Eisenhower : un général pour mieux gérer vos priorités

Quand tout est prioritaire, rien ne l'est

Il n'est pas toujours évident de trouver un ordre simple pour classer ses tâches ou ses actions. Laquelle passe avant l'autre ? Et si tout est prioritaire, alors au final rien ne l'est vraiment. Pourtant, comme personne ne peut réaliser plusieurs tâches au même moment, nous faisons ce type d'arbitrage tous les jours, souvent sans y penser.

Le plus souvent, c'est l'urgence qui décide : le message qui vient d'arriver, la demande la plus pressante, la relance la plus insistante. Nos critères sont-ils pertinents pour autant ? Comment bien prioriser ses actions quand tout semble l'être ?

Un général face aux priorités

Un homme a donné son nom à la réponse la plus connue : Dwight David Eisenhower. Commandant suprême des forces alliées en Europe, il a dirigé le débarquement de Normandie du 6 juin 1944, avant d'être élu président des États-Unis pour deux mandats, de 1953 à 1961. Au regard des responsabilités qu'il a endossées, on se penche avec une certaine humilité sur sa manière de trier les problèmes.

En 1954, il explique dans un discours avoir deux sortes de problèmes, les urgents et les importants, et que les urgents sont rarement importants quand les importants sont rarement urgents. Il présente cette idée comme celle d'un ancien président d'université. La matrice en quatre cases est venue plus tard, popularisée par Stephen Covey. Notre article sur l'histoire de la matrice d'Eisenhower retrace ce parcours.

Ce que retiennent les managers d'aujourd'hui est la distinction elle-même : l'urgence dit quand une chose réclame une réponse, l'importance dit si elle contribue à vos objectifs. Les deux ne vont pas forcément ensemble, et c'est en les séparant que l'on reprend la main sur son agenda.

La matrice d'Eisenhower : un outil simple et efficace

La priorité d'une action se lit en croisant deux facteurs : l'urgence et l'importance. On représente ce système par un tableau à double entrée, avec sur un axe le degré d'urgence et sur l'autre le degré d'importance.

Toute action entre dans l'une des quatre catégories, chacune avec son traitement :

Catégorie	Traitement	Exemple
Importante et urgente	À faire immédiatement	Répondre à une réclamation client qui bloque une livraison
Importante et peu urgente	À planifier dans votre agenda	Préparer le budget de l'an prochain
Peu importante et urgente	À déléguer si possible	Réserver une salle pour une réunion de demain
Ni importante ni urgente	À supprimer, ou à garder pour un moment libre	Trier d'anciens dossiers partagés

Le mode d'emploi pas à pas, avec un exemple rempli, se trouve dans notre guide comment utiliser la matrice d'Eisenhower. Vous pouvez aussi télécharger une matrice d'Eisenhower au format Excel, PDF ou PowerPoint.

Appliquer la logique d'Eisenhower en équipe

La matrice est souvent présentée comme un outil d'organisation personnelle. Elle est tout aussi utile pour une équipe, et c'est l'un des leviers du management d'équipe, à condition d'adapter quelques règles :

• Définir l'importance par rapport aux objectifs communs. Une tâche est importante si elle fait avancer un objectif de l'équipe, pas parce qu'elle est demandée par la personne la plus haut placée.
• Déléguer, c'est confier avec une échéance. Une action urgente mais peu importante qui part chez un collègue doit avoir un responsable et une date, sinon elle revient.
• Protéger le quadrant « important, pas urgent ». C'est celui des projets de fond, de la prévention et de l'amélioration. Bloquez du temps pour lui, faute de quoi il sera toujours repoussé.
• Revoir les priorités en réunion. Un point rapide chaque semaine suffit pour déplacer les actions d'une case à l'autre quand le contexte change.

D'autres méthodes complètent ce tri, comme la méthode Ivy Lee ou le time blocking, présentées dans nos 7 méthodes pour gérer ses priorités au travail.

L'interprétation de la matrice dans Perfony

C'est pour répondre à la demande de nos utilisateurs que nous nous sommes penchés sur cette question des priorités. Les outils du marché utilisent souvent des points d'exclamation, des drapeaux colorés ou des notes numériques, dont on ne sait jamais si « 1 » est la priorité la plus faible ou la plus forte.

Nous avons voulu que Perfony permette non seulement d'indiquer une priorité, mais aussi d'aider à l'évaluer. Le niveau de priorité d'une action s'affiche sous la forme d'une petite matrice de quatre cases, de plus en plus remplie à mesure que la priorité monte, de la priorité 1 à la priorité 5.

Comme Perfony se veut simple et souple, vous pouvez aussi garder une priorisation classique par note avec cette même série d'icônes. Cette interprétation de la matrice reste non contraignante : elle aide à objectiver l'ordre des actions sans bousculer les habitudes déjà en place dans l'entreprise.

Les pièges à éviter

• Tout classer en « urgent et important ». Si cette case déborde, c'est souvent le signe que l'importance n'a pas été évaluée honnêtement, ou que le quadrant « à planifier » a été négligé trop longtemps.
• Confondre urgent et bruyant. Une demande insistante n'est pas forcément urgente : demandez-vous ce qui se passe réellement si elle attend un jour.
• Déléguer sans suivre. Une tâche confiée sans échéance ni point d'étape est une tâche oubliée.
• Faire la matrice une fois pour toutes. Les priorités bougent : la matrice se revoit chaque semaine, voire chaque jour.

Pour d'autres conseils concrets, consultez nos 9 conseils pour mieux gérer ses priorités.

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