.

2. Clarifier

Dans un deuxième temps, vous traitez cette liste, élément par élément, en vous posant une question simple : cela demande-t-il une action de ma part ?

• Non : l'élément est supprimé, classé pour référence, ou mis dans une liste « un jour, peut-être ».
• Oui : quelle est la prochaine action concrète ? Si elle prend moins de deux minutes, faites-la tout de suite : c'est la célèbre règle des deux minutes. Sinon, déléguez-la si quelqu'un d'autre est mieux placé, ou reportez-la dans votre système.

3. Organiser

Les actions restantes sont rangées dans des listes adaptées : les prochaines actions à mener, les projets (tout résultat qui demande plusieurs actions), les éléments en attente d'une autre personne, et l'agenda pour ce qui a une date précise. Pour décider dans quel ordre traiter les prochaines actions, beaucoup combinent GTD avec un outil de priorisation comme la matrice d'Eisenhower, qui distingue l'urgent de l'important.

4. Réviser

Cette quatrième étape est indispensable pour que la méthode fonctionne. Au moins une fois par semaine, au début ou à la fin de celle-ci, prenez un moment pour faire le point : quelles actions sont terminées, lesquelles sont en cours, lesquelles ne sont plus d'actualité ? Ajoutez les nouvelles, videz vos boîtes de réception et vérifiez que chaque projet a une prochaine action. C'est la revue hebdomadaire qui maintient la confiance dans le système.

5. Agir

Reste le plus important : réaliser les actions que vous avez planifiées. À chaque moment, vous choisissez dans vos listes l'action la plus pertinente selon le contexte, le temps disponible et votre énergie. Comme tout changement d'habitude, GTD demande un effort d'adaptation au début pour avoir un réel effet sur votre travail.

Utiliser la technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode reconnue de gestion du temps, mise au point par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Il utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien) pour respecter des plages de travail de 25 minutes : c'est ce minuteur qui a donné son nom à la méthode.

Le but est de créer des plages de concentration sur une seule tâche, pendant une durée fixée à l'avance, en éliminant les distractions. La méthode est très simple à mettre en œuvre. Voici les cinq points à connaître :

1. Préparez votre journée. Choisissez les tâches que vous voulez réaliser et estimez combien de sessions de 25 minutes chacune demandera. Soyez réaliste sur votre capacité et ne vous surchargez pas.
2. Supprimez les distractions. Notifications coupées, messagerie fermée, téléphone hors de vue. La moindre distraction peut vous faire perdre le fil et dépasser le temps prévu.
3. Lancez le minuteur pour 25 minutes et travaillez sans vous arrêter jusqu'à la sonnerie. Si une idée ou une demande surgit, notez-la et revenez à votre tâche.
4. Faites une courte pause d'environ 5 minutes pour vous libérer l'esprit. Évitez les e-mails et les réseaux sociaux, qui font perdre la notion du temps : étirez-vous, marchez quelques pas, buvez un verre d'eau. Puis relancez une nouvelle session.
5. Après quatre sessions, prenez une pause plus longue, de 15 à 30 minutes, pour vraiment décrocher : prendre l'air, changer de pièce.

GTD et Pomodoro : avantages et inconvénients comparés

« Getting Things Done » ou « Pomodoro » : comment choisir la bonne méthode pour gérer votre temps et vos priorités ?

Les deux méthodes fonctionnent de façon très différente et ne font pas appel aux mêmes leviers. GTD gère les actions selon leurs priorités et contrôle leur avancement. Pomodoro mise sur le temps passé à réaliser une action et sur l'agilité mentale entretenue par des pauses régulières.

Il n'y a donc pas de méthode qui fonctionne mieux que l'autre. Votre choix dépend de ce qui vous pose problème :

• Vous avez trop de choses en tête, vous oubliez des engagements et ne savez pas par où commencer : GTD est faite pour vous.
• Vous savez quoi faire mais n'arrivez pas à vous y mettre, ou vous êtes sans cesse distrait : Pomodoro est faite pour vous.
• Votre poste vous impose d'être disponible en permanence : GTD s'adapte mieux, ou un Pomodoro assoupli avec des sessions plus courtes.

Pour d'autres approches, comme la méthode ABC ou la règle des 80/20, voyez nos 7 méthodes pour gérer ses priorités au travail.

Combiner GTD et Pomodoro

Rien n'oblige à choisir entre les deux : elles sont en réalité très complémentaires. Utilisez GTD pour trier et organiser ce que vous avez à faire, puis réalisez les actions choisies en sessions Pomodoro. Une journée type peut ressembler à ceci :

1. le matin, dix minutes pour vider ses boîtes de réception et choisir les prochaines actions du jour (GTD) ;
2. des sessions de 25 minutes sur ces actions, une par une (Pomodoro) ;
3. pendant les pauses, les idées et demandes notées pendant les sessions rejoignent la boîte de réception (GTD) ;
4. en fin de semaine, la revue hebdomadaire (GTD).

Cette combinaison, si elle correspond à votre façon de travailler, peut vous faire gagner beaucoup de temps : vous traitez rapidement les bonnes actions.

Et en équipe ?

GTD et Pomodoro sont des méthodes personnelles. Dans une équipe, une bonne partie des tâches vient des autres : décisions de réunion, demandes de collègues, actions d'un projet commun. Elles gagnent à être collectées au même endroit pour tout le monde, avec un responsable, une échéance et un état d'avancement visible. C'est l'équivalent collectif de la liste des prochaines actions de GTD, et le principe d'une gestion de tâches collaborative. Pour comprendre d'où vient le sentiment de courir après le temps, lisez aussi pourquoi a-t-on l'impression de ne jamais avoir de temps.