Pourquoi a-t-on l'impression de ne jamais avoir de temps ?

Le paradoxe du temps

Chaque matin, nous recevons tous la même ressource : 86 400 secondes. Elles ne se stockent pas, ne s'empruntent pas, ne se reportent pas au lendemain. Ce qui n'a pas été utilisé dans la journée est perdu.

Dans son roman Et si c'était vrai, Marc Levy illustre cette idée par l'image d'une banque qui créditerait chaque matin un compte de 86 400 euros, à dépenser dans la journée, sans report possible, et qui pourrait fermer le compte à tout moment. Personne ne laisserait un euro de côté. Avec le temps, pourtant, c'est ce que nous faisons tous les jours.

Jean-Louis Servan-Schreiber développe le même constat dans L'Art du temps : le temps est la seule ressource dont chacun dispose en totalité, et pourtant presque personne n'estime en avoir assez. On ne peut ni l'acheter, ni l'économiser, ni le fabriquer : seulement l'utiliser, ou le laisser filer.

Le paradoxe est là. Nous avons tous exactement la même quantité de temps, et le sentiment d'en manquer ne cesse de grandir. Dans le monde professionnel, où presque tout se ramène à une question de délai, de charge et de capacité, ce sentiment pèse lourd : sur l'efficacité, sur la qualité du travail, et sur l'équilibre personnel.

« Je n'ai pas eu le temps » ou « je n'ai pas pris le temps » ?

Un exercice simple change la perspective : remplacer « je n'ai pas eu le temps de… » par « je n'ai pas pris le temps de… ». La première formule fait du temps une contrainte extérieure. La seconde rappelle qu'il s'agit d'un choix : entre deux activités, nous avons donné la priorité à l'autre.

Ce n'est pas une question de culpabilité. Les journées ne font que 24 heures, et il est normal de ne pas tout faire. Mais il suffit d'observer qu'une activité agréable trouve toujours plus facilement sa place dans un agenda chargé qu'une corvée de même durée pour comprendre que le temps est élastique, et que nos priorités, conscientes ou non, décident de son usage.

À l'inverse, il ne s'agit pas de consacrer chaque minute aux sujets sérieux. Le temps pris pour se reposer, pour ses proches ou pour ce qui fait du bien fait partie des priorités, à condition d'être choisi plutôt que subi.

Les 7 vraies causes du manque de temps

1. Une journée découpée en miettes

Courriels, messageries, appels, notifications, questions de collègues : chaque interruption coupe un travail en cours, et il faut ensuite du temps pour s'y replonger. Une journée passée à répondre à des sollicitations donne l'impression d'avoir beaucoup travaillé, sans avoir avancé sur rien d'important. Pour limiter ces ruptures, voir nos conseils pour gérer les interruptions et rester productif.

2. Des réunions sans décision ni suite

Une réunion sans objectif clair, sans décision et sans compte rendu consomme le temps de tous les participants pour un résultat nul. Pire : faute de trace écrite, le même sujet revient à la réunion suivante. Une réunion utile se termine par des décisions et des actions, chacune avec un responsable et une échéance.

3. Répéter toujours la même chose

Rappeler une règle déjà expliquée vingt fois, relancer un collègue sur une action promise, rouvrir un débat déjà tranché : ces répétitions sont parmi les plus usantes, parce qu'elles donnent le sentiment de tourner en rond. Elles signalent souvent une information qui n'est pas écrite ou pas accessible au bon endroit.

4. Refaire ce qui existe déjà

Rechercher pendant vingt minutes un compte rendu de réunion, ressaisir un plan d'action dans un nouveau fichier, imprimer un dossier que le destinataire va scanner, repartir d'une page blanche pour organiser un événement déjà organisé l'an dernier : une part importante du temps perdu tient à des tâches qui pourraient être réutilisées, partagées ou automatisées, et qui ne le sont pas.

5. La procrastination

Jerome K. Jerome, l'auteur de Trois hommes dans un bateau, résumait l'attitude avec humour : il aimait le travail, il le fascinait, il pouvait le contempler pendant des heures. Repousser ce qui est difficile ou désagréable est profondément humain. Mais les tâches repoussées s'accumulent, et quand les échéances arrivent, on manque réellement de temps, cette fois sans issue.

6. Des engagements acceptés sans arbitrage

Accepter une nouvelle tâche sans en retirer une autre, c'est s'engager sur plus de temps qu'on n'en a. Par envie de bien faire, on dit oui, puis tout glisse : délais, qualité, soirées. Le manque de temps est alors la conséquence directe d'une liste qui ne fait que s'allonger.

7. La culture du « débordé »

Certaines organisations valorisent, sans le dire, le fait d'être toujours occupé. Être débordé devient une marque d'importance, comme le lapin blanc d'Alice au pays des merveilles qui court sans cesse parce qu'il est en retard. Dans ce contexte, personne n'a intérêt à se demander pourquoi il manque de temps, puisque ce manque est perçu comme valorisant. C'est souvent le frein le plus difficile à lever, parce qu'il est collectif.

Mesurer où part votre temps

Le sentiment de manquer de temps est vague ; la réalité de son usage ne l'est pas. Avant de changer quoi que ce soit, mesurez. Pendant une semaine ordinaire, notez à la fin de chaque demi-journée comment votre temps s'est réparti, par grandes catégories :

Catégorie	Exemples
Travail de fond	Projets, analyses, rédaction, préparation
Réunions	Toutes, y compris les points informels
Messages	Courriels, messageries, appels
Imprévus	Urgences, demandes non prévues
Tâches répétées ou refaites	Recherches de documents, ressaisies, relances

Le résultat surprend presque toujours. La part du travail de fond est en général bien plus faible qu'on ne l'imagine, et celle des réunions et des messages bien plus forte. C'est ce constat chiffré, et non l'impression, qui permet de décider quoi changer.

Pas besoin d'outil pour cela : une feuille de papier ou un tableur suffit. L'essentiel est de noter au fil de la semaine, et non de mémoire le vendredi, car la mémoire sous-estime toujours les interruptions.

Un exemple : la semaine d'une responsable de service

Prenons le cas, fictif mais très courant, d'une responsable de service dans une entreprise de taille moyenne. Elle a le sentiment de ne jamais avoir le temps d'avancer sur le projet de réorganisation que sa direction lui a confié. Elle tient le journal pendant une semaine de 45 heures. Voici ce qu'elle obtient :

Catégorie	Heures	Part
Réunions	16	36 %
Messages	11	24 %
Imprévus	7	16 %
Tâches répétées ou refaites	5	11 %
Travail de fond	6	13 %

Le constat est sans appel : six heures de travail de fond par semaine, fragmentées en petits morceaux, pour un projet qui en demanderait au moins le double. En regardant de plus près, elle repère trois leviers :

• deux réunions hebdomadaires traitent des mêmes sujets avec presque les mêmes participants : elle propose de les fusionner, et récupère deux heures ;
• une bonne partie des messages sont des relances sur des actions décidées en réunion : en suivant ces actions dans un outil partagé, elle n'a plus besoin de relancer à la main ;
• les tâches refaites viennent surtout de documents difficiles à retrouver : centraliser les comptes rendus et les modèles réduit ce poste de moitié.

Elle bloque ensuite deux matinées par semaine pour le projet. Sans travailler plus, elle double son temps de fond.

Reprendre la main en 6 décisions

1. Choisir ses priorités chaque semaine. Deux ou trois résultats à obtenir, pas une liste de trente tâches. La matrice d'Eisenhower aide à distinguer l'urgent de l'important, et notre comparatif des 7 méthodes pour gérer ses priorités propose d'autres approches.
2. Protéger du temps pour l'important. Bloquer dans l'agenda des plages réservées au travail de fond, avant que les réunions ne les remplissent.
3. Regrouper les sollicitations. Traiter courriels et messages à heures fixes plutôt qu'au fil de l'eau.
4. Exiger une sortie à chaque réunion. Pas de réunion sans objectif, ni de fin de réunion sans décisions et actions écrites.
5. Arrêter de refaire. Centraliser ce qui est réutilisé : modèles, comptes rendus, plans d'action. Chaque information trouvée en un clic est un quart d'heure gagné.
6. Dire non, ou dire « oui, si ». Toute nouvelle demande s'arbitre face à ce qui est déjà engagé.

Avant d'accepter une nouvelle tâche : 5 questions

La sixième décision est la plus difficile à tenir, parce qu'elle se joue sur le moment, face à une demande. Ces cinq questions aident à répondre sans culpabiliser :

1. Est-ce à moi de le faire ? Ou quelqu'un d'autre est-il mieux placé ou plus disponible ?
2. Quelle est l'échéance réelle ? « Urgent » veut souvent dire « je voudrais que ce soit fait vite », pas « il y a une conséquence si ce n'est pas fait aujourd'hui ».
3. Combien de temps cela va-t-il vraiment prendre ? Doublez votre première estimation : elle est presque toujours optimiste.
4. Qu'est-ce que je repousse si j'accepte ? Toute nouvelle tâche prend la place d'une autre. Autant savoir laquelle.
5. Que se passe-t-il si personne ne le fait ? Si la réponse est « pas grand-chose », la tâche n'a peut-être pas à exister.

Répondre à ces questions prend une minute, et change souvent la demande elle-même : un délai s'allonge, un périmètre se réduit, une autre personne prend le relais.

Ces décisions se renforcent entre elles, et des habitudes simples permettent de les tenir dans la durée : nos 9 conseils pour mieux gérer ses priorités les détaillent.

Le temps perdu à plusieurs

Une grande partie du temps perdu ne relève pas de l'organisation individuelle, mais du fonctionnement collectif. Les relances, les répétitions, les réunions sans suite, les informations introuvables ou les tâches refaites naissent presque toujours entre les personnes, pas chez l'une d'elles.

Trois pratiques collectives font gagner du temps à tout le monde :

• Des décisions écrites et accessibles, pour ne plus rouvrir les débats tranchés ;
• des actions avec un responsable et une échéance, visibles par toute l'équipe, pour ne plus avoir à relancer chacun ;
• un seul endroit pour retrouver l'information, plutôt que des fichiers dispersés entre messageries et dossiers partagés.

C'est là qu'un outil de gestion de tâches partagé prend tout son sens : chaque action décidée en réunion est suivie au même endroit, avec son avancement, et les relances partent automatiquement. Le temps libéré n'est pas spectaculaire chaque jour, mais il se cumule semaine après semaine, et c'est souvent lui qui fait disparaître le sentiment de courir après le temps.

Enfin, prenons un peu de recul. Les bâtisseurs des grands monuments de l'Antiquité, avec des moyens infiniment plus modestes que les nôtres, ont réalisé des ouvrages qui nous impressionnent encore. Ils ne disposaient pas de plus de temps que nous. Ils acceptaient simplement de le prendre, et de le consacrer à ce qui comptait.

En pratiqueGestion des tâches et des priorités avec PerfonyLes actions décidées en réunion, suivies au même endroit : un responsable, une échéance, un avancement, et des relances qui partent toutes seules. Intégré à Microsoft Teams, hébergé en France.Découvrir la gestion de tâches