Benutzer über das Menü „Benutzer“ verwalten

Allgemeines

Die Verwaltung der Benutzer eines Perfony-Kontos erfolgt über den Menüpunkt „Benutzer“ im linken Seitenmenü.

Dieses Menü steht nur Benutzern mit einer „Executive“-Lizenz und „Administrator“-Rechten zur Verfügung.

Damit können Sie Benutzer anlegen und verwalten, Lizenzen zuweisen sowie Benutzer deaktivieren und löschen.

Anpassung der Anzeige der Benutzerliste

Das Dropdown-Menü zeigt standardmäßig zunächst die Liste aller Benutzer an, anschließend die Benutzer, die in Ihren Ordnern und Besprechungen enthalten sind, und schließlich eine Seite mit einer Übersicht über die Anzahl der Lizenzen.

Wie bei den anderen Menüs in Perfony lassen sich die Menübänder ein- und ausklappen, und ihre Größe kann durch Auswahl und Verschieben des mittleren Schiebereglers angepasst werden.

Im linken Bereich wird die Benutzerliste angezeigt, wobei die Standarddarstellung durch Hinzufügen oder Entfernen von Spalten geändert werden kann. Diese Liste kann zusammen mit den ausgewählten Daten im CSV-Format exportiert werden.

Die Reihenfolge der Spalten kann geändert werden, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken und die Spalten per Drag & Drop untereinander verschieben.

Eine Sortierung und/oder Filterung nach Spalten ist in den Spalten möglich, in deren Kopfzeile aktive Symbole angezeigt werden (nicht ausgegraut).

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihre Suche mit Filtern abgeschlossen haben, denken Sie bitte daran, die Filterkriterien zu löschen, indem Sie auf den Radiergummi rechts neben der Schaltfläche zum Exportieren der Daten klicken. Andernfalls kann die Standardansicht nicht wiederhergestellt werden, und Sie behalten die gefilterten Daten bei.

Einen Benutzer über das Benutzermenü anlegen

Wenn Sie auf die Schaltfläche „+ Benutzer“ klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die für die Kontoerstellung erforderlichen Angaben eingeben können. Nach der Bestätigung erhält der neue Benutzer eine E-Mail, die ihm den Zugang zu Perfony, eine Anleitung zur Passworterstellung sowie ein Modul zur schnellen Einarbeitung in die Lösung ermöglicht.

Um Benutzer in großer Zahl anzulegen, verwenden Sie das Modul „Benutzerimport“, das Sie im Einstellungsmenü in der oberen horizontalen Leiste finden. Die Erstellung der Konten erfolgt dabei über eine .xls-Datei, und es wird keine E-Mail versendet. Sie müssen die neuen Benutzer manuell über die Einrichtung ihrer Konten informieren.

Einen Benutzer deaktivieren und löschen

Sobald ein Benutzer aus der Liste im linken Bereich ausgewählt wurde, wird dessen Name oben im rechten Bereich angezeigt.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Deaktivieren“ klicken, kann sich der Benutzer nicht mehr bei der Lösung anmelden; sein Zugriff wird sofort gesperrt, er bleibt jedoch in der Datenbank gespeichert, insbesondere in den Ordnern, Aufgaben und Besprechungen, an denen er beteiligt war.

Sie können einen Benutzer wieder aktivieren, indem Sie in der Spalte „Status“ den Filter „deaktiviert“ auswählen. Daraufhin werden alle deaktivierten Benutzer angezeigt. Sie können einen davon auswählen und ihn wieder aktivieren, indem Sie im rechten Bereich erneut auf die Schaltfläche „aktiviert“ klicken.

Über die Schaltfläche „Löschen“ können Sie den Benutzer endgültig aus der Datenbank entfernen; zudem wird seine Teilnahme an den Ordnern, Aktionen und Besprechungen, an denen er beteiligt war, anonymisiert.

Konkret wird bei allen abgeschlossenen Datensätzen (Aktionen, Akten, Besprechungen) das Profilbild des Benutzers durch den Vermerk „Benutzer gelöscht“ ersetzt.

Für noch nicht abgeschlossene Daten:

• Maßnahme: Der Benutzer wird aus seiner Rolle als Verantwortlicher oder Mitwirkender entfernt
• Fall: Der Benutzer wird aus der Teilnehmerliste entfernt
• Besprechung: Der Benutzer wird sowohl aus den Besprechungen als auch aus den Tagesordnungen entfernt
• Hinweise zu nicht abgeschlossenen Daten: Der Benutzer wird gelöscht
• Dokumente: Der Benutzer wurde gelöscht
• Lesezeichen: Löschen der Lesezeichen, einschließlich Freigabe und Benachrichtigung
• Dashboards: Der Benutzer wurde gelöscht
• Benachrichtigungen: Löschen von Benachrichtigungen
• Gruppen: Der Benutzer wird aus den Gruppen entfernt

Bitte beachten Sie: Jede bestätigte Löschung ist endgültig!

Automatische Deaktivierung eines Benutzers

Als Administrator Ihres Perfony-Kontos haben Sie Zugriff auf das Menü „Unternehmenseinstellungen“, das Sie über das Zahnrad-Symbol in der oberen horizontalen Leiste aufrufen können.

Im Bereich „Sicherheit“ können Sie die Zeitspanne festlegen, nach deren Ablauf ein nicht angemeldeter Benutzer automatisch abgemeldet wird. Vor dieser automatischen Deaktivierung wird dem Nutzer eine E-Mail zugesandt, in der er darüber informiert wird, dass sein Konto innerhalb von 15 Tagen deaktiviert wird, sofern er sich nicht bei seinem Perfony-Konto anmeldet.

Einen Benutzer wieder aktivieren

Die Reaktivierung eines Benutzers erfolgt für jeden Benutzer einzeln. Wählen Sie im Filter der Spalte „Status“ die Option „Deaktiviert“ aus. Die Liste der deaktivierten Benutzer wird angezeigt. Klicken Sie anschließend im rechten Bereich auf die Schaltfläche „Diesen Benutzer aktivieren“. Der Benutzer hat dann wieder Zugriff auf sein Perfony-Konto.

Informationen zum Benutzerkonto

Auf der ersten Registerkarte im rechten Bereich werden die Daten des Benutzerkontos angezeigt, die sich leicht bearbeiten lassen. Die Zuordnung nach Ländern ist wichtig für die Berücksichtigung und Verwaltung der Zeitzonen bei Besprechungen.

Bitte beachten Sie, dass eine Änderung der Lizenzart je nach Art Ihres Abonnements zu einer Abrechnung führen kann.

Zuweisung eines Benutzers zu Ordnern

Über die zweite Registerkarte im rechten Bereich können Sie den Benutzer ganz einfach in der Ordnerstruktur zuweisen. Klicken Sie dazu einfach auf das Kästchen des jeweiligen Ordners, um den Benutzer als Moderator oder Teilnehmer hinzuzufügen. Die Berechtigungen für die Ordner richten sich nach der Lizenz des Benutzers.

Das Symbol „Unterordner“ am Zeilenende öffnet ein Fenster, in dem Sie den Benutzer in allen Unterordnern mit einem Klick verwalten können.

Bitte beachten Sie: Die angezeigte Verzeichnisstruktur entspricht derjenigen, auf die Sie Zugriff haben. Das bedeutet, dass Sie den Benutzer nicht in Ordnern zuweisen können, auf die Sie keinen Zugriff haben. Dies muss entweder jeder Benutzer selbst aus seinem Ordner heraus vornehmen oder Sie als Superadministrator.

Verlauf eines Benutzerkontos

Auf der dritten Registerkarte können Sie alle Änderungen einsehen, die seit der Erstellung des Kontos dieses Benutzers vorgenommen wurden.