7 méthodes pour gérer ses priorités au travail

Avant toute méthode : la liste

Toutes les méthodes de priorisation commencent au même endroit : une liste complète de ce que vous avez à faire. Tant qu'une partie des tâches reste dans votre tête, dans vos courriels ou sur des post-it, aucune méthode ne peut fonctionner, parce que vous ne comparez pas tout.

Notez tout, y compris les petites tâches et les tâches récurrentes. Une liste n'est pas un plan : c'est la matière première que chaque méthode va trier selon son propre critère.

1. La notation

C'est la méthode la plus simple, et celle que proposent par défaut la plupart des outils : chaque tâche reçoit une note, par exemple de 1 à 5, puis la liste est triée.

• Intérêt : immédiate, compréhensible par tous.
• Limite : la note mélange l'urgence, l'importance et l'envie du moment. Avec le temps, tout finit noté 1.

2. La matrice d'Eisenhower

La matrice croise deux critères, l'importance et l'urgence, et répartit les tâches en quatre quadrants : faire tout de suite (urgent et important), planifier (important, pas urgent), déléguer (urgent, pas important) et supprimer (ni l'un ni l'autre).

• Intérêt : chaque quadrant correspond à une décision, pas seulement à un rang. Elle force à distinguer ce qui presse de ce qui compte.
• Limite : deux critères ne suffisent pas toujours, et elle ne tient pas compte de la durée des tâches.

La méthode complète et un exemple sont détaillés dans notre guide comment utiliser la matrice d'Eisenhower, et vous pouvez partir d'un modèle de matrice d'Eisenhower à télécharger.

3. La méthode A-B-C-D

Chaque tâche reçoit une lettre :

• A : importante et urgente, à traiter en premier ;
• B : importante, mais sans urgence immédiate ;
• C : nécessaire à terme, sans enjeu à court terme ;
• D : faible valeur ajoutée, à remettre en question.

À l'intérieur de chaque lettre, on trie ensuite par échéance. On obtient en un coup d'œil la prochaine tâche à accomplir.

• Intérêt : plus nuancée que la notation, plus rapide que la matrice.
• Limite : la frontière entre B et C reste subjective.

4. La méthode NERAC

NERAC ajoute ce que les autres méthodes oublient : le temps nécessaire. Elle se construit en cinq colonnes :

1. Noter toutes les tâches ;
2. Estimer la durée de chacune ;
3. Réserver un créneau réaliste dans l'agenda, en prévoyant une marge pour les interruptions, les pauses et les imprévus ;
4. Arbitrer les priorités, avec une note ou une autre méthode ;
5. Contrôler la réalisation, puis retirer la tâche de la liste.

• Intérêt : relie les priorités à l'agenda, et rend visible la surcharge avant qu'elle ne fasse déraper les délais.
• Limite : demande un peu plus de discipline au départ.

5. La méthode MoSCoW

MoSCoW, très utilisée en gestion de projet, classe les éléments selon leur importance pour le résultat attendu, sans se soucier de l'urgence :

• Must have : indispensable, le projet échoue sans ;
• Should have : important, mais le projet peut s'en passer temporairement ;
• Could have : utile si le temps le permet ;
• Won't have : exclu de cette fois-ci.

• Intérêt : idéale pour arbitrer un périmètre à plusieurs, par exemple les fonctionnalités d'une version ou les livrables d'un projet.
• Limite : ne dit rien de l'ordre dans le temps. Revoyez le classement régulièrement : un Could have peut devenir un Must have.

6. Le principe de Pareto

Le principe de Pareto, ou règle des 80/20, part d'une observation empirique : une petite partie des causes produit souvent l'essentiel des effets. Il tient son nom de l'économiste italien Vilfredo Pareto, qui avait constaté une forte concentration de la propriété foncière en Italie. Appliqué au travail, il invite à repérer les quelques actions qui produiront l'essentiel des résultats.

Concrètement : listez vos tâches, identifiez les 20 % qui ont le plus d'impact sur vos objectifs, traitez-les en premier, puis recommencez quand la liste évolue. Les tâches qui ne remontent jamais dans ce premier cinquième méritent d'être questionnées.

• Intérêt : concentre l'effort sur l'impact.
• Limite : les proportions 80/20 sont un ordre de grandeur, pas une loi. Et certaines tâches à faible impact restent obligatoires.

7. La comparaison deux à deux

Méthode empirique et étonnamment efficace : on construit la liste en comparant chaque nouvelle tâche aux précédentes. La deuxième tâche est-elle prioritaire sur la première ? Si oui, elle passe devant. La troisième est comparée à la première, puis à la deuxième, et s'insère à sa place. Et ainsi de suite.

• Intérêt : une seule question à la fois, plus facile à trancher qu'une note absolue. La liste obtenue est très fiable et simple à entretenir.
• Limite : un peu fastidieuse à la première création si la liste est longue.

Exemple : une même liste, trois méthodes

Pour voir ce que chaque méthode change, prenons la liste du lundi d'une responsable qualité dans une entreprise industrielle. L'exemple est fictif.

Les trois méthodes ne disent pas la même chose, et c'est normal :

• Eisenhower répond à la question « que dois-je faire moi-même, et quand ? ». La réclamation passe en premier, les procédures et la formation reçoivent un créneau, deux tâches sont confiées à quelqu'un d'autre.
• MoSCoW répond à « qu'est-ce qui est indispensable pour réussir l'audit ? ». La réclamation client n'en fait pas partie : elle reste urgente, mais relève d'un autre sujet.
• Pareto répond à « où est l'impact ? ». Trois tâches sur six portent l'essentiel de l'enjeu de la semaine.

Dans ce cas, la combinaison la plus utile serait Eisenhower pour organiser la semaine et MoSCoW pour piloter la préparation de l'audit dans la durée.

Les erreurs fréquentes

• Prioriser une liste incomplète. Les tâches oubliées reviennent toujours, en urgence, au plus mauvais moment.
• Changer de méthode chaque semaine. Une méthode donne des résultats avec la régularité. Choisissez-en une ou deux et tenez-les au moins un mois.
• Prioriser sans regarder l'agenda. Une liste parfaitement triée ne sert à rien si les journées sont déjà pleines de réunions. C'est tout l'intérêt de NERAC.
• Confondre urgence et importance. Ce qui fait le plus de bruit n'est pas forcément ce qui compte le plus.
• Ne jamais rien supprimer. Une méthode de priorisation qui ne fait disparaître aucune tâche n'arbitre pas vraiment.
• Prioriser seul ce qui se décide à plusieurs. Quand une tâche dépend d'autres personnes, la priorité doit être partagée, sinon chacun avance sur un ordre différent.

Quelle méthode choisir ?

Rien n'empêche de les combiner : Eisenhower pour décider quoi faire, NERAC pour placer les tâches dans l'agenda, par exemple. La meilleure méthode est celle que vous appliquerez réellement chaque semaine. Pour les habitudes qui vont avec, voir nos 9 conseils pour mieux gérer ses priorités.

Une routine hebdomadaire en 15 minutes

Quelle que soit la méthode retenue, elle ne tient que si elle est revue régulièrement. Une routine simple, à placer en début de semaine :

1. Videz la tête (3 minutes). Ajoutez à la liste tout ce qui est arrivé depuis la semaine dernière : demandes, idées, engagements pris en réunion.
2. Nettoyez (2 minutes). Rayez ce qui est fait et ce qui n'a plus de raison d'être.
3. Classez (5 minutes). Appliquez votre méthode aux tâches nouvelles ou modifiées.
4. Placez (5 minutes). Réservez dans l'agenda des créneaux pour les deux ou trois tâches importantes de la semaine, avant que les réunions ne remplissent tout.

Cette routine fonctionne avec toutes les méthodes de cet article. Si vous ne devez en retenir qu'une habitude, c'est l'étape 4 : une priorité sans créneau dans l'agenda reste une intention.

Le vendredi, un coup d'œil de deux minutes suffit pour voir ce qui a avancé et ce qui a glissé. Une tâche qui glisse trois semaines de suite pose une question : est-elle vraiment importante, ou faut-il la déléguer ?

En équipe, une difficulté s'ajoute : les priorités de chacun doivent rester alignées. Une méthode partagée, appliquée dans un outil de gestion de tâches commun, évite que chacun trie dans son coin avec ses propres critères, et facilite le management de l'équipe.