Comment gérer les interruptions pour rester productif dans votre gestion de tâches

Pourquoi les interruptions coûtent si cher

Pour mener à bien nos tâches au quotidien, nous devons composer avec des interruptions, prévues ou non. Pour ceux qui ont une charge de travail importante, et peu de gens y échappent, elles peuvent peser lourdement sur la productivité et l'efficacité. Savoir les gérer est donc indispensable pour avancer sur ce qui compte.

Contrairement à ce que certains pensent, nous ne sommes pas multitâches. Nous ne pouvons pas mener en même temps plusieurs activités qui demandent de l'attention et de la concentration. Ce que l'on appelle le multitâche est en réalité une succession rapide de passages d'une tâche à l'autre.

Chaque passage a un coût : se déconnecter d'une tâche puis s'y reconnecter consomme du temps et de l'énergie. Il faut se rappeler où l'on en était, relire ce que l'on avait fait, retrouver le fil de sa réflexion. Subir de nombreuses interruptions mène souvent, en fin de journée, à un sentiment paradoxal : une grande fatigue, avec l'impression de n'avoir rien accompli. C'est l'une des raisons pour lesquelles on a l'impression de ne jamais avoir de temps.

Les différents types d'interruptions dans votre travail

Les interruptions se classent en deux grandes catégories :

• Les interruptions internes viennent de nous : procrastination, pensées qui distraient, envie de consulter ses messages ou son téléphone, pause prise au milieu d'une tâche difficile.
• Les interruptions externes viennent de l'extérieur : appels téléphoniques, notifications, e-mails, collègues qui passent, demandes de clients, réunions imprévues.

La distinction compte, car les remèdes ne sont pas les mêmes. Les interruptions internes relèvent de la discipline personnelle et de l'organisation du travail. Les interruptions externes relèvent de la communication et des règles que l'équipe se donne.

Comment gérer les interruptions ?

Voici les méthodes qui permettent de garder la main sur les interruptions et de rester concentré sur les tâches prioritaires.

Planifier les interruptions

Autant que possible, décidez à l'avance des moments où vous prendrez vos pauses et où vous répondrez à vos e-mails. Deux ou trois créneaux par jour consacrés aux messages suffisent souvent. Vous évitez ainsi les interruptions imprévues qui cassent votre rythme de travail, et vous rassurez ceux qui attendent une réponse : ils savent qu'elle viendra.

Utiliser la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro, mise au point par Francesco Cirillo, est une technique de gestion du temps qui alterne une période de travail concentré (traditionnellement 25 minutes) et une courte pause de quelques minutes. Elle aide à se consacrer à une seule tâche pendant un temps donné, tout en prévoyant des pauses pour traiter les interruptions et prendre du recul. Tout ce qui surgit pendant une session est noté, puis traité à la pause. Notre comparatif Getting Things Done ou Pomodoro vous aide à choisir entre ces deux approches.

Prioriser les tâches

Hiérarchiser les tâches selon leur importance et leur urgence paraît évident, et pourtant, combien le font vraiment ? Avec une liste de tâches priorisée, vous savez sur quoi travailler à chaque bloc de concentration, et vous jugez tout de suite si une interruption mérite de prendre sa place. L'urgent et l'important sont traités en premier, et non l'inverse. La matrice d'Eisenhower est un outil simple pour cela, et notre article sur la priorisation dans la gestion de tâches compare d'autres méthodes.

Éviter les interruptions volontaires

Certaines interruptions peuvent être évitées en limitant les distractions que l'on s'impose soi-même : réseaux sociaux, jeux, conversations sans objet. Cela demande un peu de discipline, de rigueur et de volonté, mais le résultat en vaut la peine. Quelques mesures simples aident :

• coupez les notifications non essentielles sur votre ordinateur et votre téléphone ;
• fermez votre messagerie pendant les plages de travail concentré ;
• gardez votre téléphone hors de vue ;
• notez toute idée qui vous traverse l'esprit au lieu d'y donner suite immédiatement.

Communiquer avec les collègues

Si vous travaillez en équipe, faites savoir à vos collègues quand vous êtes occupé et quand vous êtes disponible. En dehors des urgences, vous ne devriez pas être dérangé pendant ces plages. La plupart des plateformes collaboratives, comme Microsoft Teams, permettent d'indiquer que l'on ne souhaite pas être dérangé : utilisez cette option, et dites à vos collègues que vous comptez sur eux pour la respecter.

Que faire quand une interruption arrive quand même

Certaines interruptions sont inévitables. Plutôt que de tout lâcher, prenez quelques secondes pour décider :

1. Est-ce vraiment urgent ? Si ce n'est pas le cas, notez la demande et traitez-la au prochain créneau prévu.
2. Quelqu'un d'autre peut-il s'en charger ? Si oui, réorientez la demande.
3. Si vous devez la traiter tout de suite, notez en une phrase où vous en étiez dans votre tâche en cours. Vous retrouverez le fil beaucoup plus vite ensuite.

Une demande qui devient une vraie tâche ne doit pas rester dans votre tête. Ajoutez-la à votre liste de tâches avec une échéance : vous libérez votre attention, et elle ne reviendra pas vous distraire sous forme de pensée parasite.

Réduire les interruptions en équipe

Une bonne partie des interruptions externes sont des demandes d'information : où est ce fichier, qui s'occupe de ce sujet, cette action a-t-elle été faite ? Quand les réponses sont visibles par tous, on a moins besoin de demander. Une liste d'actions partagée, avec pour chacune un responsable, une échéance et un état d'avancement, supprime une grande part de ces questions. C'est tout l'intérêt d'une gestion de tâches collaborative.

Bien maîtriser les interruptions est essentiel pour une gestion de tâches efficace. En planifiant les interruptions, en utilisant des techniques de gestion du temps et en hiérarchisant vos tâches, vous limitez les ruptures intempestives et restez concentré sur ce qui compte. Votre productivité s'en trouve améliorée, vous êtes moins fatigué et vous terminez la journée avec le sentiment du travail bien fait. Pour aller plus loin, voyez nos 9 conseils pour mieux gérer ses priorités.